Statuts de réparation personnalisés

Créez et personnalisez les statuts de votre flux de travail avec nom, couleur, ordre et fonction spéciale, en associant à chacun un message automatique par email, WhatsApp, SMS et Telegram : la base de la gestion du flux de réparation.

Depuis Administration > Statuts de réparation, vous pouvez définir le flux de travail de votre laboratoire en créant des statuts personnalisés comme « Acceptée », « En diagnostic » ou « Prête à récupérer ». C'est l'une des premières choses à configurer dès la création de l'entreprise, car sans statuts configurés, vous ne pouvez pas organiser correctement les réparations dans le Laboratoire. C'est la base sur laquelle repose toute la gestion du flux de réparation d'un centre de réparation de smartphones et de PC.

Pourquoi c'est important pour un centre de service

Un laboratoire de réparation qui fonctionne sans statuts clairs sombre rapidement dans le chaos : un technicien réparateur ne sait pas si un appareil a déjà été diagnostiqué, un collègue au comptoir ne sait pas s'il peut le restituer au client, et le dirigeant n'a aucun moyen de mesurer le temps moyen que met une réparation de smartphone ou une réparation de PC à passer d'une phase à l'autre. Les statuts de réparation personnalisés résolvent ce problème en donnant à chaque étape du flux de travail un nom, une couleur et une position précise, de sorte que n'importe qui dans l'équipe, d'un simple coup d'œil à la liste des réparations, sache exactement où en est chaque ticket. C'est le même principe que celui utilisé par les systèmes de gestion en colonnes (kanban), appliqué spécifiquement au monde de la réparation.

En pratique

Chaque statut de réparation possède un nom libre, une couleur de fond et une couleur de texte pour le reconnaître d'un coup d'œil dans les listes et les tableaux, ainsi qu'une position (ordre) au sein du flux de travail global. Au-delà de ces attributs visuels, un statut peut se voir attribuer une fonction spéciale parmi une liste prédéfinie : pris en charge par le client, pris en charge par la boutique, réparation terminée, appareil récupéré, réparation sous garantie, ou demande d'intervention. Ces fonctions permettent au reste du logiciel de reconnaître automatiquement, par exemple, quelles réparations sont réellement terminées ou lesquelles sont encore en attente de retrait, sans avoir à le déduire du seul nom du statut. Chaque fonction spéciale ne peut être attribuée qu'à un seul statut par entreprise, afin d'éviter toute ambiguïté.

Chaque statut peut également avoir un nombre de jours d'échéance prévu (utilisé pour calculer automatiquement la date de restitution estimée dans les messages au client) et un texte de notification personnalisé, associé à quatre interrupteurs indépendants pour l'email, WhatsApp, le SMS et Telegram : vous pouvez décider, canal par canal, si un statut donné doit avertir le client ou non. Lorsque vous supprimez ou modifiez un statut déjà utilisé par des réparations existantes, le système affiche le nombre de réparations actuellement dans ce statut (in_use_count), afin que vous puissiez évaluer en connaissance de cause l'impact de la modification avant de la confirmer.

Guide rapide

  1. Allez dans Administration > Statuts de réparation.
  2. Cliquez sur Nouveau statut et attribuez un nom clair (ex. « En cours », « En attente de pièce », « Prête à récupérer »).
  3. Choisissez une couleur de fond et une couleur de texte pour repérer le statut dans les listes et les tableaux.
  4. Définissez la position du statut dans le flux de travail global.
  5. Si le statut représente une étape clé (ex. réparation terminée ou appareil récupéré), attribuez-lui la fonction spéciale correspondante.
  6. Définissez le nombre de jours d'échéance prévu, si vous voulez que le système l'utilise pour calculer la date de restitution estimée.
  7. Rédigez le texte de la notification et activez les canaux que vous voulez utiliser : email, WhatsApp, SMS, Telegram.
  8. Enregistrez le statut : à partir de maintenant, il est disponible pour toutes les réparations du Laboratoire.

Cas d'usage réels

Un centre de service distingue les réparations internes des réparations sous garantie en créant des statuts distincts avec des couleurs différentes (par exemple vert pour les réparations standard, bleu pour celles sous garantie), de sorte qu'un seul coup d'œil à la liste suffit à comprendre quels tickets nécessitent une gestion économique différente.

Un laboratoire attribue la fonction spéciale « Réparation terminée » au statut « Prête à récupérer » et la fonction « Appareil récupéré » au statut final « Restituée » : ainsi, les statistiques de l'entreprise sur les temps moyens de réparation et les réparations terminées restent toujours cohérentes, quel que soit le nom que le personnel a donné aux statuts intermédiaires.

Une entreprise avec de nombreuses réparations de PC complexes crée un statut « Diagnostic avancé » avec une échéance prévue de 3 jours et une notification uniquement par email et Telegram, réservant le SMS et des échéances plus courtes au statut « Prête à récupérer », le plus urgent à communiquer au client.

Conseils et bonnes pratiques

Configurez les statuts de réparation en tout premier lieu après avoir créé l'entreprise : il est bien plus simple de partir avec un flux clair que de réorganiser des centaines de réparations déjà ouvertes plus tard. Utilisez des couleurs différentes pour les différentes phases du flux (par exemple jaune pour en attente de pièce, vert pour prête à récupérer) afin que le personnel reconnaisse le statut d'un coup d'œil sans avoir à lire le nom. Attribuez toujours les fonctions spéciales aux statuts représentant les étapes clés du flux, afin que les statistiques de l'entreprise restent fiables même si vous renommez les statuts au fil du temps.

Erreurs courantes à éviter

Ne créez pas trop de statuts presque identiques entre eux : un flux avec des dizaines de statuts quasi identiques désoriente le personnel plus qu'il ne l'aide. N'oubliez pas d'attribuer la fonction spéciale « réparation terminée » ou « appareil récupéré » aux bons statuts : sans elles, certaines statistiques et automatisations du logiciel pourraient ne pas reconnaître correctement les réparations terminées. Faites attention avant de supprimer un statut déjà utilisé par de nombreuses réparations : vérifiez toujours le nombre de réparations liées (in_use_count) avant de procéder.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes

Combien de statuts puis-je créer ? Autant que nécessaire pour votre flux de travail : vous pouvez en ajouter, les modifier ou les réordonner à tout moment.

Dois-je configurer les statuts juste après la création de l'entreprise ? Oui, il est recommandé de commencer par cela : sans statuts configurés, vous ne pouvez pas organiser correctement les réparations dans le Laboratoire.

À quoi sert la « fonction spéciale » d'un statut ? Elle permet au logiciel de reconnaître automatiquement le rôle d'un statut dans le flux (ex. réparation terminée, appareil récupéré, réparation sous garantie), utile pour des statistiques et automatisations qui ne dépendent pas du nom choisi pour le statut.

Puis-je réordonner les statuts existants par la suite ? Oui, vous pouvez modifier à tout moment l'ordre, le nom ou la couleur d'un statut déjà créé : les réparations déjà attribuées à ce statut restent correctement liées.

Que se passe-t-il si j'essaie de supprimer un statut utilisé par plusieurs réparations ? Le système affiche le nombre de réparations actuellement dans ce statut, afin que vous puissiez évaluer l'impact avant de confirmer la suppression.

Puis-je activer seulement certains canaux de notification pour un statut ? Oui, chaque statut dispose de quatre interrupteurs indépendants (email, WhatsApp, SMS, Telegram) : vous pouvez n'en activer que certains selon l'importance de ce statut pour le client.