Gdy klient odbiera właśnie naprawiony smartfon lub kupuje urządzenie w sklepie, gwarancja, którą mu oferujesz, liczy się tak samo jak sama naprawa: to ona uspokaja go, jeśli problem powróci w kolejnych tygodniach. Fixh IT automatycznie generuje certyfikat gwarancyjny w formacie PDF na podstawie danych zakończonej naprawy lub artykułu sprzedanego w kasie, z kodem QR prowadzącym do publicznej strony weryfikacji: klient może w każdej chwili sprawdzić ważność gwarancji, bez dzwonienia do sklepu czy szukania papierowego paragonu w szufladzie.
Dlaczego jest to ważne dla serwisu
W warsztacie naprawy smartfonów i komputerów gwarancja na naprawę jest często czynnikiem decydującym o tym, że klient wybiera właśnie ciebie, a nie sklep obok: wiedza, że jeśli właśnie wymieniony ekran odklei się po dziesięciu dniach, sklep naprawi go bez dodatkowych kosztów, to obietnica, którą trzeba sformalizować, a nie pozostawić na ustnym uzgodnieniu. Podobnie osoba sprzedająca urządzenia odnowione lub akcesoria chce móc udowodnić klientowi, miesiące później, że produkt był objęty gwarancją w momencie zakupu. Publicznie weryfikowalny certyfikat cyfrowy eliminuje wszelkie wątpliwości w tych kwestiach.
Jak to działa w praktyce
Gwarancja może powstać na dwa sposoby: przy wydaniu zakończonej naprawy lub przy sprzedaży już zarejestrowanej w kasie — w tym przypadku możesz wyszukać paragon referencyjny (po numerze, kliencie lub sprzedanym artykule) i automatycznie pobrać produkt, cenę i powiązanego klienta, bez ponownego wprowadzania czegokolwiek. Ustawiasz czas trwania ochrony (domyślnie 12 miesięcy, ale można go dostosować), a system generuje kolejny numer gwarancji i unikalny kod publiczny.
Wygenerowany PDF wyraźnie pokazuje napis "Gwarancja certyfikowana" oraz datę wygaśnięcia ochrony, kod QR i kod kreskowy prowadzące do publicznej strony weryfikacji dostępnej pod adresem /w/ i unikalnym kodem gwarancji: każdy, kto ma dokument w ręku — nawet klient, który zgubił oryginalny paragon, lub drugi właściciel po odsprzedaży — może zweryfikować jego autentyczność i aktualny status (aktywna, wygasła), po prostu skanując kod QR telefonem. Na końcu dokumentu dołączana jest również sekcja z warunkami gwarancji skonfigurowanymi przez firmę, dzięki czemu wszystkie warunki znajdują się w tym samym pliku PDF.
Każdy certyfikat pozostaje powiązany z naprawą lub sprzedażą źródłową oraz z kartą klienta: w swoim portalu klienta klient może odnaleźć wszystkie aktywne gwarancje bez przeszukiwania starych e-maili, a personel sklepu może szybko sprawdzić dane ochrony w przypadku zgłoszenia reklamacji.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Dokumenty > Gwarancja i utwórz nowy certyfikat.
- Wyszukaj paragon referencyjny, jeśli gwarancja dotyczy sprzedaży już zarejestrowanej w kasie, lub powiąż ją bezpośrednio z właśnie zakończoną naprawą.
- Sprawdź lub zmień czas trwania ochrony (domyślnie 12 miesięcy).
- Wygeneruj certyfikat: system przydziela kolejny numer i unikalny kod publiczny.
- Wręcz klientowi PDF, wydrukowany lub e-mailem, lub udostępnij go w jego portalu klienta.
- W przypadku zgłoszenia reklamacji sprawdź status z karty certyfikatu lub ze strony publicznej z kodem.
Rzeczywiste przypadki użycia
Klient odbiera smartfona po wymianie ekranu: przy wydaniu generowany jest certyfikat gwarancyjny na naprawę, z kodem QR wydrukowanym na paragonie. Trzy tygodnie później ekran dotykowy zaczyna źle reagować: klient skanuje kod QR, sprawdza, że gwarancja jest wciąż aktywna, i wraca do sklepu bez konieczności odnajdywania paragonu.
Sklep sprzedaje odnowionego iPhone'a: w momencie sprzedaży w kasie wyszukiwany jest właśnie wystawiony paragon, powiązany jest sprzedany produkt i generowany jest 12-miesięczny certyfikat gwarancyjny, który klient otrzymuje e-mailem wraz z paragonem zakupu.
Klient, który sześć miesięcy wcześniej kupił odnowiony laptop, odsprzedaje go znajomemu: przekazuje mu również certyfikat gwarancyjny z publicznym linkiem, który pozwala samodzielnie sprawdzić, ile miesięcy ochrony pozostało, bez konieczności kontaktowania się z pierwotnym sklepem.
Wskazówki i dobre praktyki
Zawsze generuj certyfikat w momencie wydania lub sprzedaży, nie później: odkładanie tego zwiększa ryzyko zapomnienia, zwłaszcza w najbardziej pracowite dni. Wydrukuj kod QR również na etykiecie do przyklejenia na opakowaniu lub samym urządzeniu, oprócz paragonu papierowego: sprawia to, że weryfikacja jest jeszcze bardziej natychmiastowa dla klienta. Dostosuj czas trwania ochrony do rodzaju naprawy: naprawa ekranu może mieć inną gwarancję niż wymiana baterii czy pełne odnowienie.
Częste błędy, których należy unikać
Pierwszym błędem jest generowanie certyfikatu z opóźnieniem po wydaniu, może "kiedy będzie czas": data rozpoczęcia musi pokrywać się z rzeczywistym wydaniem, w przeciwnym razie faktyczna ochrona zostaje przesunięta. Innym częstym błędem jest zapomnienie o powiązaniu certyfikatu z paragonem lub naprawą źródłową: bez tego powiązania tracisz możliwość szybkiego odnalezienia danych transakcji w przypadku sporu. Wreszcie, nie polegaj wyłącznie na pamięci, aby zapamiętać, które gwarancje są nadal aktywne: zawsze korzystaj z weryfikacji przez kod publiczny lub kartę certyfikatu, która automatycznie oblicza aktualny status.
Dowiedz się więcej
- Gwarancja naprawy online
- Przedłużenie gwarancji
- Archiwum napraw i dziennik zmian: pełna historia bez obciążania programu
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę ręcznie wypełniać dane certyfikatu gwarancyjnego? Nie, jeśli gwarancja dotyczy sprzedaży, możesz wyszukać paragon referencyjny, a dane zostaną pobrane automatycznie; jeśli dotyczy naprawy, powiązanie następuje bezpośrednio z zakończoną naprawą.
Czy klient może sprawdzić certyfikat bez pytania cię osobiście? Tak, może go zobaczyć online za pomocą kodu QR wydrukowanego na dokumencie, który prowadzi do publicznej strony weryfikacji, lub ze swojego portalu klienta.
Czy gwarancja jest powiązana zarówno z naprawami, jak i ze sprzedażą? Tak, certyfikat jest generowany zarówno dla zakończonych napraw, jak i sprzedaży dokonanych w kasie, z paragonem wyszukiwalnym po numerze, kliencie lub artykule.
Skąd wiem, czy gwarancja jest wciąż ważna? Status (aktywna lub wygasła) jest obliczany automatycznie na podstawie daty rozpoczęcia i ustawionego czasu trwania, i jest widoczny zarówno na karcie certyfikatu, jak i na publicznej stronie weryfikacji.
Czy mogę dostosować czas trwania gwarancji? Tak, system domyślnie proponuje 12 miesięcy, ale możesz go zmienić w zależności od rodzaju naprawy lub produktu.
Co się dzieje, jeśli urządzenie zostanie odsprzedane przez pierwszego klienta? Certyfikat pozostaje ważny dzięki kodowi publicznemu: każdy, kto posiada dokument, może zweryfikować jego autentyczność i pozostały okres ochrony, nawet drugi właściciel.
