Każda zakończona naprawa lub sprzedaż zarejestrowana we włoskim serwisie, jeśli klient tego zażąda lub jest firmą, musi zostać zafakturowana elektronicznie zgodnie z formatem wymaganym przez System Wymiany (SdI). Dzięki oprogramowaniu dla serwisów takiemu jak Fixh IT ten krok nie wymaga osobnego programu do fakturowania: faktura elektroniczna generowana jest bezpośrednio z programu, na podstawie już zarejestrowanych danych naprawy lub sprzedaży, z plikiem XML w formacie FatturaElettronica gotowym do wysyłki oraz czytelnym PDF-em poglądowym dla klienta.
Dlaczego jest to ważne dla serwisu
Warsztat naprawy smartfonów i komputerów pracuje codziennie z dwoma bardzo różnymi pod względem podatkowym typami klientów: osobą prywatną, która w większości przypadków chce tylko paragonu, oraz firmą lub przedsiębiorcą, który zawsze wymaga faktury elektronicznej z kodem odbiorcy lub certyfikowanym e-mailem. Obsługa tego kroku za pomocą narzędzia odłączonego od reszty programu oznacza ręczne ponowne wprowadzanie klienta, kwot i stawek VAT za każdym razem, z realnym ryzykiem błędów przy przepisywaniu — najczęstszej przyczyny odrzucenia przez SdI. Zintegrowane fakturowanie elektroniczne w tym samym środowisku, w którym zarządzasz wycenami napraw, dokumentami dostawy i gwarancjami, drastycznie zmniejsza to ryzyko.
Jak to działa w praktyce
Podczas wystawiania faktury elektronicznej z zakończonej naprawy lub sprzedaży, Fixh IT automatycznie uzupełnia dane klienta, odniesienie do operacji źródłowej oraz zestawienie kwot z odpowiednimi stawkami VAT i rodzajem zwolnienia, jeśli dotyczy. System generuje następnie plik XML w oficjalnym formacie FatturaElettronica, z nagłówkiem zawierającym dane sprzedawcy i nabywcy oraz treścią z zestawieniem pozycji faktury, gotowy do pobrania lub wysyłki zgodnie z kanałami skonfigurowanymi przez firmę.
Numeracja faktur jest sekwencyjna i automatyczna, obliczana na podstawie najwyższego numeru już wykorzystanego przez firmę, dzięki czemu nigdy nie ryzykujesz pominięcia lub zduplikowania numeru. Każda faktura elektroniczna utrzymuje aktualny status — wysłana, zaakceptowana przez SdI lub odrzucona z powodu błędów do poprawienia — widoczny bezpośrednio na liście faktur i na karcie pojedynczego dokumentu. Oprócz pliku XML system generuje również czytelny PDF poglądowy, przydatny do wewnętrznej archiwizacji lub do udostępnienia kwoty klientowi bez konieczności interpretowania przez niego kodu XML.
Nazwa pliku XML jest zgodna z konwencją wymaganą przez SdI (IT, po którym następuje NIP i numer sekwencyjny), dzięki czemu dokument jest już gotowy do wysyłki przez włączone kanały, bez konieczności ręcznej zmiany nazwy. Każda faktura pozostaje powiązana z naprawą lub sprzedażą źródłową, dzięki czemu zawsze możesz ustalić, która naprawa techniczna lub który paragon wygenerowały dany dokument podatkowy.
Generowanie pliku XML: format FPR12 v1.2.3
Plik XML generowany przez Fixh IT jest zgodny z oficjalnym schematem FatturaPA w wersji FPR12 v1.2.3, tym samym formacie wymaganym przez SdI dla faktur zarówno dla klientów prywatnych, jak i firm. Struktura pliku składa się z dwóch sekcji: nagłówka, z danymi identyfikacyjnymi sprzedawcy (twojej firmy) i nabywcy (klienta), w tym systemem podatkowym i danymi nadawcy; oraz treści, z zestawieniem pozycji faktury, podsumowaniem według stawek VAT i danymi płatności. Po wygenerowaniu plik XML jest dostępny do bezpośredniego pobrania z karty faktury, z nazwą zgodną z konwencją IT+NIP+numersekwencyjny, gotowy do przesłania do SdI za pośrednictwem kanałów aktywowanych przez firmę (PEC, usługa internetowa lub pośrednik).
Szybki przewodnik
- Otwórz zakończoną naprawę lub zarejestrowaną sprzedaż, dla której chcesz wystawić fakturę, i wybierz "Faktura elektroniczna".
- Sprawdź dane podatkowe klienta: NIP lub kod podatkowy, kod odbiorcy lub PEC dla firm.
- Sprawdź zestawienie kwot, stawki VAT i ewentualny rodzaj zwolnienia dla każdej pozycji.
- Potwierdź wystawienie: Fixh IT generuje plik XML zgodny z SdI z automatyczną numeracją sekwencyjną.
- Pobierz również PDF poglądowy, jeśli chcesz udostępnić kwotę klientowi w czytelnym formacie.
- Sprawdzaj w dowolnym momencie status faktury (wysłana, zaakceptowana, odrzucona) z listy faktur.
- W przypadku odrzucenia popraw dane wskazane przez powód odrzucenia i wygeneruj nową wysyłkę.
Rzeczywiste przypadki użycia
Firma przynosi dziesięć firmowych komputerów do konserwacji: po zakończeniu prac technik generuje fakturę elektroniczną bezpośrednio z naprawy, z danymi NIP-u firmy i kodem odbiorcy już powiązanymi z kartą klienta, bez konieczności ponownego ich pytania.
Freelancer przynosi swój smartfon do wymiany baterii i wyraźnie prosi o fakturę zamiast paragonu z powodów podatkowych: sklep generuje fakturę elektroniczną powiązaną z naprawą, z kodem podatkowym freelancera jako nabywcy.
Faktura elektroniczna zostaje odrzucona przez SdI z powodu błędnego kodu odbiorcy: sklep sprawdza powód odrzucenia bezpośrednio na karcie dokumentu, poprawia dane klienta i generuje ponowną wysyłkę bez konieczności odtwarzania faktury od zera.
Wskazówki i dobre praktyki
Zawsze weryfikuj kod odbiorcy lub PEC klienta firmowego przed potwierdzeniem wystawienia: to najczęstsza przyczyna odrzucenia przez SdI. Zawsze powiązuj fakturę z naprawą lub sprzedażą źródłową, nawet gdy można by ją wystawić samodzielnie: zachowanie powiązania znacznie ułatwia odnalezienie dokumentu w razie kontroli lub prośby klienta. Sprawdzaj rodzaj zwolnienia z VAT, jeśli dotyczy (na przykład przy transakcjach z klientami zagranicznymi lub w szczególnych systemach), ponieważ błędna stawka lub rodzaj to jedne z najczęstszych przyczyn odrzucenia.
Częste błędy, których należy unikać
Pierwszym błędem jest wystawienie paragonu zamiast faktury elektronicznej, gdy klient jest firmą, która wyraźnie o nią poprosiła: już w momencie rejestracji w kasie można ustalić, czy potrzebna jest faktura, unikając konieczności powrotu do operacji później. Innym częstym błędem jest ignorowanie przez dni odrzuconej przez SdI faktury, pozostawiając ją w tym stanie: każda odrzucona faktura musi zostać poprawiona i ponownie wysłana jak najszybciej, ponieważ pozostaje nieważna podatkowo do momentu akceptacji. Wreszcie, unikaj ręcznej zmiany numeru sekwencyjnego faktury: system oblicza go automatycznie, aby zagwarantować ciągłość numeracji, wymóg weryfikowany przez SdI.
Dowiedz się więcej
- Faktury przychodzące od dostawców
- Import faktur elektronicznych z innego programu
- Eksport wszystkich danych firmy: naprawy, dokumenty, klienci i paragony w archiwum ZIP
Najczęściej zadawane pytania
Co się stanie, jeśli SdI odrzuci fakturę? Fixh IT pokazuje powód odrzucenia na karcie dokumentu: możesz poprawić dane i wykonać nową wysyłkę bez konieczności odtwarzania faktury od zera.
Czy mogę wystawić fakturę bez powiązania jej z naprawą lub sprzedażą? Tak, ale dla zachowania uporządkowanej i łatwej do przeglądania księgowości zaleca się zawsze powiązać ją z dokumentem źródłowym.
Czy mogę fakturować zarówno osoby prywatne, jak i firmy tym samym procesem? Tak, proces jest taki sam: zmieniają się tylko wymagane dane podatkowe, takie jak kod podatkowy dla osób prywatnych lub NIP i kod odbiorcy dla firm.
Czy oprócz pliku XML generowany jest również PDF? Tak, czytelny PDF poglądowy, przydatny do wewnętrznej archiwizacji lub do udostępnienia kwoty klientowi.
Czy numeracja faktur jest automatyczna? Tak, jest sekwencyjna i obliczana automatycznie na podstawie najwyższego numeru już wykorzystanego przez firmę, aby uniknąć luk lub duplikatów.
Czy mogę w każdej chwili zobaczyć status wysyłki i akceptacji? Tak, każda faktura pokazuje aktualny status — wysłana, zaakceptowana lub odrzucona — widoczny na liście faktur i na karcie pojedynczego dokumentu.
