Toda a reparação concluída ou venda registada num centro de assistência italiano, se o cliente o solicitar ou se for uma empresa, deve ser faturada eletronicamente segundo o formato exigido pelo Sistema de Interligação (SdI). Com um software para centros de assistência técnica como o Fixh IT, este passo não requer um programa de faturação separado: a fatura eletrónica é gerada diretamente a partir do software, com base nos dados da reparação ou venda já registados, com o ficheiro XML no formato FatturaElettronica pronto para envio e um PDF de cortesia legível para o cliente.
Porque é importante para um centro de assistência
Uma oficina que repara smartphones e PC lida todos os dias com dois tipos de clientes muito diferentes do ponto de vista fiscal: o particular, que na maioria dos casos só quer o recibo, e a empresa ou o trabalhador independente, que exige sempre a fatura eletrónica com código de destinatário ou PEC. Gerir este passo com uma ferramenta desligada do resto do software significa reintroduzir manualmente cliente, valores e taxas de IVA de cada vez, com o risco real de erros de transcrição — a causa mais comum de rejeição pelo SdI. Ter a faturação eletrónica integrada no mesmo ambiente onde gere orçamentos de reparação, guias de transporte e garantias reduz drasticamente este risco.
Como funciona na prática
Ao emitir uma fatura eletrónica a partir de uma reparação concluída ou de uma venda, o Fixh IT preenche automaticamente os dados do cliente, a referência à operação de origem e o detalhe dos valores com as taxas de IVA relevantes e a natureza da isenção quando aplicável. O sistema gera então o ficheiro XML no formato oficial FatturaElettronica, com um cabeçalho contendo os dados do vendedor e do comprador e um corpo com o detalhe das linhas da fatura, pronto para descarregar ou enviar de acordo com os canais configurados pela empresa.
A numeração das faturas é sequencial e automática, calculada com base no número mais alto já utilizado pela empresa, para que nunca corra o risco de saltar ou duplicar um número. Cada fatura eletrónica mantém um estado atualizado — enviada, aceite pelo SdI ou rejeitada por erros a corrigir — visível diretamente na lista de faturas e na ficha do documento individual. Além do ficheiro XML, o sistema também gera um PDF de cortesia legível, útil para o arquivo interno ou para partilhar o valor com o cliente sem que este tenha de interpretar o código XML.
O nome do ficheiro XML segue a convenção exigida pelo SdI (IT seguido do número de IVA e do número sequencial), pelo que o documento já está pronto para envio através dos canais ativados, sem necessidade de o renomear manualmente. Cada fatura permanece ligada à reparação ou venda de origem, para que possa sempre identificar qual a intervenção técnica ou qual o recibo que gerou determinado documento fiscal.
Geração do ficheiro XML: formato FPR12 v1.2.3
O ficheiro XML gerado pelo Fixh IT segue o esquema oficial FatturaPA na versão FPR12 v1.2.3, o mesmo formato exigido pelo SdI para faturas tanto a clientes particulares como a empresas. A estrutura do ficheiro é composta por duas secções: o cabeçalho, com os dados identificativos do vendedor (a sua empresa) e do comprador (o cliente), incluindo o regime fiscal e os dados do transmissor; e o corpo, com o detalhe das linhas da fatura, o resumo por taxa de IVA e os dados de pagamento. Depois de gerado, o ficheiro XML fica disponível para download direto a partir da ficha da fatura, com um nome de ficheiro em conformidade com a convenção IT+NIF+númerosequencial, pronto a ser transmitido ao SdI através dos canais ativados pela empresa (PEC, serviço web ou intermediário).
Guia rápido
- Abra a reparação concluída ou a venda registada para a qual pretende emitir a fatura e selecione "Fatura eletrónica".
- Verifique os dados fiscais do cliente: número de IVA ou código fiscal, código de destinatário ou PEC para empresas.
- Reveja o detalhe dos valores, as taxas de IVA e a eventual natureza da isenção para cada linha.
- Confirme a emissão: o Fixh IT gera o ficheiro XML em conformidade com o SdI com numeração sequencial automática.
- Descarregue também o PDF de cortesia se quiser partilhar o valor com o cliente num formato legível.
- Consulte a qualquer momento o estado da fatura (enviada, aceite, rejeitada) a partir da lista de faturas.
- Em caso de rejeição, corrija os dados indicados pelo motivo da rejeição e gere um novo envio.
Casos de uso reais
Uma empresa traz dez PC corporativos para manutenção: ao concluir a intervenção, o técnico gera a fatura eletrónica diretamente a partir da reparação, com os dados do número de IVA da empresa e o código de destinatário já associados à ficha do cliente, sem ter de os pedir novamente.
Um profissional independente traz o seu próprio smartphone para a substituição da bateria e pede expressamente a fatura em vez do recibo por motivos fiscais: a loja gera a fatura eletrónica associada à reparação, com o código fiscal do profissional como comprador.
Uma fatura eletrónica é rejeitada pelo SdI devido a um código de destinatário incorreto: a loja consulta o motivo da rejeição diretamente na ficha do documento, corrige o dado do cliente e regenera o envio sem ter de reconstruir a fatura do zero.
Conselhos e boas práticas
Verifique sempre o código de destinatário ou o PEC do cliente empresa antes de confirmar a emissão: é a causa mais comum de rejeição pelo SdI. Associe sempre a fatura à reparação ou venda de origem, mesmo quando seria possível emiti-la de forma autónoma: manter a ligação torna muito mais fácil encontrar o documento em caso de fiscalização ou pedido do cliente. Verifique a natureza da isenção de IVA quando aplicável (por exemplo, para operações com clientes estrangeiros ou regimes especiais), porque uma taxa ou natureza incorretas estão entre as causas de rejeição mais frequentes.
Erros comuns a evitar
O primeiro erro é emitir o recibo em vez da fatura eletrónica quando o cliente é uma empresa que a solicitou expressamente: no momento do registo na caixa já é possível saber se é necessária a fatura, evitando ter de voltar à operação mais tarde. Outro erro comum é ignorar durante dias uma fatura rejeitada pelo SdI, deixando-a nesse estado: cada fatura rejeitada deve ser corrigida e reenviada o mais rapidamente possível, porque permanece fiscalmente inválida até ser aceite. Por fim, evite alterar manualmente o número sequencial da fatura: o sistema calcula-o automaticamente para garantir a continuidade numérica, um requisito verificado pelo SdI.
Saiba mais
- Faturas de fornecedores recebidas
- Importar faturas eletrónicas de outro software
- Exportar todos os dados da empresa: reparações, documentos, clientes e talões num arquivo ZIP
Perguntas frequentes
O que acontece se o SdI rejeitar a fatura? O Fixh IT mostra o motivo da rejeição na ficha do documento: pode corrigir os dados e efetuar um novo envio sem ter de recriar a fatura do zero.
Posso emitir uma fatura sem a associar a uma reparação ou venda? Sim, mas para manter uma contabilidade organizada e fácil de consultar, é recomendável associá-la sempre ao documento de origem.
Posso faturar tanto particulares como empresas com o mesmo processo? Sim, o processo é o mesmo: apenas mudam os dados fiscais exigidos, como o código fiscal para particulares ou o número de IVA e o código de destinatário para empresas.
É gerado também um PDF além do ficheiro XML? Sim, um PDF de cortesia legível, útil para o arquivo interno ou para partilhar o valor com o cliente.
A numeração das faturas é automática? Sim, é sequencial e calculada automaticamente com base no número mais alto já utilizado pela empresa, para evitar saltos ou duplicações.
Posso ver o estado de envio e aceitação a qualquer momento? Sim, cada fatura mostra um estado atualizado — enviada, aceite ou rejeitada — visível a partir da lista de faturas e da ficha do documento individual.
