Când un client cere un articol pe care nu-l ai în magazin, o husă specială, o piesă sau un smartphone recondiționat, cu comenzile clienților din Fixh IT înregistrezi cererea, încasezi avansul și urmărești comanda până la predare. Fără bilețele, fără apeluri uitate: fiecare comandă are starea ei, data estimată de sosire și calculul a ceea ce mai e de încasat.
De ce este important pentru un centru de service
Articolele la comandă sunt vânzări sigure, dar doar dacă nimic nu se pierde pe drum: comanda la furnizor trebuie făcută, avansul înregistrat, clientul anunțat când sosește marfa. Dacă le gestionezi verbal sau într-un caiet, mai devreme sau mai târziu un client rămâne fără răspuns sau un avans nu se potrivește cu casa. Cu un flux ghidat în program știi mereu ce e de comandat, ce e pe drum și ce e gata de predat.
În practică
Fiecare comandă trece prin stările De comandat, Comandată, Sosită și Predată, sau Anulată. Alegi clientul, adaugi articolele căutându-le în depozit sau ca rânduri libere, cu cantitate, preț cu TVA, cost opțional și furnizor, și setezi data estimată și avansul cerut. Avansul și restul de plată se încasează mereu de la casă, astfel încât ajung pe bon și în registrul de casă. La predare restul de plată scade articolele din stoc.
Cu Comandă la furnizor selectezi mai multe comenzi și adaugi articolele legate de depozit la o comandă de achiziție ciornă; când comanda este recepționată în depozit, comenzile clienților trec singure la „Sosită”. Clientul poate fi anunțat pe email sau cu un mesaj WhatsApp gata pregătit și are un link personal pentru a vedea starea comenzii. Poți tipări chitanța PDF, poți deschide o comandă direct dintr-o reparație cu „Comandă piesa” și le găsești pe toate în profilul clientului.
Ghid rapid
- Deschide Documente > Comenzi clienți și creează o comandă nouă.
- Alege clientul și adaugă articolele, din depozit sau ca rânduri libere.
- Indică data estimată de sosire și avansul cerut, apoi salvează.
- Încasează avansul de la casă cu „Încasează avansul”.
- Comandă la furnizor sau marchează comanda ca fiind comandată.
- Când sosește marfa, marcheaz-o ca sosită și anunță clientul.
- La predare folosește „Predă și încasează restul”.
Cazuri de utilizare reale
Un client vrea un iPhone recondiționat într-o culoare pe care n-o ai: înregistrezi comanda cu 50 € avans, o adaugi la comanda furnizorului, iar la recepție clientul primește un mesaj WhatsApp cu linkul de stare.
În timpul unei reparații e nevoie de o piesă rară: din fișă folosești „Comandă piesa” și comanda rămâne legată de reparație.
Lunea filtrezi comenzile „Întârziate” și suni furnizorii care încă nu au livrat.
Sfaturi și bune practici
Leagă articolele de depozit ori de câte ori se poate: intră în comanda la furnizor și se scad din stoc la predare. Pune o dată estimată realistă, ca filtrul întârzierilor să fie de încredere și alertele inteligente să-ți amintească sosirile zilei. Cere avans pentru articolele speciale: reduce comenzile abandonate.
Greșeli frecvente de evitat
Nu încasa avansuri în afara casei: comanda n-ar ști cât s-a plătit deja. Nu marca drept predată o comandă cu rest de plată neîncasat. Dacă anulezi o comandă deja plătită, rambursarea se face de la casă prin stornarea bonului.
Întrebări frecvente
Poate clientul să verifice singur starea? Da, cu linkul personal al comenzii vede articolele, totalul, suma plătită, restul și data estimată.
Pot comanda articole care nu sunt în depozit? Da, cu rânduri libere; ca să intre într-o comandă la furnizor e mai bine să le legi de un produs din catalog.
Cum anunț clientul? Cu un email sau un mesaj WhatsApp precompletat, din butonul „Anunță clientul”.
Pot tipări o chitanță? Da, fiecare comandă are o chitanță PDF de tipărit sau de înmânat.
