Przy otwieraniu nowego centrum serwisowego, przejmowaniu magazynu innego oddziału albo otrzymaniu zaktualizowanego cennika od hurtownika części, wprowadzanie każdego produktu ręcznie jest po prostu nierealne. Masowy import pozwala wgrać plik CSV z setkami lub tysiącami części zamiennych do smartfonów, części do komputerów i akcesoriów w jednej operacji, uzupełniając magazyn części w kilka minut zamiast dni ręcznej pracy.
Dlaczego jest to ważne dla centrum serwisowego
Warsztat naprawczy zwykle pracuje z setkami różnych kodów: wyświetlaczami do dziesiątek modeli smartfonów, bateriami o różnych pojemnościach, złączami ładowania, szkłami ochronnymi, klawiaturami i dyskami SSD do laptopów. Budowanie tego magazynu części od zera, produkt po produkcie, zajęłoby dni i wiązałoby się z dużym ryzykiem błędów w cenach i kodach. Masowy import rozwiązuje właśnie ten problem: osoba otwierająca nowy oddział może wystartować od cennika głównego dostawcy, osoba mająca już historyczny arkusz Excel może przenieść go do Fixh IT bez utraty danych, a osoba regularnie otrzymująca zaktualizowany katalog od hurtownika komponentów do naprawy może go ponownie wgrać, by dopasować ceny i nowe referencje bez ręcznego dotykania istniejących kart.
Jak to działa w praktyce
Plik do wgrania musi mieć format CSV lub TXT, z maksymalnym limitem 20 MB na wgranie. Po wybraniu pliku system automatycznie odczytuje pierwszy wiersz jako nagłówki kolumn i pokazuje podgląd pierwszych wierszy danych wraz z automatycznie zasugerowanym mapowaniem między kolumnami pliku (np. „Nazwa produktu”, „Cena”, „EAN”) a polami katalogu Fixh IT. Zaproponowane mapowanie można ręcznie poprawić przed kontynuacją, dzięki czemu nawet plik z niestandardowymi nagłówkami zostaje poprawnie zaimportowany.
Po potwierdzeniu mapowania wybierasz, czy system ma aktualizować produkty już obecne w katalogu, czy je pomijać: wykrywanie duplikatów odbywa się automatycznie przez porównanie SKU lub kodu EAN z pliku z tymi już obecnymi w kartotece produktów, dzięki czemu ta sama część wgrana dwa razy nigdy nie tworzy zduplikowanej karty. Przetwarzanie odbywa się następnie partiami (domyślnie 200 wierszy naraz) — mechanizm zaprojektowany do niezawodnej obsługi nawet bardzo dużych plików bez przekroczenia limitu czasu, z postępem widocznym w czasie rzeczywistym.
Na koniec, a nawet w trakcie przetwarzania, dostępne jest podsumowanie liczby wierszy zaimportowanych jako nowe produkty, wykorzystanych do aktualizacji istniejących produktów, pominiętych jako już istniejące oraz oznaczonych jako błędne, np. z powodu brakującej nazwy produktu. Każdy błędny wiersz wskazuje numer wiersza i przyczynę, a raport błędów można pobrać w formacie CSV, by poprawić oryginalny plik i wgrać ponownie tylko problematyczne wiersze, bez powtarzania całego importu od nowa.
Szybki przewodnik
- Przygotuj plik CSV z częściami do zaimportowania: co najmniej nazwę produktu, najlepiej także kategorię, SKU, EAN, cenę zakupu i cenę sprzedaży.
- Przejdź do Magazyn > Import i wgraj plik (do 20 MB, format .csv lub .txt).
- Sprawdź podgląd pierwszych wierszy oraz automatyczne mapowanie kolumn, poprawiając je w razie potrzeby.
- Wybierz, czy aktualizować produkty już obecne w katalogu, czy pozostawić je bez zmian.
- Potwierdź i uruchom przetwarzanie: plik jest przetwarzany partiami z widocznym w czasie rzeczywistym postępem.
- Na koniec sprawdź podsumowanie zaimportowanych, zaktualizowanych, pominiętych i błędnych wierszy.
- Pobierz raport CSV błędów, popraw je w oryginalnym pliku i w razie potrzeby wgraj ponownie tylko te wiersze.
Rzeczywiste przypadki użycia
Przedsiębiorca otwiera drugi sklep z naprawami i chce zacząć z takim samym magazynem części jak główny oddział: eksportuje istniejący katalog do CSV i importuje go w nowym oddziale, zamiast ręcznie odtwarzać setki identycznych kart produktów.
Centrum serwisowe otrzymuje od swojego hurtownika komponentów do naprawy kwartalnie aktualizowany cennik w formacie CSV, z nowymi cenami na wyświetlacze i baterie: wgrywa go, wybierając „aktualizuj istniejące produkty”, dzięki czemu ceny zakupu i sprzedaży dopasowują się automatycznie bez ręcznej edycji dziesiątek kart.
Technik zarządzający magazynem ze starego arkusza Excel decyduje się przenieść wszystko do Fixh IT: przygotowuje plik z wymaganymi kolumnami, wgrywa go, przegląda błędy zgłoszone w kilku wierszach z cenami zapisanymi w formacie nienumerycznym, poprawia je i ponownie wgrywa tylko te kilka wierszy, by dokończyć import.
Wskazówki i dobre praktyki
Przed zaimportowaniem dużego pliku wypróbuj na małej próbce 10-20 wierszy, by sprawdzić, czy mapowanie kolumn jest poprawne i czy ceny są odczytywane jako liczby, a nie jako tekst. Zawsze wypełniaj SKU lub EAN, gdy są dostępne: to klucz, dzięki któremu system rozpoznaje już istniejącą część i unika duplikatów przy przyszłych ponownych importach. Utrzymuj jedną spójną kolumnę stanu magazynowego na sklep, jeśli zarządzasz kilkoma sklepami, aby import poprawnie rozdzielał ilości.
Częste błędy, których należy unikać
Nie wgrywaj plików z brakującą nazwą produktu w niektórych wierszach: to jedyne wiersze, które import zawsze odrzuca, niezależnie od mapowania. Unikaj pozostawienia wyłączonej opcji „aktualizuj istniejące produkty”, jeśli celem jest poprawa cen w katalogu wgranym wcześniej, w przeciwnym razie wiersze odpowiadające istniejącym produktom są po prostu pomijane. Nie ignoruj raportu błędów: nawet import z setkami poprawnych wierszy może ukrywać kilka odrzuconych wierszy, które, jeśli nie zostaną poprawione, pozostawiają magazyn części niekompletny.
Dowiedz się więcej
- Katalog produktów magazynowych
- Inteligentny program do zarządzania serwisem i warsztatem napraw
- Etykiety z kodem kreskowym (EAN)
Najczęściej zadawane pytania
Jaki format musi mieć importowany plik? Plik CSV lub TXT z nagłówkami kolumn w pierwszym wierszu, maksymalnie do 20 MB.
Co się dzieje, gdy importuję część już obecną w katalogu? System rozpoznaje ją po SKU lub EAN i, jeśli włączono aktualizację istniejących produktów, aktualizuje jej dane zamiast tworzyć duplikat; w przeciwnym razie wiersz jest pomijany.
Czy mogę poprawić automatycznie zaproponowane mapowanie kolumn? Tak, przed potwierdzeniem importu możesz ręcznie zmienić, któremu polu katalogu odpowiada każda kolumna pliku.
Co zrobić, jeśli niektóre wiersze okażą się błędne? System zgłasza je pojedynczo z numerem wiersza i przyczyną, do pobrania jako raport CSV: możesz poprawić je w oryginalnym pliku i powtórzyć wgrywanie tylko dla tych wierszy.
Czy bardzo duże pliki mogą powodować problemy lub przekroczenie czasu? Nie, przetwarzanie odbywa się partiami wierszy właśnie po to, by niezawodnie obsługiwać nawet pliki z tysiącami produktów.
Czy import aktualizuje też stan magazynowy istniejących produktów? Import zarządza danymi produktu (nazwa, kategoria, ceny, kody); stan magazynowy wprowadza się później poprzez zamówienie zakupu lub korektę magazynową.
