Em Empresa > Media encontras o arquivo central de todos os ficheiros ligados à tua empresa dentro do Fixh IT: não só logótipo, favicon, capa e documentos de marca usados na página pública, mas também as fotografias tiradas durante as reparações e as imagens dos produtos do catálogo. É o único ponto onde encontrar qualquer imagem ou ficheiro carregado pela tua equipa, sem teres de o procurar reparação a reparação ou produto a produto.
Por que isso é importante para um centro de assistência
Um centro de reparação de smartphones e PC produz todos os dias uma grande quantidade de material fotográfico e documental: fotos do estado do dispositivo na receção e na entrega, imagens anexadas às reparações para proteção em caso de reclamações, fotos de produtos recondicionados colocados à venda, além dos ficheiros de marca — logótipo, capa, favicon — usados na página pública e nos documentos gerados pelo sistema (orçamentos, recibos, certificados de garantia). Sem um arquivo centralizado, estes ficheiros ficariam espalhados por dezenas de fichas de reparação e de produto diferentes, difíceis de encontrar meses depois.
O arquivo de media de um bom software para centros de assistência resolve este problema reunindo tudo numa única vista filtrável, com uma distinção clara entre o que pode ser mostrado aos clientes na montra pública da empresa e o que deve permanecer reservado à equipa, um aspeto particularmente sensível quando as imagens envolvem documentos de identidade, IMEI ou outros dados pessoais dos clientes.
Na prática
Cada ficheiro do arquivo é classificado por tipo: logótipo, favicon, capa e documento são os ficheiros de marca que podes carregar manualmente através do botão "Carregar", juntamente com o tipo email, usado nos modelos de comunicação enviados aos clientes. Já as entradas do tipo reparação e produto não se carregam a partir daqui: são geradas automaticamente quando a equipa anexa uma foto a um ticket de reparação ou a uma ficha de produto, e continuam a aparecer no arquivo de media já ligadas ao respetivo ticket ou artigo de catálogo, prontas a ser encontradas com um filtro dedicado.
A tabela do arquivo mostra, para cada ficheiro, a pré-visualização, o nome, o tipo, a eventual ligação (número de reparação ou código de produto), o tamanho, a visibilidade e a data da última atualização. Podes filtrar rapidamente entre todos os ficheiros, apenas os ligados a reparações ou apenas os ligados a produtos, ou pesquisar por nome de ficheiro ou código. Para cada ficheiro podes alternar a visibilidade entre pública — visível, por exemplo, na galeria da página da empresa online — e privada, reservada apenas a quem acede ao sistema.
Quando um ficheiro de marca precisa de ser atualizado, por exemplo um novo logótipo depois de um restyling, podes usar a função "Substituir" em vez de carregar um novo do zero: o ficheiro é atualizado mantendo as mesmas referências já usadas no resto do sistema, para não teres de editar manualmente cada ponto onde essa imagem aparecia. O espaço ocupado por todos os ficheiros, reparações e produtos incluídos, conta para o espaço de armazenamento atribuído pelo plano de subscrição da empresa, visível em tempo real nos cartões de resumo acima da tabela.
Guia rápido
- Vai a Empresa > Media para abrir o arquivo.
- Usa os filtros Todos/Reparações/Produtos ou a barra de pesquisa para encontrar rapidamente um ficheiro.
- Clica em "Carregar" para adicionar um novo ficheiro de marca, escolhendo o tipo entre logótipo, favicon, capa, documento ou email.
- Define se o ficheiro deve ser público, visível na página da empresa, ou apenas interno.
- Para atualizar um ficheiro já existente sem perder as suas ligações, usa "Substituir" em vez de um novo carregamento.
- Verifica o espaço de armazenamento usado nos cartões de resumo no topo.
- Elimina os ficheiros já não necessários para libertar espaço à medida que te aproximas do limite do plano.
Casos de uso reais
Documentação de uma reparação contestada. Um técnico fotografa o ecrã já riscado de um smartphone no momento da receção. Se depois o cliente contestar um dano, a equipa abre o arquivo de media, filtra por "Reparações" ou pesquisa o número do ticket, e encontra de imediato a prova fotográfica anexada no início do trabalho.
Renovação da página pública. O proprietário de um centro de assistência com várias lojas muda o logótipo e a imagem de capa antes de uma campanha de marketing. Em vez de recarregar as imagens em cada ponto do sistema, substitui os ficheiros existentes a partir do arquivo de media: a página pública e os documentos gerados depois mostram automaticamente as novas imagens.
Venda de dispositivos recondicionados. Uma loja de reparações carrega as fotos de um lote de smartphones recondicionados, ligando-as às respetivas fichas de produto e mantendo-as privadas até a ficha estar completa, tornando-as depois públicas assim que o produto está pronto para venda online ou no marketplace.
Dicas e boas práticas
Revê periodicamente a visibilidade dos ficheiros: uma imagem carregada como teste pode ficar erradamente pública. Mantém sob controlo o espaço de armazenamento usado, sobretudo se o teu centro fotografa sistematicamente cada reparação: um plano com mais espaço evita ter de eliminar material útil para efeitos de garantia. Usa nomes de ficheiro claros ao carregar documentos ou imagens manualmente, para os encontrares mais facilmente na pesquisa.
Erros comuns a evitar
Não tornes públicas fotos que contenham IMEI, documentos de identidade ou outros dados pessoais do cliente: a visibilidade pública deve ser reservada a material realmente destinado à montra online. Evita recarregar várias vezes o mesmo logótipo ou a mesma capa em vez de usar "Substituir", para não acumulares ficheiros duplicados que ocupam espaço desnecessariamente. Não ignores os avisos de espaço a esgotar-se: um arquivo cheio pode bloquear o carregamento de novas fotos de reparações precisamente nos momentos de maior atividade.
Saiba mais
- Media e logótipos da empresa
- Exportar todos os dados da empresa: reparações, documentos, clientes e talões num arquivo ZIP
- Arquivo de reparações e registo de alterações: histórico completo sem sobrecarregar o software
Perguntas frequentes
Que tipo de ficheiros posso carregar manualmente no arquivo de media? Podes carregar manualmente logótipo, favicon, capa, documentos e email; já as fotos de reparações e produtos são adicionadas automaticamente quando anexadas aos respetivos tickets ou fichas.
As fotos tiradas durante uma reparação acabam automaticamente no arquivo? Sim, cada foto anexada a um ticket de reparação aparece no arquivo de media já classificada como "reparação" e ligada ao número do ticket.
Posso atualizar uma imagem sem perder as referências já usadas noutros locais? Sim, com a função "Substituir" o ficheiro é atualizado mantendo as mesmas ligações já presentes no sistema.
Os ficheiros do arquivo ocupam espaço de armazenamento? Sim, todos os ficheiros carregados, incluindo fotos de reparações e produtos, contam para o espaço atribuído pelo plano de subscrição da empresa.
Posso tornar pública a foto de um produto recondicionado? Sim, podes alterar a visibilidade de qualquer ficheiro a qualquer momento, passando de privada a pública quando o produto está pronto para venda.
O que acontece se eliminar um ficheiro ligado a uma reparação? O ficheiro é removido definitivamente do arquivo e deixa de poder ser consultado: elimina apenas material que já não precises.
