Fragt ein Kunde nach einem Artikel, den Sie nicht vorrätig haben – einer besonderen Hülle, einem Ersatzteil oder einem generalüberholten Smartphone –, erfassen Sie mit den Kundenbestellungen von Fixh IT die Anfrage, kassieren die Anzahlung und verfolgen die Bestellung bis zur Übergabe. Keine Zettel, keine vergessenen Anrufe: Jede Bestellung hat ihren Status, das erwartete Lieferdatum und den offenen Restbetrag.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
Bestellartikel sind sichere Verkäufe, aber nur, wenn unterwegs nichts verloren geht: Die Lieferantenbestellung muss aufgegeben, die Anzahlung erfasst und der Kunde bei Eingang informiert werden. Wer das mündlich oder in einem Heft erledigt, hat früher oder später einen Kunden ohne Antwort oder eine Anzahlung, die nicht zur Kasse passt. Mit einem geführten Ablauf in der Software wissen Sie immer, was zu bestellen ist, was unterwegs ist und was zur Übergabe bereitliegt.
In der Praxis
Jede Bestellung durchläuft die Status Zu bestellen, Bestellt, Eingetroffen und Übergeben oder Storniert. Sie wählen den Kunden, fügen Artikel aus dem Lager oder als freie Positionen hinzu, mit Menge, Bruttopreis, optionalen Kosten und Lieferant, und legen das erwartete Datum und die erforderliche Anzahlung fest. Anzahlung und Restzahlung werden immer an der Kasse kassiert und erscheinen so auf dem Beleg und im Kassenbuch. Bei der Übergabe bucht die Restzahlung die Artikel aus dem Lager aus.
Mit Beim Lieferanten bestellen wählen Sie mehrere Bestellungen aus und fügen die mit dem Lager verknüpften Artikel einer Einkaufsbestellung im Entwurf hinzu; wird sie im Lager empfangen, wechseln die Kundenbestellungen automatisch auf „Eingetroffen“. Der Kunde kann per E-Mail oder mit einer fertigen WhatsApp-Nachricht benachrichtigt werden und hat einen persönlichen Link, um den Status zu sehen. Sie können den PDF-Beleg drucken, eine Bestellung mit „Teil bestellen“ direkt aus einer Reparatur anlegen und alle im Kundenprofil finden.
Kurzanleitung
- Öffnen Sie Dokumente > Kundenbestellungen und legen Sie eine neue Bestellung an.
- Wählen Sie den Kunden und fügen Sie Artikel aus dem Lager oder als freie Positionen hinzu.
- Geben Sie erwartetes Lieferdatum und erforderliche Anzahlung an und speichern Sie.
- Kassieren Sie die Anzahlung mit „Anzahlung kassieren“ an der Kasse.
- Bestellen Sie beim Lieferanten oder markieren Sie die Bestellung als bestellt.
- Bei Wareneingang markieren Sie sie als eingetroffen und benachrichtigen den Kunden.
- Bei der Übergabe verwenden Sie „Übergeben und Restbetrag kassieren“.
Reale Anwendungsfälle
Ein Kunde möchte ein generalüberholtes iPhone in einer Farbe, die Sie nicht haben: Sie erfassen die Bestellung mit 50 € Anzahlung, fügen sie der Lieferantenbestellung hinzu und bei Eingang erhält der Kunde eine WhatsApp-Nachricht mit dem Status-Link.
Während einer Reparatur wird ein seltenes Teil gebraucht: Im Datensatz nutzen Sie „Teil bestellen“, und die Bestellung bleibt mit der Reparatur verknüpft.
Am Montag filtern Sie „Verspätete“ Bestellungen und rufen die Lieferanten an, die noch nicht geliefert haben.
Tipps und bewährte Praktiken
Verknüpfen Sie Artikel wann immer möglich mit dem Lager: Sie gelangen in die Lieferantenbestellung und werden bei Übergabe ausgebucht. Setzen Sie ein realistisches Datum, damit der Verspätungsfilter zuverlässig ist und die intelligenten Hinweise Sie an die Eingänge des Tages erinnern. Verlangen Sie bei Sonderartikeln eine Anzahlung: Das reduziert nicht abgeholte Bestellungen.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Kassieren Sie Anzahlungen nicht außerhalb der Kasse: Die Bestellung wüsste nicht, wie viel bereits bezahlt wurde. Markieren Sie keine Bestellung mit offenem Restbetrag als übergeben. Stornieren Sie eine bereits bezahlte Bestellung, erfolgt die Erstattung an der Kasse über die Stornierung des Belegs.
Häufig gestellte Fragen
Kann der Kunde den Status selbst prüfen? Ja, über den persönlichen Link sieht er Artikel, Gesamtbetrag, bezahlten Betrag, Restbetrag und erwartetes Datum.
Kann ich Artikel bestellen, die nicht im Lager sind? Ja, mit freien Positionen; um sie in eine Lieferantenbestellung aufzunehmen, verknüpfen Sie sie besser mit einem Katalogprodukt.
Wie benachrichtige ich den Kunden? Per E-Mail oder mit einer vorausgefüllten WhatsApp-Nachricht über die Schaltfläche „Kunden benachrichtigen“.
Kann ich einen Beleg drucken? Ja, jede Bestellung hat einen PDF-Beleg zum Drucken oder Aushändigen.
