W sekcji Firma > Media znajdziesz centralne archiwum wszystkich plików powiązanych z Twoją firmą w systemie Fixh IT: nie tylko logo, favicon, okładkę i dokumenty marki wykorzystywane na stronie publicznej, ale także zdjęcia wykonane podczas napraw oraz zdjęcia produktów z katalogu. To jedno miejsce, w którym znajdziesz każdy obraz lub plik wgrany przez Twój personel, bez konieczności szukania go naprawa po naprawie czy produkt po produkcie.
Dlaczego to ważne dla serwisu
Serwis naprawy smartfonów i komputerów codziennie generuje dużą ilość materiału fotograficznego i dokumentacji: zdjęcia stanu urządzenia przy przyjęciu i przy wydaniu, zdjęcia dołączane do napraw dla ochrony w razie reklamacji, zdjęcia odnowionych produktów wystawionych na sprzedaż, a także pliki marki — logo, okładka, favicon — używane na stronie publicznej i w dokumentach generowanych przez system (wyceny, paragony, certyfikaty gwarancyjne). Bez scentralizowanego archiwum pliki te trafiałyby do dziesiątek różnych kart napraw i produktów, trudnych do odnalezienia po kilku miesiącach.
Archiwum mediów w dobrym oprogramowaniu dla serwisów rozwiązuje ten problem, gromadząc wszystko w jednym, filtrowalnym widoku, z wyraźnym rozróżnieniem między tym, co można pokazać klientom w publicznej witrynie firmy, a tym, co musi pozostać dostępne tylko dla personelu — szczególnie istotne, gdy zdjęcia dotyczą dokumentów tożsamości, numerów IMEI lub innych danych osobowych klientów.
W praktyce
Każdy plik w archiwum jest klasyfikowany według typu: logo, favicon, okładka i dokument to pliki marki, które możesz wgrać ręcznie przyciskiem „Wgraj", wraz z typem email, używanym w szablonach komunikacji wysyłanych do klientów. Wpisy typu naprawa i produkt nie są natomiast wgrywane stąd: powstają automatycznie, gdy personel dołączy zdjęcie do zgłoszenia naprawy lub karty produktu, i mimo to pojawiają się w archiwum mediów, już powiązane z odpowiednim zgłoszeniem lub pozycją katalogu, gotowe do odnalezienia dzięki dedykowanemu filtrowi.
Tabela archiwum pokazuje dla każdego pliku podgląd, nazwę, typ, ewentualne powiązanie (numer naprawy lub kod produktu), rozmiar, widoczność i datę ostatniej aktualizacji. Możesz szybko filtrować wszystkie pliki, tylko te powiązane z naprawami lub tylko te powiązane z produktami, albo wyszukiwać po nazwie pliku lub kodzie. Dla każdego pliku możesz zmieniać widoczność między publiczną — widoczną na przykład w galerii strony firmowej online — a prywatną, zarezerwowaną tylko dla personelu zalogowanego do systemu.
Gdy plik marki wymaga aktualizacji, na przykład nowe logo po zmianie wizerunku, możesz użyć funkcji „Zastąp" zamiast wgrywać nowy plik od zera: plik zostaje zaktualizowany przy zachowaniu tych samych odwołań już używanych w reszcie systemu, więc nie musisz ręcznie edytować każdego miejsca, w którym pojawiał się ten obraz. Przestrzeń zajmowana przez wszystkie pliki, łącznie z naprawami i produktami, wlicza się do przestrzeni dyskowej przyznanej przez plan abonamentowy firmy, widocznej w czasie rzeczywistym na kartach podsumowania nad tabelą.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Firma > Media, aby otworzyć archiwum.
- Użyj filtrów Wszystkie/Naprawy/Produkty lub paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć plik.
- Kliknij „Wgraj", aby dodać nowy plik marki, wybierając typ spośród logo, favicon, okładka, dokument lub email.
- Ustaw, czy plik ma być publiczny, widoczny na stronie firmy, czy tylko wewnętrzny.
- Aby zaktualizować istniejący plik bez utraty powiązań, użyj „Zastąp" zamiast nowego wgrywania.
- Sprawdź wykorzystaną przestrzeń dyskową na kartach podsumowania u góry.
- Usuń niepotrzebne już pliki, aby zwolnić miejsce w miarę zbliżania się do limitu planu.
Rzeczywiste przypadki użycia
Dokumentacja spornej naprawy. Technik fotografuje już porysowany ekran smartfona w momencie przyjęcia. Jeśli klient później zgłosi reklamację dotyczącą uszkodzenia, personel otwiera archiwum mediów, filtruje po „Naprawach" lub wyszukuje numer zgłoszenia i od razu znajduje dowód fotograficzny dołączony na początku naprawy.
Zmiana wizerunku strony publicznej. Właściciel serwisu z kilkoma sklepami zmienia logo i zdjęcie okładkowe przed kampanią marketingową. Zamiast ponownie wgrywać obrazy w każdym miejscu systemu, zastępuje istniejące pliki w archiwum mediów: strona publiczna i dokumenty generowane później automatycznie pokazują nowe obrazy.
Sprzedaż odnowionych urządzeń. Serwis wgrywa zdjęcia partii odnowionych smartfonów, wiążąc je z odpowiednimi kartami produktów i trzymając je jako prywatne, dopóki karta nie jest kompletna, a następnie udostępnia je publicznie, gdy tylko produkt jest gotowy do sprzedaży online lub na marketplace.
Wskazówki i dobre praktyki
Regularnie przeglądaj widoczność plików: obraz wgrany testowo może przez pomyłkę pozostać publiczny. Kontroluj wykorzystaną przestrzeń dyskową, zwłaszcza jeśli Twój serwis systematycznie fotografuje każdą naprawę: plan z większą przestrzenią pozwala uniknąć usuwania materiału przydatnego przy sporach gwarancyjnych. Używaj czytelnych nazw plików podczas ręcznego wgrywania dokumentów lub obrazów, aby łatwiej je odnaleźć w wyszukiwarce.
Częste błędy, których należy unikać
Nie udostępniaj publicznie zdjęć zawierających numery IMEI, dokumenty tożsamości lub inne dane osobowe klienta: widoczność publiczna powinna być zarezerwowana dla materiałów rzeczywiście przeznaczonych do witryny online. Unikaj wielokrotnego ponownego wgrywania tego samego logo czy okładki zamiast używać „Zastąp", aby nie gromadzić zduplikowanych plików niepotrzebnie zajmujących miejsce. Nie ignoruj ostrzeżeń o kończącej się przestrzeni: pełne archiwum może zablokować wgrywanie nowych zdjęć napraw właśnie w najbardziej pracowitych momentach.
Dowiedz się więcej
- Materiały i logotypy firmy
- Eksport wszystkich danych firmy: naprawy, dokumenty, klienci i paragony w archiwum ZIP
- Archiwum napraw i dziennik zmian: pełna historia bez obciążania programu
Najczęściej zadawane pytania
Jakie pliki mogę ręcznie wgrać do archiwum mediów? Ręcznie możesz wgrać logo, favicon, okładkę, dokumenty i email; zdjęcia napraw i produktów są natomiast dodawane automatycznie po dołączeniu do odpowiednich zgłoszeń lub kart.
Czy zdjęcia wykonane podczas naprawy automatycznie trafiają do archiwum? Tak, każde zdjęcie dołączone do zgłoszenia naprawy pojawia się w archiwum mediów już sklasyfikowane jako „naprawa" i powiązane z numerem zgłoszenia.
Czy mogę zaktualizować obraz bez utraty odwołań używanych już gdzie indziej? Tak, funkcja „Zastąp" aktualizuje plik, zachowując te same powiązania już obecne w systemie.
Czy pliki z archiwum zajmują przestrzeń dyskową? Tak, wszystkie wgrane pliki, w tym zdjęcia napraw i produktów, wliczają się do przestrzeni przyznanej przez plan abonamentowy firmy.
Czy mogę upublicznić zdjęcie odnowionego produktu? Tak, możesz w dowolnym momencie zmienić widoczność dowolnego pliku, przełączając go z prywatnego na publiczny, gdy produkt jest gotowy do sprzedaży.
Co się stanie, jeśli usunę plik powiązany z naprawą? Plik zostaje trwale usunięty z archiwum i nie można go już przeglądać: usuwaj tylko materiały, których już nie potrzebujesz.
