Depuis Entreprise > Médias, vous trouverez l'archive centrale de tous les fichiers liés à votre entreprise dans Fixh IT : non seulement le logo, le favicon, la couverture et les documents de marque utilisés sur la page publique, mais aussi les photos prises pendant les réparations et les images des produits de votre catalogue. C'est l'endroit unique pour retrouver n'importe quelle image ou fichier téléversé par votre personnel, sans avoir à le chercher réparation par réparation ou produit par produit.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Un centre de réparation de smartphones et de PC produit chaque jour une grande quantité de matériel photographique et documentaire : photos de l'état de l'appareil à la réception et à la remise, images jointes aux réparations pour se protéger en cas de litige, photos de produits reconditionnés mis en vente, ainsi que les fichiers de marque — logo, couverture, favicon — utilisés sur la page publique et dans les documents générés par le système (devis, tickets de caisse, certificats de garantie). Sans archive centralisée, ces fichiers se retrouveraient dispersés entre des dizaines de fiches de réparation et de produit différentes, difficiles à retrouver des mois plus tard.
L'archive média d'un bon logiciel pour centres de service résout ce problème en réunissant tout dans une seule vue filtrable, avec une distinction nette entre ce qui peut être montré aux clients sur la vitrine publique de l'entreprise et ce qui doit rester réservé au personnel, un point particulièrement sensible lorsque les images concernent des pièces d'identité, des IMEI ou d'autres données personnelles des clients.
En pratique
Chaque fichier de l'archive est classé par type : logo, favicon, couverture et document sont les fichiers de marque que vous pouvez téléverser manuellement via le bouton « Téléverser », ainsi que le type email, utilisé dans les modèles de communication envoyés aux clients. Les entrées de type réparation et produit, en revanche, ne se téléversent pas depuis ici : elles sont générées automatiquement lorsque le personnel joint une photo à un ticket de réparation ou à une fiche produit, et apparaissent tout de même dans l'archive média, déjà liées à leur ticket ou article de catalogue, prêtes à être retrouvées grâce à un filtre dédié.
Le tableau de l'archive affiche pour chaque fichier l'aperçu, le nom, le type, le lien éventuel (numéro de réparation ou code produit), la taille, la visibilité et la date de dernière mise à jour. Vous pouvez filtrer rapidement entre tous les fichiers, uniquement ceux liés aux réparations ou uniquement ceux liés aux produits, ou effectuer une recherche par nom de fichier ou code. Pour chaque fichier, vous pouvez changer la visibilité entre publique — visible par exemple dans la galerie de la page d'entreprise en ligne — et privée, réservée uniquement au personnel connecté au système.
Lorsqu'un fichier de marque doit être mis à jour, par exemple un nouveau logo après un changement d'image, vous pouvez utiliser la fonction « Remplacer » au lieu d'en téléverser un nouveau à partir de zéro : le fichier est mis à jour en conservant les mêmes références déjà utilisées dans le reste du système, sans avoir à modifier manuellement chaque endroit où cette image apparaissait. L'espace occupé par tous les fichiers, réparations et produits compris, est décompté de l'espace de stockage attribué par le forfait d'abonnement de l'entreprise, visible en temps réel dans les cartes récapitulatives au-dessus du tableau.
Guide rapide
- Allez dans Entreprise > Médias pour ouvrir l'archive.
- Utilisez les filtres Tous/Réparations/Produits ou la barre de recherche pour retrouver rapidement un fichier.
- Cliquez sur « Téléverser » pour ajouter un nouveau fichier de marque, en choisissant le type parmi logo, favicon, couverture, document ou email.
- Définissez si le fichier doit être public, visible sur la page de l'entreprise, ou réservé à un usage interne.
- Pour mettre à jour un fichier existant sans perdre ses liens, utilisez « Remplacer » plutôt qu'un nouveau téléversement.
- Vérifiez l'espace de stockage utilisé dans les cartes récapitulatives en haut.
- Supprimez les fichiers devenus inutiles pour libérer de l'espace en approchant de la limite du forfait.
Cas d'usage réels
Documentation d'une réparation contestée. Un technicien photographie l'écran déjà rayé d'un smartphone à la réception. Si le client conteste ensuite un dommage, le personnel ouvre l'archive média, filtre par « Réparations » ou recherche le numéro de ticket, et retrouve immédiatement la preuve photographique jointe au début de l'intervention.
Changement d'image de la page publique. Le propriétaire d'un centre de réparation multi-sites change le logo et l'image de couverture avant une campagne marketing. Au lieu de retéléverser les images partout dans le système, il remplace les fichiers existants depuis l'archive média : la page publique et les documents générés ensuite affichent automatiquement les nouvelles images.
Vente d'appareils reconditionnés. Une boutique de réparation téléverse les photos d'un lot de smartphones reconditionnés en les liant à leurs fiches produit respectives, en les gardant privées jusqu'à ce que la fiche soit complète, puis les rend publiques dès que le produit est prêt à être vendu en ligne ou sur le marketplace.
Conseils et bonnes pratiques
Vérifiez périodiquement la visibilité des fichiers : une image téléversée pour un test peut rester publique par erreur. Surveillez l'espace de stockage utilisé, surtout si votre centre photographie systématiquement chaque réparation : un forfait avec plus d'espace évite de devoir supprimer du matériel utile en cas de garantie. Utilisez des noms de fichiers clairs lors du téléversement manuel de documents ou d'images, pour les retrouver plus facilement avec la recherche.
Erreurs courantes à éviter
Ne rendez pas publiques des photos contenant des IMEI, des pièces d'identité ou d'autres données personnelles du client : la visibilité publique doit être réservée au matériel réellement destiné à la vitrine en ligne. Évitez de retéléverser plusieurs fois le même logo ou la même couverture au lieu d'utiliser « Remplacer », pour ne pas accumuler de fichiers en double qui occupent inutilement de l'espace. N'ignorez pas les avertissements d'espace insuffisant : une archive pleine peut bloquer le téléversement de nouvelles photos de réparations juste aux moments de plus forte activité.
Pour aller plus loin
- Médias et logos de l'entreprise
- Exporter toutes les données de l'entreprise : réparations, documents, clients et tickets dans une archive ZIP
- Archive des réparations et journal des modifications : tout l'historique sans alourdir le logiciel
Questions fréquentes
Quel type de fichiers puis-je téléverser manuellement dans l'archive média ? Vous pouvez téléverser manuellement logo, favicon, couverture, documents et email ; les photos de réparations et de produits sont en revanche ajoutées automatiquement lorsqu'elles sont jointes à leurs tickets ou fiches respectifs.
Les photos prises pendant une réparation se retrouvent-elles automatiquement dans l'archive ? Oui, chaque photo jointe à un ticket de réparation apparaît dans l'archive média déjà classée comme « réparation » et liée au numéro du ticket.
Puis-je mettre à jour une image sans perdre les références déjà utilisées ailleurs ? Oui, la fonction « Remplacer » met à jour le fichier en conservant les mêmes liens déjà présents dans le système.
Les fichiers de l'archive occupent-ils de l'espace de stockage ? Oui, tous les fichiers téléversés, y compris les photos de réparations et de produits, sont décomptés de l'espace attribué par le forfait d'abonnement de l'entreprise.
Puis-je rendre publique la photo d'un produit reconditionné ? Oui, vous pouvez changer la visibilité de n'importe quel fichier à tout moment, en passant de privée à publique dès que le produit est prêt à la vente.
Que se passe-t-il si je supprime un fichier lié à une réparation ? Le fichier est définitivement retiré de l'archive et ne peut plus être consulté : ne supprimez que du matériel dont vous n'avez plus besoin.
