Chaque réparation terminée ou vente enregistrée dans un centre d'assistance italien, si le client le demande ou s'il s'agit d'une entreprise, doit être facturée électroniquement selon le format exigé par le Système d'Échange (SdI). Avec un logiciel pour centres d'assistance technique comme Fixh IT, cette étape ne nécessite pas de programme de facturation séparé : la facture électronique est générée directement depuis le logiciel, à partir des données de la réparation ou de la vente déjà enregistrées, avec le fichier XML au format FatturaElettronica prêt à l'envoi et un PDF de courtoisie lisible pour le client.
Pourquoi c'est important pour un centre d'assistance
Un atelier réparant smartphones et PC travaille chaque jour avec deux types de clients très différents sur le plan fiscal : le particulier, qui dans la plupart des cas ne veut qu'un ticket de caisse, et l'entreprise ou l'indépendant, qui exige toujours la facture électronique avec code destinataire ou PEC. Gérer cette étape avec un outil déconnecté du reste du logiciel signifie ressaisir manuellement client, montants et taux de TVA à chaque fois, avec le risque bien réel d'erreurs de saisie — la cause la plus fréquente de rejet par le SdI. Avoir la facturation électronique intégrée dans le même environnement où vous gérez devis de réparation, bons de livraison et garanties réduit drastiquement ce risque.
Comment ça fonctionne en pratique
Lorsque vous émettez une facture électronique à partir d'une réparation terminée ou d'une vente, Fixh IT remplit automatiquement les données du client, la référence à l'opération d'origine et le détail des montants avec les taux de TVA correspondants et la nature de l'exonération le cas échéant. Le système génère ensuite le fichier XML au format officiel FatturaElettronica, avec un en-tête contenant les données du vendeur et de l'acheteur et un corps détaillant les lignes de la facture, prêt à télécharger ou à envoyer selon les canaux configurés par l'entreprise.
La numérotation des factures est séquentielle et automatique, calculée sur le numéro le plus élevé déjà utilisé par l'entreprise, de sorte que vous ne risquez jamais de sauter un numéro ou de le dupliquer. Chaque facture électronique conserve un statut à jour — envoyée, acceptée par le SdI ou rejetée pour des erreurs à corriger — visible directement dans la liste des factures et sur la fiche du document individuel. Outre le fichier XML, le système génère également un PDF de courtoisie lisible, utile pour l'archivage interne ou pour partager le montant avec le client sans qu'il ait à interpréter le code XML.
Le nom du fichier XML suit la convention exigée par le SdI (IT suivi du numéro de TVA et du numéro séquentiel), de sorte que le document est déjà prêt pour l'envoi via les canaux activés, sans avoir à le renommer manuellement. Chaque facture reste liée à la réparation ou à la vente d'origine, vous pouvez ainsi toujours retrouver quelle intervention technique ou quel ticket a généré un document fiscal donné.
Génération du fichier XML : format FPR12 v1.2.3
Le fichier XML généré par Fixh IT suit le schéma officiel FatturaPA dans sa version FPR12 v1.2.3, le même format exigé par le SdI pour les factures aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises. La structure du fichier comprend deux sections : l'en-tête, avec les données d'identification du vendeur (votre entreprise) et de l'acheteur (le client), y compris le régime fiscal et les données de l'émetteur ; et le corps, avec le détail des lignes de facture, le récapitulatif par taux de TVA et les données de paiement. Une fois généré, le fichier XML est disponible en téléchargement direct depuis la fiche de la facture, avec un nom de fichier conforme à la convention IT+numéroTVA+numéroséquentiel, prêt à être transmis au SdI via les canaux activés par l'entreprise (PEC, service web ou intermédiaire).
Guide rapide
- Ouvrez la réparation terminée ou la vente enregistrée pour laquelle vous voulez émettre la facture et sélectionnez "Facture électronique".
- Vérifiez les données fiscales du client : numéro de TVA ou code fiscal, code destinataire ou PEC pour les entreprises.
- Contrôlez le détail des montants, les taux de TVA et la nature de l'exonération le cas échéant pour chaque ligne.
- Confirmez l'émission : Fixh IT génère le fichier XML conforme au SdI avec numérotation séquentielle automatique.
- Téléchargez aussi le PDF de courtoisie si vous voulez partager le montant avec le client dans un format lisible.
- Consultez à tout moment le statut de la facture (envoyée, acceptée, rejetée) depuis la liste des factures.
- En cas de rejet, corrigez les données indiquées par le motif de rejet et générez un nouvel envoi.
Cas d'usage réels
Une entreprise apporte dix PC professionnels pour maintenance : à la fin de l'intervention, le technicien génère la facture électronique directement depuis la réparation, avec les données du numéro de TVA de l'entreprise et le code destinataire déjà associés à la fiche client, sans avoir à les redemander.
Un indépendant apporte son propre smartphone pour un remplacement de batterie et demande expressément la facture plutôt que le ticket pour des raisons fiscales : le magasin génère la facture électronique liée à la réparation, avec le code fiscal du professionnel comme acheteur.
Une facture électronique est rejetée par le SdI en raison d'un code destinataire erroné : le magasin consulte le motif du rejet directement depuis la fiche du document, corrige la donnée client et régénère l'envoi sans avoir à reconstruire la facture de zéro.
Conseils et bonnes pratiques
Vérifiez toujours le code destinataire ou la PEC du client entreprise avant de confirmer l'émission : c'est la cause la plus fréquente de rejet par le SdI. Liez toujours la facture à la réparation ou à la vente d'origine, même lorsqu'il serait possible de l'émettre de manière autonome : conserver ce lien facilite grandement la recherche du document en cas de contrôle ou de demande du client. Vérifiez la nature de l'exonération de TVA le cas échéant (par exemple pour des opérations avec des clients étrangers ou des régimes spéciaux), car un taux ou une nature erronés figurent parmi les causes de rejet les plus fréquentes.
Erreurs courantes à éviter
La première erreur consiste à émettre un ticket de caisse au lieu d'une facture électronique lorsque le client est une entreprise qui l'a explicitement demandée : au moment de l'enregistrement en caisse, il est déjà possible de savoir si une facture est nécessaire, évitant de devoir revenir sur l'opération plus tard. Une autre erreur courante est d'ignorer pendant des jours une facture rejetée par le SdI, en la laissant dans cet état : chaque facture rejetée doit être corrigée et renvoyée dès que possible, car elle reste fiscalement invalide tant qu'elle n'est pas acceptée. Enfin, évitez de modifier manuellement le numéro séquentiel de la facture : le système le calcule automatiquement pour garantir la continuité numérique, une exigence vérifiée par le SdI.
Pour aller plus loin
- Factures fournisseurs reçues
- Importer des factures électroniques depuis un autre logiciel
- Exporter toutes les données de l'entreprise : réparations, documents, clients et tickets dans une archive ZIP
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le SdI rejette la facture ? Fixh IT affiche le motif du rejet sur la fiche du document : vous pouvez corriger les données et effectuer un nouvel envoi sans avoir à recréer la facture de zéro.
Puis-je émettre une facture sans la lier à une réparation ou une vente ? Oui, mais pour garder une comptabilité ordonnée et facile à consulter, il est recommandé de toujours la lier au document d'origine.
Puis-je facturer aussi bien des particuliers que des entreprises avec le même processus ? Oui, le processus est le même : seules les données fiscales requises changent, comme le code fiscal pour les particuliers ou le numéro de TVA et le code destinataire pour les entreprises.
Un PDF est-il aussi généré en plus du fichier XML ? Oui, un PDF de courtoisie lisible, utile pour l'archivage interne ou pour partager le montant avec le client.
La numérotation des factures est-elle automatique ? Oui, elle est séquentielle et calculée automatiquement sur le numéro le plus élevé déjà utilisé par l'entreprise, afin d'éviter les sauts ou les doublons.
Puis-je voir le statut d'envoi et d'acceptation à tout moment ? Oui, chaque facture affiche un statut à jour — envoyée, acceptée ou rejetée — visible depuis la liste des factures et la fiche du document individuel.
