Cuando un cliente pide un artículo que no tienes en la tienda, una funda especial, un repuesto o un smartphone reacondicionado, con los encargos de clientes de Fixh IT registras la solicitud, cobras la señal y sigues el pedido hasta la entrega. Sin papelitos ni llamadas olvidadas: cada encargo tiene su estado, la fecha prevista de llegada y la cuenta de lo que queda por cobrar.
Por qué es importante para un centro de servicio
Los artículos por encargo son ventas seguras, pero solo si nada se pierde por el camino: hay que hacer el pedido al proveedor, registrar la señal y avisar al cliente cuando llega la mercancía. Si lo gestionas de palabra o en una libreta, antes o después un cliente se queda sin respuesta o una señal no cuadra con la caja. Con un flujo guiado en el software sabes siempre qué hay que pedir, qué está en camino y qué está listo para entregar.
En la práctica
Cada encargo pasa por los estados Por pedir, Pedido, Recibido y Entregado, o Anulado. Eliges al cliente, añades los artículos buscándolos en el almacén o como líneas libres, con cantidad, precio con IVA, coste opcional y proveedor, y fijas la fecha prevista y la señal requerida. La señal y el saldo se cobran siempre desde la caja, así quedan en el ticket y en el libro de caja. En la entrega el saldo descuenta los artículos del almacén.
Con Pedir al proveedor seleccionas varios encargos y añades los artículos vinculados al almacén a un pedido de compra en borrador; cuando el pedido se recibe en el almacén, los encargos pasan solos a "Recibido". El cliente puede recibir el aviso por email o con un mensaje de WhatsApp ya preparado y tiene un enlace personal para ver el estado de su encargo. Puedes imprimir el resguardo en PDF, abrir un encargo directamente desde una reparación con "Pedir pieza" y encontrarlos todos en el perfil del cliente.
Paso a paso
- Abre Documentos > Encargos de clientes y crea un nuevo encargo.
- Elige al cliente y añade los artículos, del almacén o como líneas libres.
- Indica la fecha prevista de llegada y la señal requerida, y guarda.
- Cobra la señal desde la caja con "Cobrar señal".
- Pide al proveedor o marca el encargo como pedido.
- Cuando llegue la mercancía, márcalo como recibido y avisa al cliente.
- En la entrega usa "Entregar y cobrar saldo".
Casos de uso reales
Un cliente quiere un iPhone reacondicionado en un color que no tienes: registras el encargo con 50 € de señal, lo añades al pedido del proveedor y al recibirlo el cliente recibe un WhatsApp con el enlace al estado.
Durante una reparación hace falta un repuesto poco común: desde la ficha usas "Pedir pieza" y el encargo queda vinculado a la reparación.
El lunes filtras los encargos "Con retraso" y llamas a los proveedores que aún no han entregado.
Consejos y buenas prácticas
Vincula siempre los artículos al almacén cuando sea posible: entran en el pedido al proveedor y se descuentan en la entrega. Pon una fecha prevista realista, así el filtro de retrasos es fiable y los avisos inteligentes te recuerdan las llegadas del día. Pide señal en los artículos especiales: reduce los encargos abandonados.
Errores comunes que evitar
No cobres señales fuera de la caja: el encargo no sabría cuánto se ha pagado ya. No marques como entregado un encargo con saldo pendiente. Si anulas un encargo ya pagado, recuerda que el reembolso se hace desde la caja anulando el ticket.
Preguntas frecuentes
¿El cliente puede consultar el estado por su cuenta? Sí, con el enlace personal del encargo ve artículos, total, importe pagado, pendiente y fecha prevista.
¿Puedo encargar artículos que no tengo en el almacén? Sí, con líneas libres; para incluirlos en un pedido al proveedor conviene vincularlos a un producto del catálogo.
¿Cómo aviso al cliente? Con un email o un mensaje de WhatsApp ya rellenado, desde el botón "Avisar al cliente".
¿Puedo imprimir un resguardo? Sí, cada encargo tiene un resguardo en PDF para imprimir o entregar.
