Quand un client demande un article que vous n'avez pas en boutique, une coque particulière, une pièce ou un smartphone reconditionné, les commandes clients de Fixh IT vous permettent d'enregistrer la demande, d'encaisser l'acompte et de suivre la commande jusqu'à la remise. Plus de bouts de papier ni d'appels oubliés : chaque commande a son statut, sa date d'arrivée prévue et le décompte de ce qui reste à encaisser.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Les articles sur commande sont des ventes sûres, à condition que rien ne se perde : la commande fournisseur doit être passée, l'acompte enregistré, le client prévenu quand la marchandise arrive. Si vous gérez cela à l'oral ou dans un cahier, tôt ou tard un client reste sans réponse ou un acompte ne correspond plus à la caisse. Avec un flux guidé dans le logiciel, vous savez toujours ce qui est à commander, ce qui est en route et ce qui est prêt à remettre.
En pratique
Chaque commande passe par les statuts À commander, Commandée, Arrivée et Remise, ou Annulée. Vous choisissez le client, ajoutez les articles en les cherchant dans l'entrepôt ou en lignes libres, avec quantité, prix TTC, coût éventuel et fournisseur, puis fixez la date prévue et l'acompte demandé. L'acompte et le solde s'encaissent toujours à la caisse, pour figurer sur le ticket et dans le journal de caisse. À la remise, le solde déstocke les articles.
Avec Commander au fournisseur, vous sélectionnez plusieurs commandes et ajoutez les articles liés à l'entrepôt à un bon de commande en brouillon ; quand il est réceptionné, les commandes clients passent automatiquement à « Arrivée ». Le client peut être prévenu par e-mail ou par un message WhatsApp prêt à l'envoi et dispose d'un lien personnel pour suivre sa commande. Vous pouvez imprimer le reçu PDF, ouvrir une commande directement depuis une réparation avec « Commander la pièce » et toutes les retrouver dans le profil client.
Guide rapide
- Ouvrez Documents > Commandes clients et créez une nouvelle commande.
- Choisissez le client et ajoutez les articles, depuis l'entrepôt ou en lignes libres.
- Indiquez la date d'arrivée prévue et l'acompte demandé, puis enregistrez.
- Encaissez l'acompte à la caisse avec « Encaisser l'acompte ».
- Commandez au fournisseur ou marquez la commande comme commandée.
- À l'arrivée de la marchandise, marquez-la arrivée et prévenez le client.
- À la remise, utilisez « Remettre et encaisser le solde ».
Cas d'usage réels
Un client veut un iPhone reconditionné dans une couleur que vous n'avez pas : vous enregistrez la commande avec 50 € d'acompte, l'ajoutez à la commande fournisseur et, à la réception, le client reçoit un message WhatsApp avec le lien de suivi.
Pendant une réparation, une pièce rare est nécessaire : depuis la fiche vous utilisez « Commander la pièce » et la commande reste liée à la réparation.
Le lundi, vous filtrez les commandes « En retard » et appelez les fournisseurs qui n'ont pas encore livré.
Conseils et bonnes pratiques
Liez les articles à l'entrepôt dès que possible : ils entrent dans la commande fournisseur et sont déstockés à la remise. Fixez une date prévue réaliste, pour que le filtre des retards soit fiable et que les alertes intelligentes vous rappellent les arrivées du jour. Demandez un acompte sur les articles particuliers : cela réduit les commandes abandonnées.
Erreurs courantes à éviter
N'encaissez pas d'acompte en dehors de la caisse : la commande ne saurait pas combien a déjà été payé. Ne marquez pas comme remise une commande dont le solde reste à encaisser. Si vous annulez une commande déjà payée, le remboursement se fait à la caisse par l'annulation du ticket.
Questions fréquentes
Le client peut-il suivre l'état lui-même ? Oui, avec le lien personnel de la commande il voit les articles, le total, le montant payé, le reste dû et la date prévue.
Puis-je commander des articles absents de l'entrepôt ? Oui, avec des lignes libres ; pour les inclure dans une commande fournisseur, mieux vaut les lier à un produit du catalogue.
Comment prévenir le client ? Par e-mail ou par un message WhatsApp prérempli, depuis le bouton « Prévenir le client ».
Puis-je imprimer un reçu ? Oui, chaque commande a un reçu PDF à imprimer ou à remettre.
