Desde Empresa > Medios encontrarás el archivo central de todos los archivos vinculados a tu empresa dentro de Fixh IT: no solo el logo, favicon, portada y documentos de marca usados en la página pública, sino también las fotos tomadas durante las reparaciones y las imágenes de los productos del catálogo. Es el único lugar donde encontrar cualquier imagen o archivo subido por tu personal, sin tener que buscarlo reparación por reparación o producto por producto.
Por qué es importante para un centro de servicio
Un centro de reparación de smartphones y PC produce cada día una gran cantidad de material fotográfico y documental: fotos del estado del dispositivo al recibirlo y al entregarlo, imágenes que acompañan las reparaciones para protegerse ante posibles reclamaciones, fotos de productos reacondicionados puestos a la venta, además de los archivos de marca —logo, portada, favicon— usados en la página pública y en los documentos generados por el sistema (presupuestos, tickets, certificados de garantía). Sin un archivo centralizado, estos archivos acabarían dispersos entre decenas de fichas de reparación y de producto distintas, difíciles de encontrar meses después.
El archivo de medios de un buen software para centros de servicio resuelve este problema reuniendo todo en una única vista filtrable, con una distinción clara entre lo que puede mostrarse a los clientes en el escaparate público de la empresa y lo que debe permanecer reservado al personal, un aspecto especialmente delicado cuando las imágenes contienen documentos de identidad, IMEI u otros datos personales de los clientes.
En la práctica
Cada archivo del archivo de medios se clasifica por tipo: logo, favicon, portada y documento son los archivos de marca que puedes subir manualmente desde el botón "Subir", junto con el tipo email, usado en las plantillas de comunicación enviadas a los clientes. Las entradas de tipo reparación y producto, en cambio, no se suben desde aquí: se generan automáticamente cuando el personal adjunta una foto a un ticket de reparación o a una ficha de producto, y aparecen igualmente en el archivo de medios ya vinculadas a su ticket o artículo de catálogo, listas para encontrarse con un filtro dedicado.
La tabla del archivo muestra para cada archivo la vista previa, el nombre, el tipo, el posible vínculo (número de reparación o código de producto), el tamaño, la visibilidad y la fecha de última actualización. Puedes filtrar rápidamente entre todos los archivos, solo los vinculados a reparaciones o solo los vinculados a productos, o buscar por nombre de archivo o código. Para cada archivo puedes cambiar la visibilidad entre pública —visible, por ejemplo, en la galería de la página de empresa online— y privada, reservada solo a quien accede al sistema.
Cuando hay que actualizar un archivo de marca, por ejemplo un nuevo logo tras un cambio de imagen, puedes usar la función "Sustituir" en lugar de subir uno nuevo desde cero: el archivo se actualiza manteniendo las mismas referencias ya utilizadas en el resto del sistema, así no tienes que modificar manualmente cada punto donde aparecía esa imagen. El espacio ocupado por todos los archivos, reparaciones y productos incluidos, se contabiliza en el espacio de almacenamiento asignado por el plan de suscripción de la empresa, visible en tiempo real en las tarjetas de resumen sobre la tabla.
Guía rápida
- Ve a Empresa > Medios para abrir el archivo.
- Usa los filtros Todos/Reparaciones/Productos o la barra de búsqueda para encontrar rápidamente un archivo.
- Haz clic en "Subir" para añadir un nuevo archivo de marca, eligiendo el tipo entre logo, favicon, portada, documento o email.
- Establece si el archivo debe ser público, visible en la página de empresa, o solo interno.
- Para actualizar un archivo ya existente sin perder sus vínculos, usa "Sustituir" en lugar de una nueva subida.
- Comprueba el espacio de almacenamiento usado en las tarjetas de resumen de arriba.
- Elimina los archivos que ya no necesites para liberar espacio cuando te acerques al límite del plan.
Casos de uso reales
Documentación de una reparación reclamada. Un técnico fotografía la pantalla ya rayada de un smartphone en el momento de la recepción. Si después el cliente reclama un daño, el personal abre el archivo de medios, filtra por "Reparaciones" o busca el número de ticket, y encuentra de inmediato la prueba fotográfica adjuntada al inicio del trabajo.
Cambio de imagen de la página pública. El propietario de un centro de reparaciones con varias sedes cambia el logo y la imagen de portada de cara a una campaña de marketing. En vez de volver a subir las imágenes en cada punto del sistema, sustituye los archivos existentes desde el archivo de medios: la página pública y los documentos generados después muestran automáticamente las nuevas imágenes.
Venta de dispositivos reacondicionados. Una tienda de reparaciones sube las fotos de un lote de smartphones reacondicionados, vinculándolas a sus respectivas fichas de producto y manteniéndolas privadas hasta que la ficha esté completa, para luego hacerlas públicas en cuanto el producto esté listo para venderse online o en el marketplace.
Consejos y buenas prácticas
Revisa periódicamente la visibilidad de los archivos: una imagen subida como prueba puede quedarse pública por error. Vigila el espacio de almacenamiento usado, sobre todo si tu centro fotografía sistemáticamente cada reparación: un plan con más espacio evita tener que eliminar material útil a efectos de garantía. Usa nombres de archivo claros al subir documentos o imágenes manualmente, para encontrarlos más fácilmente con la búsqueda.
Errores comunes que evitar
No hagas públicas fotos que contengan IMEI, documentos de identidad u otros datos personales del cliente: la visibilidad pública debe reservarse para material realmente destinado al escaparate online. Evita volver a subir el mismo logo o la misma portada en lugar de usar "Sustituir", para no acumular archivos duplicados que ocupen espacio innecesariamente. No ignores los avisos de espacio agotándose: un archivo lleno puede bloquear la subida de nuevas fotos de reparaciones justo en los momentos de mayor actividad.
Más información
- Multimedia y logotipos de la empresa
- Exportar todos los datos de la empresa: reparaciones, documentos, clientes y tickets en un archivo ZIP
- Archivo de reparaciones y registro de cambios: historial completo sin sobrecargar el software
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de archivos puedo subir manualmente al archivo de medios? Puedes subir manualmente logo, favicon, portada, documentos y email; las fotos de reparaciones y productos, en cambio, se añaden automáticamente al adjuntarlas a sus respectivos tickets o fichas.
¿Las fotos tomadas durante una reparación acaban automáticamente en el archivo? Sí, cada foto adjuntada a un ticket de reparación aparece en el archivo de medios ya clasificada como "reparación" y vinculada al número del ticket.
¿Puedo actualizar una imagen sin perder las referencias ya usadas en otros sitios? Sí, con la función "Sustituir" el archivo se actualiza manteniendo los mismos vínculos ya presentes en el sistema.
¿Los archivos del archivo ocupan espacio de almacenamiento? Sí, todos los archivos subidos, incluidas las fotos de reparaciones y productos, cuentan para el espacio asignado por el plan de suscripción de la empresa.
¿Puedo hacer pública la foto de un producto reacondicionado? Sí, puedes cambiar la visibilidad de cualquier archivo en cualquier momento, pasando de privada a pública cuando el producto esté listo para la venta.
¿Qué ocurre si elimino un archivo vinculado a una reparación? El archivo se elimina definitivamente del archivo y ya no puede consultarse: elimina solo material que ya no necesites.
