عندما يطلب عميل منتجًا غير متوفر في متجرك، كغطاء خاص أو قطعة غيار أو هاتف مُجدَّد، تتيح لك طلبات العملاء في Fixh IT تسجيل الطلب وتحصيل العربون ومتابعة الطلب حتى التسليم. لا أوراق متفرقة ولا مكالمات منسية: لكل طلب حالته وتاريخ الوصول المتوقع وحساب ما تبقى للتحصيل.
لماذا هذا مهم لمركز الصيانة
المنتجات حسب الطلب مبيعات مضمونة، بشرط ألا يضيع شيء في الطريق: يجب إرسال الطلب إلى المورد، وتسجيل العربون، وإبلاغ العميل عند وصول البضاعة. إذا أدرت ذلك شفهيًا أو في دفتر، فعاجلًا أو آجلًا سيبقى عميل دون رد أو لن يتطابق عربون مع الصندوق. ومع مسار موجَّه في النظام تعرف دائمًا ما يجب طلبه، وما هو في الطريق، وما هو جاهز للتسليم.
من الناحية العملية
يمر كل طلب بالحالات للطلب، وتم الطلب، ووصل، وتم التسليم، أو ملغى. تختار العميل، وتضيف المنتجات بالبحث في المخزن أو كبنود حرة، مع الكمية والسعر شاملًا الضريبة والتكلفة الاختيارية والمورد، وتحدد التاريخ المتوقع والعربون المطلوب. يُحصَّل العربون والباقي دائمًا من الصندوق، فيظهران في الإيصال وفي دفتر الصندوق. وعند التسليم يُخرج دفع الباقي المنتجات من المخزن.
بخيار اطلب من المورد تحدد عدة طلبات وتضيف المنتجات المرتبطة بالمخزن إلى أمر شراء بصيغة مسودة؛ وعند استلامه في المخزن تنتقل طلبات العملاء تلقائيًا إلى "وصل". يمكن إبلاغ العميل بالبريد الإلكتروني أو برسالة واتساب جاهزة، ولديه رابط شخصي لمعرفة حالة طلبه. يمكنك طباعة الإيصال بصيغة PDF، وفتح طلب مباشرة من إصلاح عبر "اطلب القطعة"، والعثور على كل الطلبات في ملف العميل.
دليل سريع
- افتح المستندات > طلبات العملاء وأنشئ طلبًا جديدًا.
- اختر العميل وأضف المنتجات من المخزن أو كبنود حرة.
- حدد تاريخ الوصول المتوقع والعربون المطلوب، ثم احفظ.
- حصّل العربون من الصندوق عبر "تحصيل العربون".
- اطلب من المورد أو علّم الطلب كمطلوب.
- عند وصول البضاعة علّمه كواصل وأبلغ العميل.
- عند التسليم استخدم "تسليم وتحصيل الباقي".
حالات استخدام حقيقية
يريد عميل هاتف iPhone مُجدَّدًا بلون غير متوفر لديك: تسجّل الطلب بعربون 50 €، وتضيفه إلى طلب المورد، وعند الاستلام يتلقى العميل رسالة واتساب برابط الحالة.
أثناء إصلاح تحتاج إلى قطعة نادرة: من البطاقة تستخدم "اطلب القطعة" ويبقى الطلب مرتبطًا بالإصلاح.
يوم الاثنين تصفّي الطلبات "المتأخرة" وتتصل بالموردين الذين لم يسلّموا بعد.
نصائح وأفضل الممارسات
اربط المنتجات بالمخزن كلما أمكن: فهي تدخل في طلب المورد وتُخرج من المخزن عند التسليم. حدّد تاريخًا متوقعًا واقعيًا ليكون مرشح التأخير موثوقًا ولتذكّرك التنبيهات الذكية بوصولات اليوم. اطلب عربونًا على المنتجات الخاصة: فهذا يقلل الطلبات المتروكة.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
لا تحصّل العربون خارج الصندوق: فلن يعرف الطلب كم دُفع بالفعل. لا تعلّم طلبًا كمُسلَّم وما زال عليه مبلغ لم يُحصَّل. وإذا ألغيت طلبًا مدفوعًا، فتذكّر أن الاسترداد يتم من الصندوق بإلغاء الإيصال.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع العميل التحقق من الحالة بنفسه؟ نعم، عبر الرابط الشخصي للطلب يرى المنتجات والإجمالي والمبلغ المدفوع والمتبقي والتاريخ المتوقع.
هل يمكنني طلب منتجات غير موجودة في المخزن؟ نعم، كبنود حرة؛ ولإدراجها في طلب للمورد يُفضَّل ربطها بمنتج من الكتالوج.
كيف أبلغ العميل؟ برسالة بريد إلكتروني أو رسالة واتساب معبأة مسبقًا، من زر "إبلاغ العميل".
هل يمكنني طباعة إيصال؟ نعم، لكل طلب إيصال PDF للطباعة أو التسليم.
