Unter Unternehmen > Medien finden Sie das zentrale Archiv aller mit Ihrem Unternehmen verknüpften Dateien innerhalb von Fixh IT: nicht nur Logo, Favicon, Titelbild und Markendokumente, die auf der öffentlichen Seite verwendet werden, sondern auch die während Reparaturen aufgenommenen Fotos und die Bilder der Produkte in Ihrem Katalog. Es ist die eine Stelle, an der Sie jedes von Ihrem Personal hochgeladene Bild oder jede Datei wiederfinden, ohne sie Reparatur für Reparatur oder Produkt für Produkt suchen zu müssen.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
Ein Reparaturzentrum für Smartphones und PCs erzeugt täglich eine große Menge an Foto- und Dokumentmaterial: Fotos des Gerätezustands bei Annahme und Übergabe, Bilder zu Reparaturen zur eigenen Absicherung bei Reklamationen, Fotos generalüberholter Produkte zum Verkauf sowie Markendateien — Logo, Titelbild, Favicon — die auf der öffentlichen Seite und in vom System erzeugten Dokumenten (Kostenvoranschläge, Kassenbons, Garantiezertifikate) verwendet werden. Ohne zentrales Archiv würden diese Dateien über Dutzende verschiedener Reparatur- und Produktdatensätze verstreut landen und wären Monate später nur schwer wiederzufinden.
Das Medienarchiv einer guten Software für Servicezentren löst dieses Problem, indem alles in einer einzigen, filterbaren Ansicht zusammengeführt wird, mit klarer Trennung zwischen dem, was Kunden im öffentlichen Schaufenster des Unternehmens gezeigt werden darf, und dem, was ausschließlich dem Personal vorbehalten bleiben muss — ein besonders heikler Punkt, wenn Bilder Ausweisdokumente, IMEI-Nummern oder andere personenbezogene Kundendaten enthalten.
In der Praxis
Jede Datei im Archiv wird nach Typ klassifiziert: Logo, Favicon, Titelbild und Dokument sind die Markendateien, die Sie manuell über die Schaltfläche „Hochladen" hochladen können, zusammen mit dem Typ E-Mail, der in den an Kunden versendeten Kommunikationsvorlagen verwendet wird. Einträge vom Typ Reparatur und Produkt werden hingegen nicht von hier aus hochgeladen: Sie werden automatisch erzeugt, wenn das Personal ein Foto an ein Reparaturticket oder einen Produktdatensatz anhängt, erscheinen aber trotzdem im Medienarchiv, bereits mit dem jeweiligen Ticket oder Katalogartikel verknüpft und über einen eigenen Filter auffindbar.
Die Archivtabelle zeigt für jede Datei die Vorschau, den Dateinamen, den Typ, eine eventuelle Verknüpfung (Reparaturnummer oder Produktcode), die Größe, die Sichtbarkeit und das Datum der letzten Aktualisierung. Sie können schnell zwischen allen Dateien, nur den mit Reparaturen verknüpften oder nur den mit Produkten verknüpften filtern oder nach Dateiname oder Code suchen. Für jede Datei können Sie die Sichtbarkeit zwischen öffentlich — sichtbar zum Beispiel in der Galerie der Online-Unternehmensseite — und privat, nur für im System angemeldetes Personal, umschalten.
Wenn eine Markendatei aktualisiert werden muss, zum Beispiel ein neues Logo nach einem Rebranding, können Sie die Funktion „Ersetzen" statt eines komplett neuen Uploads verwenden: Die Datei wird aktualisiert, während dieselben bereits im restlichen System verwendeten Referenzen erhalten bleiben, sodass Sie nicht jede Stelle, an der dieses Bild erschien, manuell bearbeiten müssen. Der von allen Dateien belegte Speicherplatz — Reparaturen und Produkte eingeschlossen — wird auf den vom Abonnement-Tarif des Unternehmens zugewiesenen Speicherplatz angerechnet und ist in Echtzeit in den Übersichtskarten oberhalb der Tabelle sichtbar.
Kurzanleitung
- Gehen Sie zu Unternehmen > Medien, um das Archiv zu öffnen.
- Nutzen Sie die Filter Alle/Reparaturen/Produkte oder die Suchleiste, um eine Datei schnell zu finden.
- Klicken Sie auf „Hochladen", um eine neue Markendatei hinzuzufügen, und wählen Sie den Typ aus Logo, Favicon, Titelbild, Dokument oder E-Mail.
- Legen Sie fest, ob die Datei öffentlich, sichtbar auf der Unternehmensseite, oder nur intern sein soll.
- Um eine bestehende Datei zu aktualisieren, ohne ihre Verknüpfungen zu verlieren, nutzen Sie „Ersetzen" statt eines neuen Uploads.
- Prüfen Sie den genutzten Speicherplatz in den Übersichtskarten oben.
- Löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien, um Speicherplatz freizugeben, wenn Sie sich dem Limit Ihres Tarifs nähern.
Praxisbeispiele
Dokumentation einer strittigen Reparatur. Ein Techniker fotografiert bei der Annahme das bereits verkratzte Display eines Smartphones. Reklamiert der Kunde später einen Schaden, öffnet das Personal das Medienarchiv, filtert nach „Reparaturen" oder sucht die Ticketnummer und findet sofort den zu Beginn des Auftrags angehängten Fotobeweis.
Neugestaltung der öffentlichen Seite. Der Inhaber eines Reparaturzentrums mit mehreren Filialen ändert vor einer Marketingkampagne Logo und Titelbild. Statt die Bilder an jeder Stelle des Systems neu hochzuladen, ersetzt er die vorhandenen Dateien im Medienarchiv: Die öffentliche Seite und danach erzeugte Dokumente zeigen automatisch die neuen Bilder.
Verkauf generalüberholter Geräte. Ein Reparaturgeschäft lädt Fotos einer Charge generalüberholter Smartphones hoch, verknüpft sie mit den jeweiligen Produktdatensätzen und hält sie privat, bis der Eintrag vollständig ist, um sie dann öffentlich zu machen, sobald das Produkt online oder im Marketplace verkaufsbereit ist.
Tipps und bewährte Praktiken
Überprüfen Sie regelmäßig die Sichtbarkeit der Dateien: Ein als Test hochgeladenes Bild kann versehentlich öffentlich bleiben. Behalten Sie den genutzten Speicherplatz im Blick, besonders wenn Ihr Zentrum systematisch jede Reparatur fotografiert: Ein Tarif mit mehr Speicherplatz erspart es, für die Garantie nützliches Material löschen zu müssen. Verwenden Sie beim manuellen Hochladen von Dokumenten oder Bildern klare Dateinamen, damit Sie sie über die Suche leichter wiederfinden.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Machen Sie keine Fotos öffentlich, die IMEI-Nummern, Ausweisdokumente oder andere personenbezogene Kundendaten enthalten: Öffentliche Sichtbarkeit sollte nur Material vorbehalten sein, das wirklich für das Online-Schaufenster gedacht ist. Vermeiden Sie es, dasselbe Logo oder Titelbild mehrfach neu hochzuladen, statt „Ersetzen" zu nutzen, um keine doppelten Dateien anzusammeln, die unnötig Speicherplatz belegen. Ignorieren Sie Warnungen zu knappem Speicherplatz nicht: Ein volles Archiv kann das Hochladen neuer Reparaturfotos gerade in den arbeitsreichsten Momenten blockieren.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Dateitypen kann ich manuell in das Medienarchiv hochladen? Sie können Logo, Favicon, Titelbild, Dokument und E-Mail manuell hochladen; Reparatur- und Produktfotos werden hingegen automatisch hinzugefügt, wenn sie an das jeweilige Ticket oder den Datensatz angehängt werden.
Landen während einer Reparatur aufgenommene Fotos automatisch im Archiv? Ja, jedes an ein Reparaturticket angehängte Foto erscheint im Medienarchiv bereits als „Reparatur" klassifiziert und mit der Ticketnummer verknüpft.
Kann ich ein Bild aktualisieren, ohne bereits anderswo verwendete Referenzen zu verlieren? Ja, mit der Funktion „Ersetzen" wird die Datei aktualisiert, während dieselben im System bereits vorhandenen Verknüpfungen erhalten bleiben.
Belegen Archivdateien Speicherplatz? Ja, alle hochgeladenen Dateien, einschließlich Reparatur- und Produktfotos, werden auf den vom Abonnement-Tarif des Unternehmens zugewiesenen Speicherplatz angerechnet.
Kann ich das Foto eines generalüberholten Produkts öffentlich machen? Ja, Sie können die Sichtbarkeit jeder Datei jederzeit ändern und von privat auf öffentlich umstellen, sobald das Produkt verkaufsbereit ist.
Was passiert, wenn ich eine mit einer Reparatur verknüpfte Datei lösche? Die Datei wird endgültig aus dem Archiv entfernt und kann nicht mehr eingesehen werden: Löschen Sie nur Material, das Sie nicht mehr benötigen.
