Além da função/uLevel geral atribuída ao convidar um membro da equipa, cada colaborador de um centro de reparação pode ter permissões granulares configuradas loja a loja e módulo a módulo, com quatro níveis de controlo independentes — ver, criar, editar, eliminar — para limitar o acesso exatamente ao que lhe compete, nem mais nem menos.
Por que isso é importante para um centro de assistência
Num negócio de reparações com várias lojas ou com funções muito diferentes entre si — um técnico de oficina, um caixa de receção, um responsável de loja, um administrador — não faz sentido que todos vejam tudo. Um técnico que repara smartphones e PC precisa de trabalhar no módulo de reparações e no armazém de peças da sua própria loja, mas não necessariamente ver os documentos fiscais ou a base de dados de clientes de todas as lojas ligadas. Um operador de caixa no POS tem de poder cobrar, mas não deve poder eliminar todo um histórico de reparações.
As permissões granulares são a ferramenta com que um software para centros de reparação de smartphones e PC traduz na prática esta separação de funções: reduzem o risco de erros operacionais, protegem dados sensíveis de clientes e da empresa, e permitem fazer crescer a equipa técnica sem ter de conceder acesso total a cada novo colaborador.
Na prática
A configuração das permissões é feita a partir da ficha do colaborador, numa secção dedicada, separada dos dados pessoais. Os módulos sobre os quais podes atuar são: loja/montra, oficina (gestão de reparações), armazém, POS, documentos, clientes, marketplace e hub de reparações entre lojas. Para cada módulo, e para cada loja a que o colaborador está associado, podes ativar ou desativar de forma independente quatro ações: ver, criar, editar e eliminar.
Isto significa que podes criar combinações muito precisas: um técnico pode ter acesso de visualização e edição ao módulo oficina da sua própria loja, sem poder eliminar reparações já registadas; um responsável de loja pode ter visualização completa do armazém e dos documentos, mas sem permissão de eliminação, reservada apenas ao proprietário. As permissões estão organizadas por loja: se um colaborador trabalha em vários pontos de venda, podes atribuir-lhe combinações diferentes de módulos e ações por loja, ou replicar rapidamente a mesma configuração em todas com a função de ativação ou desativação em massa por loja.
Estas permissões granulares somam-se à função/uLevel geral do colaborador, que continua a ser o primeiro filtro de acesso às funcionalidades do sistema: a função define o âmbito geral (por exemplo equipa operacional ou administração), enquanto as permissões por módulo e loja afinam ainda mais o que esse colaborador pode ver, criar, editar ou eliminar em concreto.
Guia rápido
- Vai a Empresa > Utilizadores da equipa e abre a ficha do colaborador.
- Entra na secção de permissões dedicada dentro da ficha do utilizador.
- Seleciona a loja para a qual queres configurar as permissões.
- Para cada módulo (oficina, armazém, POS, documentos, clientes, marketplace, hub...) ativa ou desativa ver, criar, editar e eliminar.
- Usa a ativação ou desativação em massa se quiseres ativar ou bloquear todos os módulos de uma loja numa única ação.
- Repete a configuração para cada outra loja em que o colaborador trabalha, com permissões diferentes se necessário.
- Guarda as alterações: as novas permissões aplicam-se a partir do próximo acesso do colaborador ao sistema.
Casos de uso reais
Técnico júnior de oficina. Um centro de reparação contrata um técnico novo e sem experiência: recebe acesso de visualização e edição apenas ao módulo oficina da loja onde trabalha, sem permissão de eliminação e sem acesso ao módulo documentos, para não poder apagar por engano o histórico de uma reparação nem emitir documentos fiscais.
Operador de caixa na receção. Um colaborador que trata apenas da receção e da caixa recebe permissões no módulo POS e de visualização no módulo clientes, para registar vendas e pagamentos, mas fica excluído do armazém e do marketplace, módulos de que não precisa para o trabalho diário.
Responsável multi-loja. Um negócio de reparações com três pontos de venda dá a um responsável visualização completa do armazém, documentos e reparações nas três lojas, mas limita as permissões de eliminação apenas ao proprietário, para manter um controlo centralizado sobre as operações mais sensíveis.
Dicas e boas práticas
Parte sempre do princípio do privilégio mínimo: atribui apenas os módulos e ações realmente necessários à função desse colaborador, e alarga as permissões apenas quando for mesmo preciso. Revê periodicamente a configuração das permissões, sobretudo quando um colaborador muda de função ou de loja. Reserva a permissão de eliminação a funções com maior responsabilidade, já que é a ação mais delicada sobre dados como reparações, documentos fiscais e fichas de clientes. Documenta também quem tem acesso a quê: um resumo rápido das permissões por loja ajuda o proprietário a responder de imediato perante auditorias internas, uma reclamação de um cliente ou pedidos relacionados com os dados pessoais tratados durante as reparações.
Erros comuns a evitar
Não concedas por comodidade acesso total a todos os módulos a cada novo colaborador: é o atalho mais comum, mas expõe dados sensíveis de clientes e da empresa a quem não precisa realmente deles. Não te esqueças de configurar as permissões para cada loja em que o colaborador trabalha: uma permissão definida apenas na loja principal deixa as outras desprotegidas. Não confundas a função/uLevel geral com as permissões granulares: a primeira define o âmbito, as segundas o detalhe, e ambas devem ser verificadas.
Saiba mais
- Adicionar colaboradores e permissões
- App Fixh para Android e iPhone: a oficina de reparações no smartphone
- Exportar todos os dados da empresa: reparações, documentos, clientes e talões num arquivo ZIP
Perguntas frequentes
As permissões substituem a função/uLevel do colaborador? Não, somam-se à função geral e permitem afinar, módulo a módulo e loja a loja, exatamente o que esse colaborador pode ver, criar, editar ou eliminar.
Em que módulos posso configurar permissões? Loja/montra, oficina, armazém, POS, documentos, clientes, marketplace e hub de reparações entre lojas.
Posso dar a um colaborador permissões diferentes em lojas diferentes? Sim, as permissões são configuradas loja a loja, por isso podes atribuir combinações diferentes consoante o ponto de venda em que o colaborador trabalha.
O que são os quatro níveis ver/criar/editar/eliminar? São as quatro ações independentes que podes ativar ou desativar por módulo: um colaborador pode, por exemplo, ver e editar sem poder eliminar.
Existe uma forma rápida de ativar ou bloquear todos os módulos de uma loja? Sim, está disponível uma ação de ativação ou desativação em massa por loja, útil ao configurar de raiz um novo colaborador.
Quando ficam ativas as novas permissões? A partir do próximo acesso do colaborador ao sistema, depois de guardar as alterações na sua ficha.
