Quando um cliente pede um artigo que não tem na loja, uma capa especial, uma peça ou um smartphone recondicionado, com as encomendas de clientes da Fixh IT regista o pedido, recebe o sinal e acompanha a encomenda até à entrega. Sem papelinhos nem chamadas esquecidas: cada encomenda tem o seu estado, a data prevista de chegada e a conta do que falta receber.
Porque é importante para um centro de assistência
Os artigos por encomenda são vendas seguras, mas só se nada se perder pelo caminho: é preciso fazer a encomenda ao fornecedor, registar o sinal e avisar o cliente quando a mercadoria chega. Se o gerir de boca ou num caderno, mais cedo ou mais tarde um cliente fica sem resposta ou um sinal não bate com a caixa. Com um fluxo guiado no software sabe sempre o que há para encomendar, o que está a caminho e o que está pronto a entregar.
Na prática
Cada encomenda passa pelos estados Por encomendar, Encomendada, Chegou e Entregue, ou Cancelada. Escolhe o cliente, adiciona os artigos procurando-os no armazém ou como linhas livres, com quantidade, preço com IVA, custo opcional e fornecedor, e define a data prevista e o sinal pedido. O sinal e o restante recebem-se sempre na caixa, ficando assim no talão e no diário de caixa. Na entrega o pagamento do restante dá saída dos artigos do armazém.
Com Encomendar ao fornecedor seleciona várias encomendas e adiciona os artigos ligados ao armazém a uma encomenda de compra em rascunho; quando é recebida no armazém, as encomendas de clientes passam sozinhas a "Chegou". O cliente pode ser avisado por email ou com uma mensagem de WhatsApp já pronta e tem um link pessoal para ver o estado da encomenda. Pode imprimir o talão em PDF, abrir uma encomenda diretamente a partir de uma reparação com "Encomendar peça" e encontrá-las todas no perfil do cliente.
Guia rápido
- Abra Documentos > Encomendas de clientes e crie uma nova encomenda.
- Escolha o cliente e adicione os artigos, do armazém ou como linhas livres.
- Indique a data prevista de chegada e o sinal pedido e guarde.
- Receba o sinal na caixa com "Receber sinal".
- Encomende ao fornecedor ou marque a encomenda como encomendada.
- Quando a mercadoria chegar, marque-a como chegada e avise o cliente.
- Na entrega use "Entregar e receber restante".
Casos de uso reais
Um cliente quer um iPhone recondicionado numa cor que não tem: regista a encomenda com 50 € de sinal, adiciona-a à encomenda do fornecedor e, na receção, o cliente recebe uma mensagem de WhatsApp com o link do estado.
Durante uma reparação é preciso uma peça rara: na ficha usa "Encomendar peça" e a encomenda fica ligada à reparação.
À segunda-feira filtra as encomendas "Atrasadas" e liga aos fornecedores que ainda não entregaram.
Conselhos e boas práticas
Ligue sempre os artigos ao armazém quando possível: entram na encomenda ao fornecedor e saem do stock na entrega. Defina uma data prevista realista, para que o filtro dos atrasos seja fiável e os avisos inteligentes lhe lembrem as chegadas do dia. Peça sinal nos artigos especiais: reduz as encomendas abandonadas.
Erros comuns a evitar
Não receba sinais fora da caixa: a encomenda não saberia quanto já foi pago. Não marque como entregue uma encomenda com restante por receber. Se cancelar uma encomenda já paga, lembre-se de que o reembolso se faz na caixa com a anulação do talão.
Perguntas frequentes
O cliente pode consultar o estado sozinho? Sim, com o link pessoal da encomenda vê artigos, total, valor pago, restante e data prevista.
Posso encomendar artigos que não tenho no armazém? Sim, com linhas livres; para os incluir numa encomenda ao fornecedor convém ligá-los a um produto do catálogo.
Como aviso o cliente? Com um email ou uma mensagem de WhatsApp já preenchida, a partir do botão "Avisar o cliente".
Posso imprimir um talão? Sim, cada encomenda tem um talão em PDF para imprimir ou entregar.
