Em Administração > Estados de reparação pode definir o fluxo de trabalho do seu laboratório, criando estados personalizados como "Aceite", "Em diagnóstico" ou "Pronta para levantamento". É uma das primeiras coisas a configurar assim que a empresa é criada, porque sem estados configurados não consegue organizar corretamente as reparações no Laboratório. É a base sobre a qual assenta toda a gestão do fluxo de reparações de um centro de reparação de smartphones e PC.
Porque é importante para um centro de assistência
Um laboratório de reparações que funciona sem estados claros cai rapidamente no caos: um técnico reparador não sabe se um dispositivo já foi diagnosticado, um colega ao balcão não sabe se pode entregá-lo ao cliente, e o proprietário não tem forma de medir quanto tempo demora, em média, uma reparação de smartphone ou uma reparação de PC a passar de uma fase para outra. Os estados de reparação personalizados resolvem isto dando a cada fase do fluxo de trabalho um nome, uma cor e uma posição precisa, para que qualquer pessoa da equipa, com um único olhar sobre a lista de reparações, saiba exatamente em que ponto está cada ticket. É o mesmo princípio usado pelos sistemas de gestão em colunas (kanban), aplicado especificamente ao mundo das reparações.
Na prática
Cada estado de reparação tem um nome livre, uma cor de fundo e uma cor de texto para o reconhecer num relance em listas e quadros, e uma posição (ordem) dentro do fluxo de trabalho global. Além destes atributos visuais, um estado pode ter atribuída uma função especial de entre uma lista predefinida: recebido pelo cliente, recebido pela loja, reparação terminada, dispositivo levantado, reparação em garantia, ou pedido de intervenção. Estas funções permitem que o resto do software reconheça automaticamente, por exemplo, quais reparações estão realmente concluídas ou quais ainda aguardam levantamento, sem ter de o deduzir apenas do nome do estado. Cada função especial só pode ser atribuída a um estado por empresa, para evitar ambiguidades.
Cada estado pode ainda ter um número de dias de prazo previsto (usado para calcular automaticamente a data de entrega estimada nas mensagens ao cliente) e um texto de notificação personalizado, associado a quatro interruptores independentes para email, WhatsApp, SMS e Telegram: pode decidir, canal a canal, se um determinado estado deve avisar o cliente ou não. Ao eliminar ou editar um estado já usado por reparações existentes, o sistema mostra quantas reparações estão atualmente nesse estado (in_use_count), para que possa avaliar com conhecimento o impacto da alteração antes de a confirmar.
Guia rápido
- Vá a Administração > Estados de reparação.
- Clique em Novo estado e atribua um nome claro (ex.: "Em curso", "Aguarda peça", "Pronta para levantamento").
- Escolha uma cor de fundo e uma cor de texto para reconhecer o estado em listas e quadros.
- Defina a posição do estado dentro do fluxo de trabalho global.
- Se o estado representar um marco chave (ex.: reparação terminada ou dispositivo levantado), atribua-lhe a função especial correspondente.
- Defina os dias de prazo previstos, se quiser que o sistema os use para calcular a data de entrega estimada.
- Escreva o texto da notificação e ative os canais que quer usar: email, WhatsApp, SMS, Telegram.
- Guarde o estado: a partir de agora está disponível para todas as reparações do Laboratório.
Casos de uso reais
Um centro de assistência distingue as reparações internas das de garantia criando estados separados com cores diferentes (por exemplo verde para reparações padrão, azul para as de garantia), de modo que basta um relance à lista para perceber quais os tickets que exigem uma gestão económica diferente.
Um laboratório atribui a função especial "Reparação terminada" ao estado "Pronta para levantamento" e a função "Dispositivo levantado" ao estado final "Entregue": desta forma, as estatísticas da empresa sobre tempos médios de reparação e reparações concluídas mantêm-se sempre coerentes, independentemente de como a equipa chamou os estados intermédios.
Uma empresa com muitas reparações de PC complexas cria um estado "Diagnóstico avançado" com 3 dias de prazo previsto e notificação apenas por email e Telegram, reservando o SMS e prazos mais curtos para o estado "Pronta para levantamento", o mais urgente de comunicar ao cliente.
Conselhos e boas práticas
Configure os estados de reparação logo após criar a empresa: é muito mais simples começar com um fluxo claro do que reorganizar centenas de reparações já abertas mais tarde. Use cores diferentes para fases diferentes do fluxo (por exemplo amarelo para aguarda peça, verde para pronta para levantamento), para que a equipa reconheça o estado num relance sem ter de ler o nome. Atribua sempre as funções especiais aos estados que representam os marcos chave do fluxo, para que as estatísticas da empresa se mantenham fiáveis mesmo quando renomear os estados ao longo do tempo.
Erros comuns a evitar
Não crie demasiados estados quase idênticos entre si: um fluxo com dezenas de estados quase iguais confunde a equipa mais do que a ajuda. Não se esqueça de atribuir a função especial "reparação terminada" ou "dispositivo levantado" aos estados corretos: sem elas, algumas estatísticas e automações do software podem não reconhecer corretamente as reparações concluídas. Tenha cuidado antes de eliminar um estado já usado por muitas reparações: verifique sempre o número de reparações associadas (in_use_count) antes de prosseguir.
Saiba mais
- Avisos inteligentes: reparações paradas, equipamentos não levantados e marcações do dia
- Fixh Assistant: o chatbot de WhatsApp com Fixh AI para o seu centro de assistência
- Estatísticas de reparações: prazos de entrega, receitas, técnicos e equipamentos mais reparados
Perguntas frequentes
Quantos estados posso criar? Todos os que o seu fluxo de trabalho precisar: pode adicioná-los, editá-los ou reordená-los a qualquer momento.
Devo configurar os estados logo após criar a empresa? Sim, é recomendável fazer isso em primeiro lugar: sem estados configurados não consegue organizar corretamente as reparações no Laboratório.
Para que serve a "função especial" de um estado? Permite que o software reconheça automaticamente o papel de um estado no fluxo (ex.: reparação terminada, dispositivo levantado, reparação em garantia), útil para estatísticas e automações que não dependem do nome escolhido para o estado.
Posso reordenar os estados existentes mais tarde? Sim, pode alterar a qualquer momento a ordem, o nome ou a cor de um estado já criado: as reparações já atribuídas a esse estado permanecem corretamente associadas.
O que acontece se tentar eliminar um estado usado por várias reparações? O sistema mostra quantas reparações estão atualmente nesse estado, para que possa avaliar o impacto antes de confirmar a eliminação.
Posso ativar apenas alguns canais de notificação para um estado? Sim, cada estado tem quatro interruptores independentes (email, WhatsApp, SMS, Telegram): pode ativar apenas alguns, consoante a importância desse estado para o cliente.
