Bei der Eröffnung eines neuen Reparaturzentrums, der Übernahme des Lagers einer anderen Filiale oder beim Erhalt einer aktualisierten Preisliste von einem Ersatzteilgroßhändler ist es schlicht nicht realistisch, jedes einzelne Produkt von Hand einzugeben. Der Massen-Import ermöglicht das Hochladen einer CSV-Datei mit Hunderten oder Tausenden von Smartphone-Ersatzteilen, PC-Ersatzteilen und Zubehör in einem einzigen Vorgang und befüllt das Ersatzteillager in Minuten statt in Tagen manueller Arbeit.
Warum das für ein Reparaturzentrum wichtig ist
Eine Reparaturwerkstatt arbeitet typischerweise mit Hunderten verschiedener Codes: Displays für Dutzende Smartphone-Modelle, Akkus unterschiedlicher Kapazität, Ladeanschlüsse, Schutzgläser, Tastaturen und SSDs für Notebooks. Dieses Ersatzteillager von Grund auf, Produkt für Produkt aufzubauen, würde Tage dauern und ein hohes Risiko für Tippfehler bei Preisen und Codes bergen. Der Massen-Import löst genau dieses Problem: Wer eine neue Filiale eröffnet, kann von der Preisliste des Hauptlieferanten ausgehen, wer bereits eine historische Excel-Datei hat, kann diese ohne Datenverlust in Fixh IT übernehmen, und wer regelmäßig einen aktualisierten Katalog von einem Großhändler für Reparaturkomponenten erhält, kann diesen erneut laden, um Preise und neue Artikel abzugleichen, ohne bestehende Datensätze manuell anzufassen.
So funktioniert es in der Praxis
Die hochzuladende Datei muss im CSV- oder TXT-Format vorliegen, mit einer maximalen Größe von 20 MB pro Upload. Nach Auswahl der Datei liest das System automatisch die erste Zeile als Spaltenüberschriften und zeigt eine Vorschau der ersten Datenzeilen zusammen mit einer automatisch vorgeschlagenen Zuordnung zwischen den Dateispalten (z. B. „Produktname“, „Preis“, „EAN“) und den Feldern des Fixh IT-Katalogs. Die vorgeschlagene Zuordnung kann vor dem Fortfahren manuell korrigiert werden, sodass auch eine Datei mit nicht standardmäßigen Überschriften korrekt importiert wird.
Nach Bestätigung der Zuordnung wählen Sie, ob das System bereits im Katalog vorhandene Produkte aktualisieren oder einfach überspringen soll: Die Dublettenerkennung erfolgt automatisch durch Abgleich von SKU oder EAN-Code aus der Datei mit den bereits vorhandenen Produktdatensätzen, sodass dasselbe zweimal hochgeladene Ersatzteil nie einen doppelten Datensatz erzeugt. Die Verarbeitung erfolgt dann in Stapeln (standardmäßig 200 Zeilen auf einmal) – ein Mechanismus, der auch sehr große Dateien zuverlässig ohne Zeitüberschreitung verarbeitet und den Fortschritt in Echtzeit anzeigt.
Am Ende, oder auch während der Verarbeitung, zeigt eine Zusammenfassung, wie viele Zeilen als neue Produkte importiert, wie viele zur Aktualisierung bestehender Produkte verwendet, wie viele wegen bereits vorhandener Daten übersprungen und wie viele als fehlerhaft markiert wurden, etwa wegen fehlendem Produktnamen. Jede Fehlerzeile listet Zeilennummer und Grund, und ein CSV-Fehlerbericht kann heruntergeladen werden, um die Originaldatei zu korrigieren und nur die problematischen Zeilen erneut hochzuladen, ohne den gesamten Import zu wiederholen.
Kurzanleitung
- Bereiten Sie eine CSV-Datei mit den zu importierenden Ersatzteilen vor: mindestens den Produktnamen, idealerweise auch Kategorie, SKU, EAN, Einkaufspreis und Verkaufspreis.
- Gehen Sie zu Lager > Import und laden Sie die Datei hoch (bis 20 MB, Format .csv oder .txt).
- Prüfen Sie die Vorschau der ersten Zeilen und die automatische Spaltenzuordnung, korrigieren Sie diese bei Bedarf.
- Wählen Sie, ob bereits im Katalog vorhandene Produkte aktualisiert oder unverändert gelassen werden sollen.
- Bestätigen und starten Sie die Verarbeitung: Die Datei wird in Stapeln verarbeitet, der Fortschritt ist in Echtzeit sichtbar.
- Prüfen Sie am Ende die Zusammenfassung von importierten, aktualisierten, übersprungenen und fehlerhaften Zeilen.
- Laden Sie den CSV-Fehlerbericht herunter, korrigieren Sie ihn in der Originaldatei und laden Sie bei Bedarf nur diese Zeilen erneut hoch.
Reale Anwendungsfälle
Ein Unternehmer eröffnet eine zweite Reparaturfiliale und möchte mit demselben Ersatzteillager wie die Hauptfiliale starten: Er exportiert den bestehenden Katalog als CSV und importiert ihn in die neue Filiale, statt Hunderte identische Produktdatensätze von Hand neu anzulegen.
Ein Reparaturzentrum erhält von seinem Großhändler für Reparaturkomponenten die vierteljährlich aktualisierte Preisliste im CSV-Format mit neuen Preisen für Displays und Akkus: Es lädt sie mit der Option „bestehende Produkte aktualisieren“ hoch, sodass Einkaufs- und Verkaufspreise automatisch abgeglichen werden, ohne Dutzende Datensätze manuell zu bearbeiten.
Ein Techniker, der das Lager bisher über eine alte Excel-Tabelle verwaltet, entscheidet sich, alles in Fixh IT zu digitalisieren: Er bereitet eine Datei mit den erforderlichen Spalten vor, lädt sie hoch, prüft die auf einigen Zeilen gemeldeten Fehler mit nicht numerisch geschriebenen Preisen, korrigiert sie und lädt nur diese wenigen Zeilen erneut hoch, um den Import abzuschließen.
Tipps und Best Practices
Testen Sie vor dem Import einer großen Datei zunächst mit einer kleinen Stichprobe von 10-20 Zeilen, um zu prüfen, ob die Spaltenzuordnung korrekt ist und Preise als Zahlen und nicht als Text erkannt werden. Füllen Sie SKU oder EAN immer aus, wenn verfügbar: Sie sind der Schlüssel, mit dem das System ein bereits vorhandenes Ersatzteil erkennt und Dubletten bei künftigen Re-Importen vermeidet. Verwenden Sie eine einzige konsistente Bestand-je-Filiale-Spalte, wenn Sie mehrere Filialen verwalten, damit der Import die Mengen korrekt verteilt.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind
Laden Sie keine Dateien mit fehlendem Produktnamen in einigen Zeilen hoch: Das sind die einzigen Zeilen, die der Import unabhängig von der Zuordnung immer verwirft. Vermeiden Sie es, „bestehende Produkte aktualisieren“ deaktiviert zu lassen, wenn das Ziel die Preiskorrektur eines bereits zuvor geladenen Katalogs ist, sonst werden die zu bestehenden Produkten passenden Zeilen einfach übersprungen. Ignorieren Sie nicht den Fehlerbericht: Selbst ein Import mit Hunderten korrekten Zeilen kann wenige verworfene Zeilen verbergen, die, unkorrigiert, das Ersatzteillager unvollständig lassen.
Mehr erfahren
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- Barcode-Etiketten (EAN) für Produkte
Häufig gestellte Fragen
Welches Format muss die zu importierende Datei haben? Eine CSV- oder TXT-Datei mit Spaltenüberschriften in der ersten Zeile, bis maximal 20 MB.
Was passiert, wenn ich ein bereits vorhandenes Ersatzteil importiere? Das System erkennt es über SKU oder EAN und aktualisiert bei aktivierter Option für bestehende Produkte deren Daten, statt eine Dublette zu erzeugen; andernfalls wird die Zeile übersprungen.
Kann ich die automatisch vorgeschlagene Spaltenzuordnung korrigieren? Ja, vor Bestätigung des Imports können Sie manuell ändern, welchem Katalogfeld jede Dateispalte entspricht.
Was tue ich, wenn einige Zeilen als fehlerhaft markiert werden? Das System meldet sie einzeln mit Zeilennummer und Grund, herunterladbar als CSV-Bericht: Sie können sie in der Originaldatei korrigieren und nur diese Zeilen erneut hochladen.
Können sehr große Dateien Probleme oder Zeitüberschreitungen verursachen? Nein, die Verarbeitung erfolgt in Zeilenstapeln, gerade um auch Dateien mit Tausenden von Produkten zuverlässig zu verarbeiten.
Aktualisiert der Import auch den Bestand bestehender Produkte? Der Import verwaltet die Produktdaten (Name, Kategorie, Preise, Codes); der Bestand wird anschließend über eine Bestellung oder eine Lagerkorrektur erfasst.
