Desde Administración > Estados de reparación puedes definir el flujo de trabajo de tu laboratorio, creando estados personalizados como "Aceptada", "En diagnóstico" o "Lista para recoger". Es una de las primeras cosas que hay que configurar nada más crear la empresa, porque sin estados configurados no puedes organizar correctamente las reparaciones en Laboratorio. Es la base sobre la que se construye toda la gestión del flujo de reparaciones de un centro de reparación de smartphones y PC.
Por qué es importante para un centro de servicio
Un laboratorio de reparaciones que trabaja sin estados claros cae rápidamente en el caos: un técnico reparador no sabe si un dispositivo ya ha sido diagnosticado, un compañero en el mostrador no sabe si puede entregarlo al cliente, y el propietario no tiene forma de medir cuánto tarda de media una reparación de smartphone o una reparación de PC en pasar de una fase a otra. Los estados de reparación personalizados resuelven esto dando a cada fase del flujo de trabajo un nombre, un color y una posición precisa, de modo que cualquiera del equipo, con un solo vistazo a la lista de reparaciones, sepa exactamente en qué punto está cada ticket. Es el mismo principio usado por los sistemas de gestión por columnas (kanban), aplicado específicamente al mundo de las reparaciones.
En la práctica
Cada estado de reparación tiene un nombre libre, un color de fondo y un color de texto para reconocerlo de un vistazo en listas y tableros, y una posición (orden) dentro del flujo de trabajo global. Además de estos atributos visuales, un estado puede tener asignada una función especial de entre una lista predefinida: recibido por el cliente, recibido por la tienda, reparación terminada, dispositivo recogido, reparación en garantía, o solicitud de intervención. Estas funciones permiten que el resto del programa reconozca automáticamente, por ejemplo, qué reparaciones están realmente concluidas o cuáles siguen pendientes de recogida, sin tener que deducirlo solo del nombre del estado. Cada función especial solo puede asignarse a un estado por empresa, para evitar ambigüedades.
Cada estado puede tener además un número de días de plazo previsto (usado para calcular automáticamente la fecha de entrega estimada en los mensajes al cliente) y un texto de notificación personalizado, vinculado a cuatro interruptores independientes para email, WhatsApp, SMS y Telegram: puedes decidir, canal por canal, si un determinado estado debe avisar al cliente o no. Cuando eliminas o modificas un estado ya usado por reparaciones existentes, el sistema muestra cuántas reparaciones están actualmente en ese estado (in_use_count), para que puedas valorar con conocimiento el impacto del cambio antes de confirmarlo.
Paso a paso
- Ve a Administración > Estados de reparación.
- Haz clic en Nuevo estado y asigna un nombre claro (p. ej. "En proceso", "Esperando repuesto", "Lista para recoger").
- Elige un color de fondo y un color de texto para reconocer el estado en listas y tableros.
- Define la posición del estado dentro del flujo de trabajo global.
- Si el estado representa un hito clave (p. ej. reparación terminada o dispositivo recogido), asígnale la función especial correspondiente.
- Configura los días de plazo previstos, si quieres que el sistema los use para calcular la fecha de entrega estimada.
- Escribe el texto de la notificación y activa los canales que quieras usar: email, WhatsApp, SMS, Telegram.
- Guarda el estado: a partir de ahora está disponible para todas las reparaciones del Laboratorio.
Casos de uso reales
Un centro de servicio distingue las reparaciones internas de las de garantía creando estados separados con colores distintos (por ejemplo verde para reparaciones estándar, azul para las de garantía), de modo que basta un vistazo a la lista para entender qué tickets requieren una gestión económica diferente.
Un laboratorio asigna la función especial "Reparación terminada" al estado "Lista para recoger" y la función "Dispositivo recogido" al estado final "Entregada": así las estadísticas de la empresa sobre tiempos medios de reparación y reparaciones concluidas se mantienen siempre coherentes, independientemente de cómo el personal haya llamado a los estados intermedios.
Una empresa con muchas reparaciones de PC complejas crea un estado "En diagnóstico avanzado" con 3 días de plazo previsto y notificación solo por email y Telegram, reservando en cambio SMS y plazos más ajustados al estado "Lista para recoger", el más urgente de comunicar al cliente.
Consejos y buenas prácticas
Configura los estados de reparación como lo primero después de crear la empresa: es mucho más sencillo empezar con un flujo claro que reorganizar cientos de reparaciones ya abiertas más adelante. Usa colores distintos para fases distintas del flujo (por ejemplo amarillo para esperando repuesto, verde para lista para recoger), así el personal reconoce el estado de un vistazo sin tener que leer el nombre. Asigna siempre las funciones especiales a los estados que representan los hitos clave del flujo, así las estadísticas de la empresa siguen siendo fiables aunque cambies los nombres de los estados con el tiempo.
Errores comunes que evitar
No crees demasiados estados casi idénticos entre sí: un flujo con decenas de estados casi iguales confunde al personal más de lo que lo ayuda. No olvides asignar la función especial "reparación terminada" o "dispositivo recogido" a los estados correctos: sin ellas, algunas estadísticas y automatizaciones del programa podrían no reconocer correctamente las reparaciones concluidas. Ten cuidado antes de eliminar un estado ya usado por muchas reparaciones: comprueba siempre el número de reparaciones vinculadas (in_use_count) antes de proceder.
Más información
- Avisos inteligentes: reparaciones paradas, dispositivos sin recoger y citas del día
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos estados puedo crear? Todos los que necesite tu flujo de trabajo: puedes añadirlos, editarlos o reordenarlos en cualquier momento.
¿Debo configurar los estados justo después de crear la empresa? Sí, se recomienda hacerlo primero: sin estados configurados no puedes organizar correctamente las reparaciones en Laboratorio.
¿Para qué sirve la "función especial" de un estado? Permite que el programa reconozca automáticamente el papel de un estado en el flujo (p. ej. reparación terminada, dispositivo recogido, reparación en garantía), útil para estadísticas y automatizaciones que no dependen del nombre elegido para el estado.
¿Puedo reordenar los estados existentes más adelante? Sí, puedes cambiar en cualquier momento el orden, el nombre o el color de un estado ya creado: las reparaciones ya asignadas a ese estado permanecen correctamente vinculadas.
¿Qué pasa si intento eliminar un estado usado por varias reparaciones? El sistema muestra cuántas reparaciones están actualmente en ese estado, para que puedas valorar el impacto antes de confirmar la eliminación.
¿Puedo activar solo algunos canales de notificación para un estado? Sí, cada estado tiene cuatro interruptores independientes (email, WhatsApp, SMS, Telegram): puedes activar solo algunos según lo importante que sea ese estado para el cliente.
