W sekcji Administracja > Statusy naprawy możesz zdefiniować przepływ pracy swojego laboratorium, tworząc niestandardowe statusy, takie jak "Przyjęta", "W diagnostyce" czy "Gotowe do odbioru". To jedna z pierwszych rzeczy do skonfigurowania zaraz po utworzeniu firmy, ponieważ bez skonfigurowanych statusów nie można prawidłowo organizować napraw w sekcji Laboratorium. To fundament, na którym opiera się całe zarządzanie przepływem napraw w centrum naprawy smartfonów i komputerów.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Laboratorium napraw działające bez jasnych statusów szybko popada w chaos: technik serwisowy nie wie, czy urządzenie zostało już zdiagnozowane, kolega przy ladzie nie wie, czy może je oddać klientowi, a właściciel nie ma sposobu, by zmierzyć, ile średnio czasu zajmuje naprawie smartfona lub naprawie komputera przejście z jednej fazy do kolejnej. Niestandardowe statusy naprawy rozwiązują ten problem, nadając każdemu etapowi przepływu pracy nazwę, kolor i precyzyjną pozycję, dzięki czemu każdy w zespole, jednym spojrzeniem na listę napraw, dokładnie wie, na jakim etapie znajduje się dane zlecenie. To ta sama zasada, którą stosują systemy zarządzania kolumnowego (kanban), zastosowana specjalnie do świata napraw.
W praktyce
Każdy status naprawy ma dowolną nazwę, kolor tła i kolor tekstu, aby rozpoznać go od razu na listach i tablicach, oraz pozycję (kolejność) w ramach całego przepływu pracy. Oprócz tych wizualnych atrybutów status może mieć przypisaną specjalną funkcję z predefiniowanej listy: przyjęte przez klienta, przyjęte przez sklep, naprawa zakończona, urządzenie odebrane, naprawa gwarancyjna lub prośba o interwencję. Funkcje te pozwalają reszcie oprogramowania automatycznie rozpoznawać na przykład, które naprawy są faktycznie zakończone, a które nadal czekają na odbiór, bez konieczności wnioskowania o tym wyłącznie na podstawie nazwy statusu. Każda specjalna funkcja może być przypisana tylko do jednego statusu na firmę, aby uniknąć niejednoznaczności.
Każdy status może mieć również przewidywaną liczbę dni realizacji (używaną do automatycznego obliczania szacowanej daty odbioru w wiadomościach do klienta) oraz spersonalizowaną treść powiadomienia, powiązaną z czterema niezależnymi przełącznikami dla email, WhatsApp, SMS i Telegram: możesz zdecydować, kanał po kanale, czy dany status ma powiadamiać klienta, czy nie. Gdy usuwasz lub edytujesz status już używany przez istniejące naprawy, system pokazuje, ile napraw znajduje się obecnie w tym statusie (in_use_count), dzięki czemu możesz świadomie ocenić wpływ zmiany przed jej potwierdzeniem.
Krok po kroku
- Przejdź do Administracja > Statusy naprawy.
- Kliknij Nowy status i nadaj mu czytelną nazwę (np. "W trakcie naprawy", "Oczekiwanie na część", "Gotowe do odbioru").
- Wybierz kolor tła i kolor tekstu, aby rozpoznawać status na listach i tablicach.
- Ustal pozycję statusu w ramach całego przepływu pracy.
- Jeśli status reprezentuje kluczowy etap (np. naprawa zakończona lub urządzenie odebrane), przypisz mu odpowiednią funkcję specjalną.
- Ustaw przewidywaną liczbę dni realizacji, jeśli chcesz, aby system użył jej do obliczenia szacowanej daty odbioru.
- Napisz treść powiadomienia i włącz kanały, których chcesz użyć: email, WhatsApp, SMS, Telegram.
- Zapisz status: od tej chwili jest dostępny dla wszystkich napraw w sekcji Laboratorium.
Rzeczywiste przypadki użycia
Centrum serwisowe rozróżnia naprawy wewnętrzne od gwarancyjnych, tworząc osobne statusy o różnych kolorach (np. zielony dla napraw standardowych, niebieski dla gwarancyjnych), dzięki czemu wystarczy jedno spojrzenie na listę, by zrozumieć, które zlecenia wymagają innego rozliczenia.
Laboratorium przypisuje specjalną funkcję "Naprawa zakończona" statusowi "Gotowe do odbioru", a funkcję "Urządzenie odebrane" statusowi końcowemu "Wydane": w ten sposób statystyki firmy dotyczące średniego czasu naprawy i zakończonych napraw pozostają spójne, niezależnie od tego, jak personel nazwał statusy pośrednie.
Firma z wieloma skomplikowanymi naprawami komputerów tworzy status "Zaawansowana diagnostyka" z przewidywanym terminem 3 dni i powiadomieniem tylko przez email i Telegram, rezerwując SMS i krótsze terminy dla statusu "Gotowe do odbioru", najpilniejszego do zakomunikowania klientowi.
Wskazówki i dobre praktyki
Skonfiguruj statusy naprawy jako pierwszą rzecz po utworzeniu firmy: znacznie łatwiej jest zacząć od jasnego przepływu niż reorganizować setki już otwartych napraw później. Używaj różnych kolorów dla różnych faz przepływu (np. żółty dla oczekiwania na część, zielony dla gotowego do odbioru), aby personel rozpoznawał status od razu, bez konieczności czytania nazwy. Zawsze przypisuj specjalne funkcje statusom reprezentującym kluczowe etapy przepływu, aby statystyki firmy pozostawały wiarygodne nawet gdy z czasem zmieniasz nazwy statusów.
Częste błędy, których należy unikać
Nie twórz zbyt wielu prawie identycznych statusów: przepływ z kilkudziesięcioma niemal identycznymi statusami bardziej dezorientuje personel, niż mu pomaga. Nie zapomnij przypisać specjalnej funkcji "naprawa zakończona" lub "urządzenie odebrane" do właściwych statusów: bez nich niektóre statystyki i automatyzacje oprogramowania mogą nie rozpoznawać poprawnie zakończonych napraw. Zachowaj ostrożność przed usunięciem statusu już używanego przez wiele napraw: zawsze sprawdź liczbę powiązanych napraw (in_use_count) przed kontynuowaniem.
Dowiedz się więcej
- Inteligentne alerty: naprawy, które utknęły, nieodebrane urządzenia i dzisiejsze wizyty
- Fixh Assistant: chatbot WhatsApp z Fixh AI dla Twojego serwisu
- Statystyki napraw: czas realizacji, przychody, technicy i najczęściej naprawiane urządzenia
Najczęściej zadawane pytania
Ile statusów mogę utworzyć? Tyle, ile potrzebuje Twój przepływ pracy: możesz je dodawać, edytować lub zmieniać ich kolejność w dowolnym momencie.
Czy powinienem skonfigurować statusy zaraz po utworzeniu firmy? Tak, zaleca się zrobić to jako pierwsze: bez skonfigurowanych statusów nie da się prawidłowo organizować napraw w sekcji Laboratorium.
Do czego służy "funkcja specjalna" statusu? Pozwala oprogramowaniu automatycznie rozpoznać rolę statusu w przepływie (np. naprawa zakończona, urządzenie odebrane, naprawa gwarancyjna), przydatne do statystyk i automatyzacji, które nie zależą od nazwy wybranej dla statusu.
Czy mogę później zmienić kolejność istniejących statusów? Tak, w dowolnym momencie możesz zmienić kolejność, nazwę lub kolor już utworzonego statusu: naprawy już przypisane do tego statusu pozostają prawidłowo powiązane.
Co się stanie, jeśli spróbuję usunąć status używany przez kilka napraw? System pokazuje, ile napraw znajduje się obecnie w tym statusie, dzięki czemu możesz ocenić wpływ przed potwierdzeniem usunięcia.
Czy mogę włączyć tylko niektóre kanały powiadomień dla statusu? Tak, każdy status ma cztery niezależne przełączniki (email, WhatsApp, SMS, Telegram): możesz włączyć tylko niektóre z nich, w zależności od tego, jak ważny jest ten status dla klienta.
