Gdy klient prosi o artykuł, którego nie masz w sklepie – nietypowe etui, część albo odnowiony smartfon – zamówienia klientów w Fixh IT pozwalają zarejestrować prośbę, przyjąć zaliczkę i śledzić zamówienie aż do wydania. Bez karteczek i zapomnianych telefonów: każde zamówienie ma status, przewidywaną datę dostawy i wyliczenie, ile zostało do zapłaty.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Artykuły na zamówienie to pewna sprzedaż, ale tylko gdy nic nie zginie po drodze: trzeba złożyć zamówienie u dostawcy, zapisać zaliczkę i powiadomić klienta o dostawie. Jeśli robisz to ustnie lub w zeszycie, prędzej czy później klient zostanie bez odpowiedzi albo zaliczka nie zgodzi się z kasą. Z prowadzonym procesem w programie zawsze wiesz, co trzeba zamówić, co jest w drodze, a co gotowe do wydania.
W praktyce
Każde zamówienie przechodzi przez statusy Do zamówienia, Zamówione, Dostarczone i Wydane albo Anulowane. Wybierasz klienta, dodajesz artykuły z magazynu lub jako pozycje wolne, z ilością, ceną brutto, opcjonalnym kosztem i dostawcą, i ustawiasz przewidywaną datę oraz wymaganą zaliczkę. Zaliczkę i dopłatę zawsze przyjmuje się w kasie, dzięki czemu trafiają na paragon i do raportu kasowego. Przy wydaniu dopłata zdejmuje artykuły ze stanu magazynu.
Funkcją Zamów u dostawcy zaznaczasz kilka zamówień i dodajesz artykuły powiązane z magazynem do roboczego zamówienia zakupu; gdy zostanie przyjęte na magazyn, zamówienia klientów same przechodzą na „Dostarczone”. Klienta można powiadomić e-mailem lub gotową wiadomością WhatsApp, a on ma osobisty link do podglądu statusu. Możesz wydrukować potwierdzenie PDF, utworzyć zamówienie bezpośrednio z naprawy przyciskiem „Zamów część” i znaleźć wszystkie w profilu klienta.
Szybki przewodnik
- Otwórz Dokumenty > Zamówienia klientów i utwórz nowe zamówienie.
- Wybierz klienta i dodaj artykuły z magazynu lub jako pozycje wolne.
- Podaj przewidywaną datę dostawy i wymaganą zaliczkę, a następnie zapisz.
- Przyjmij zaliczkę w kasie przyciskiem „Przyjmij zaliczkę”.
- Zamów u dostawcy lub oznacz zamówienie jako zamówione.
- Gdy towar dotrze, oznacz je jako dostarczone i powiadom klienta.
- Przy wydaniu użyj „Wydaj i przyjmij dopłatę”.
Rzeczywiste przypadki użycia
Klient chce odnowionego iPhone'a w kolorze, którego nie masz: rejestrujesz zamówienie z zaliczką 50 €, dodajesz je do zamówienia u dostawcy, a po przyjęciu towaru klient dostaje wiadomość WhatsApp z linkiem do statusu.
Podczas naprawy potrzebna jest rzadka część: z karty naprawy używasz „Zamów część” i zamówienie pozostaje z nią powiązane.
W poniedziałek filtrujesz zamówienia „Opóźnione” i dzwonisz do dostawców, którzy jeszcze nie dostarczyli.
Wskazówki i dobre praktyki
Gdy to możliwe, zawsze łącz artykuły z magazynem: trafiają do zamówienia u dostawcy i są zdejmowane ze stanu przy wydaniu. Ustaw realistyczną datę, aby filtr opóźnień był wiarygodny, a inteligentne alerty przypominały o dzisiejszych dostawach. Przy nietypowych artykułach pobieraj zaliczkę: zmniejsza to liczbę porzuconych zamówień.
Częste błędy, których należy unikać
Nie przyjmuj zaliczek poza kasą: zamówienie nie wiedziałoby, ile już zapłacono. Nie oznaczaj jako wydanego zamówienia z nieopłaconą dopłatą. Jeśli anulujesz już opłacone zamówienie, pamiętaj, że zwrot robi się w kasie przez anulowanie paragonu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy klient może sam sprawdzić status? Tak, przez osobisty link widzi artykuły, sumę, zapłaconą kwotę, pozostałą kwotę i przewidywaną datę.
Czy mogę zamówić artykuły, których nie mam w magazynie? Tak, jako pozycje wolne; aby trafiły do zamówienia u dostawcy, lepiej powiązać je z produktem z katalogu.
Jak powiadomić klienta? E-mailem lub gotową wiadomością WhatsApp, przyciskiem „Powiadom klienta”.
Czy mogę wydrukować potwierdzenie? Tak, każde zamówienie ma potwierdzenie PDF do wydruku lub przekazania.
