Din Administrare > Stări reparație poți defini fluxul de lucru al laboratorului tău, creând stări personalizate precum "Acceptată", "În diagnosticare" sau "Gata de ridicare". Este unul dintre primele lucruri de configurat imediat după crearea companiei, deoarece fără stări configurate nu poți organiza corect reparațiile în secțiunea Laborator. Este baza pe care se construiește întreaga gestionare a fluxului de reparații într-un centru de reparații smartphone-uri și PC-uri.
De ce este important pentru un centru de service
Un laborator de reparații care funcționează fără stări clare cade rapid în haos: un tehnician reparator nu știe dacă un dispozitiv a fost deja diagnosticat, un coleg de la tejghea nu știe dacă îl poate preda clientului, iar proprietarul nu are cum să măsoare cât timp durează, în medie, ca o reparație de smartphone sau o reparație de PC să treacă dintr-o fază în alta. Stările de reparație personalizate rezolvă această problemă oferind fiecărei etape a fluxului de lucru un nume, o culoare și o poziție precisă, astfel încât oricine din echipă, dintr-o singură privire asupra listei de reparații, să știe exact în ce stadiu se află fiecare tichet. Este același principiu folosit de sistemele de gestionare pe coloane (kanban), aplicat specific lumii reparațiilor.
În practică
Fiecare stare de reparație are un nume liber, o culoare de fundal și o culoare a textului pentru a fi recunoscută dintr-o privire în liste și panouri, precum și o poziție (ordine) în cadrul fluxului de lucru general. Pe lângă aceste atribute vizuale, unei stări i se poate atribui o funcție specială dintr-o listă predefinită: preluată de client, preluată de magazin, reparație finalizată, dispozitiv ridicat, reparație în garanție, sau cerere de intervenție. Aceste funcții permit restului programului să recunoască automat, de exemplu, care reparații sunt cu adevărat finalizate sau care încă așteaptă să fie ridicate, fără a fi nevoie să deducă acest lucru doar din numele stării. Fiecare funcție specială poate fi atribuită unei singure stări per companie, pentru a evita ambiguitățile.
Fiecare stare poate avea, de asemenea, un număr de zile de scadență prevăzute (folosit pentru a calcula automat data estimată de predare în mesajele către client) și un text de notificare personalizat, asociat cu patru comutatoare independente pentru email, WhatsApp, SMS și Telegram: poți decide, canal cu canal, dacă o anumită stare trebuie să notifice clientul sau nu. Când ștergi sau modifici o stare deja folosită de reparații existente, sistemul afișează câte reparații se află în prezent în acea stare (in_use_count), astfel încât să poți evalua în cunoștință de cauză impactul modificării înainte de a o confirma.
Ghid rapid
- Mergi la Administrare > Stări reparație.
- Apasă pe Stare nouă și atribuie un nume clar (ex. "În lucru", "Așteptare piesă", "Gata de ridicare").
- Alege o culoare de fundal și o culoare a textului pentru a recunoaște starea în liste și panouri.
- Stabilește poziția stării în cadrul fluxului de lucru general.
- Dacă starea reprezintă un moment cheie (ex. reparație finalizată sau dispozitiv ridicat), atribuie-i funcția specială corespunzătoare.
- Setează zilele de scadență prevăzute, dacă vrei ca sistemul să le folosească pentru a calcula data estimată de predare.
- Scrie textul notificării și activează canalele pe care vrei să le folosești: email, WhatsApp, SMS, Telegram.
- Salvează starea: din acest moment este disponibilă pentru toate reparațiile din Laborator.
Cazuri de utilizare reale
Un centru de service distinge reparațiile interne de cele în garanție creând stări separate cu culori diferite (de exemplu verde pentru reparațiile standard, albastru pentru cele în garanție), astfel încât o singură privire asupra listei este suficientă pentru a înțelege ce tichete necesită o gestionare economică diferită.
Un laborator atribuie funcția specială "Reparație finalizată" stării "Gata de ridicare" și funcția "Dispozitiv ridicat" stării finale "Predată": astfel, statisticile companiei privind timpii medii de reparație și reparațiile finalizate rămân întotdeauna coerente, indiferent de cum a numit personalul stările intermediare.
O companie cu multe reparații complexe de PC creează o stare "Diagnosticare avansată" cu o scadență prevăzută de 3 zile și notificare doar prin email și Telegram, rezervând SMS-ul și termene mai scurte pentru starea "Gata de ridicare", cea mai urgentă de comunicat clientului.
Sfaturi și bune practici
Configurează stările de reparație ca prim lucru după crearea companiei: este mult mai simplu să pornești cu un flux clar decât să reorganizezi ulterior sute de reparații deja deschise. Folosește culori diferite pentru fazele diferite ale fluxului (de exemplu galben pentru așteptare piesă, verde pentru gata de ridicare), astfel încât personalul să recunoască starea dintr-o privire, fără a fi nevoit să citească numele. Atribuie întotdeauna funcțiile speciale stărilor care reprezintă momentele cheie ale fluxului, astfel încât statisticile companiei să rămână fiabile chiar și atunci când redenumești stările în timp.
Greșeli frecvente de evitat
Nu crea prea multe stări aproape identice între ele: un flux cu zeci de stări aproape identice derutează personalul mai mult decât îl ajută. Nu uita să atribui funcția specială "reparație finalizată" sau "dispozitiv ridicat" stărilor corecte: fără ele, unele statistici și automatizări ale programului ar putea să nu recunoască corect reparațiile finalizate. Fii atent înainte de a șterge o stare deja folosită de multe reparații: verifică întotdeauna numărul de reparații asociate (in_use_count) înainte de a continua.
Află mai multe
- Alerte inteligente: reparații blocate, dispozitive neridicate și programările zilei
- Fixh Assistant: chatbotul WhatsApp cu Fixh AI pentru service-ul tău
- Statisticile reparațiilor: timpi de predare, încasări, tehnicieni și dispozitivele cele mai reparate
Întrebări frecvente
Câte stări pot crea? Câte are nevoie fluxul tău de lucru: le poți adăuga, edita sau reordona oricând.
Trebuie să configurez stările imediat după crearea companiei? Da, este recomandat să faci asta primul lucru: fără stări configurate nu poți organiza corect reparațiile în secțiunea Laborator.
La ce folosește "funcția specială" a unei stări? Permite programului să recunoască automat rolul unei stări în flux (ex. reparație finalizată, dispozitiv ridicat, reparație în garanție), utilă pentru statistici și automatizări care nu depind de numele ales pentru stare.
Pot reordona ulterior stările existente? Da, poți schimba oricând ordinea, numele sau culoarea unei stări deja create: reparațiile deja atribuite acelei stări rămân corect asociate.
Ce se întâmplă dacă încerc să șterg o stare folosită de mai multe reparații? Sistemul afișează câte reparații se află în prezent în acea stare, astfel încât să poți evalua impactul înainte de a confirma ștergerea.
Pot activa doar unele canale de notificare pentru o stare? Da, fiecare stare are patru comutatoare independente (email, WhatsApp, SMS, Telegram): poți activa doar unele dintre ele în funcție de cât de importantă este acea stare pentru client.
