Calendarul de programări Fixh IT permite unui centru de reparații smartphone-uri și PC-uri să planifice întâlnirile cu clienții, de exemplu pentru predarea unui dispozitiv reparat, programarea unei ridicări pentru diagnosticare sau un control tehnic planificat. Programările pot fi create manual de personal din programul de gestionare, sau rezervate independent de către client prin pagina publică a companiei, fără a fi nevoie de un telefon. Este conceput pentru a înlocui agenda pe hârtie sau foaia de calcul partajată între angajații de la tejghea, cu posibilitatea suplimentară de a lega fiecare programare de o reparație deja deschisă în Laborator.
De ce este important pentru un centru de service
Într-un laborator de reparații smartphone-uri și PC-uri, fluxul de clienți care intră este adesea neregulat: există momente de coadă la tejghea și momente liniștite, mai ales când predarea sau ridicarea dispozitivelor nu este planificată din timp. Un calendar integrat în software-ul de gestionare a reparațiilor permite tehnicianului reparator să știe încă de dimineață câți clienți sunt așteptați într-un anumit interval orar, astfel încât dispozitivele de returnat să poată fi pregătite din timp sau diagnosticarea celor care sosesc să fie organizată calm, în loc de întreruperi constante. Acest lucru reduce timpii de așteptare în magazin, îmbunătățește experiența clientului și ajută personalul să distribuie mai bine volumul de muncă pe parcursul zilei. Pentru o companie cu mai multe locații, un calendar separat pentru fiecare magazin evită suprapunerile între puncte de vânzare diferite și permite proprietarului sau responsabilului să verifice încărcarea fiecărei locații fără a fi nevoie să se deplaseze acolo.
În practică
Din panoul companiei, personalul autorizat pe o locație poate deschide Calendarul și crea o programare nouă indicând numele clientului, numărul de telefon, o oră de început și de sfârșit (durată implicită de 30 de minute, modificabilă) și o descriere liberă a motivului vizitei, de exemplu "ridicare smartphone reparat" sau "diagnosticare PC care nu pornește". Fiecare programare rămâne mereu asociată locației în care a fost creată: personalul care lucrează pe un magazin vede doar programările acelui magazin, în concordanță cu gestionarea multi-locație din restul programului.
Dacă firma a activat rezervarea publică pe pagina sa de companie (care poate fi activată sau dezactivată din setările paginii publice), clientul poate rezerva singur o programare alegând locația relevantă (dacă firma are mai multe), introducând nume, telefon, email și o scurtă descriere a motivului, plus data și ora dorite. Imediat ce rezervarea este confirmată, sistemul trimite automat clientului un email de confirmare cu data și ora formatate în limba companiei, numele locației și un rezumat al cererii: nu este necesară nicio acțiune manuală din partea personalului pentru a trimite această confirmare.
O programare poate fi de asemenea legată direct de o reparație deja deschisă în Laborator, de exemplu pentru a programa ora exactă la care clientul va veni să ridice dispozitivul reparat, păstrând o referință directă între tichetul de reparație și agendă. Fiecare creare, modificare sau anulare a unei programări este înregistrată într-un jurnal cu utilizator, acțiune și oră, util pentru a înțelege cine a mutat sau a anulat o programare în caz de neînțelegeri cu clientul. Accesul la modulul de calendar depinde de planul de abonament activ al companiei: dacă planul nu include această funcție, calendarul și rezervarea publică sunt dezactivate.
Ghid rapid
- Deschide Calendarul din panoul companiei și selectează locația pe care vrei să lucrezi.
- Apasă pe Programare nouă și introdu numele clientului, telefonul și, dacă este util, un email de contact.
- Setează data și ora de început și de sfârșit: durata implicită este de 30 de minute, dar o poți extinde pentru intervenții mai lungi.
- Adaugă o descriere a motivului vizitei, de exemplu "ridicare dispozitiv" sau "diagnosticare defecțiune".
- Dacă programarea privește o reparație deja deschisă, leag-o de tichetul corespunzător pentru a păstra totul trasabil.
- Alternativ, activează rezervarea publică din setările paginii companiei și lasă clientul să aleagă singur data și ora.
- Verifică periodic jurnalul de modificări dacă o programare apare mutată sau anulată față de ce s-a convenit.
Cazuri de utilizare reale
Un client notificat că reparația ecranului este gata, în loc să treacă la întâmplare prin magazin riscând să găsească coadă, deschide pagina publică a companiei și rezervă o oră precisă pentru ridicare: primește imediat emailul de confirmare, iar personalul, văzând programarea în calendar, pregătește dispozitivul deja ambalat pentru acea oră.
Un tehnician reparator care trebuie să efectueze o diagnosticare aprofundată a unui PC care nu pornește blochează în calendar un interval dedicat de o oră, pentru a nu fi întrerupt de alți clienți la tejghea în timp ce urmează pași de diagnosticare care necesită concentrare, cum ar fi demontarea plăcii de bază sau testarea sursei de alimentare.
O companie cu două locații în orașe diferite păstrează calendare separate pentru fiecare magazin: responsabilul locației principale poate totuși consulta încărcarea de programări a locației secundare pentru a decide dacă merită să mute temporar un coleg dintr-un magazin în altul în zilele cu mai multe rezervări.
Sfaturi și bune practici
Folosește întotdeauna o descriere clară pentru fiecare programare (ex. "predare reparație #12345" în loc de un generic "client"), astfel încât cine este la tejghea în acea zi să știe imediat despre ce este vorba, fără a fi nevoit să caute în altă parte. Leagă programarea de reparație ori de câte ori este posibil: astfel, la deschiderea tichetului, personalul vede imediat dacă și când va veni clientul să ridice dispozitivul. Dacă firma ta primește multe cereri de programare, ia în considerare activarea rezervării publice pentru a reduce apelurile telefonice și a elibera timp la tejghea pentru clienții deja prezenți.
Greșeli frecvente de evitat
Nu lăsa descrierea programării goală: fără o referință, un coleg care nu a urmărit cazul nu va ști ce să pregătească pentru client. Evită crearea de programări pe locația greșită în companiile cu mai multe magazine: verifică mereu ce locație este selectată înainte de a salva. Nu uita să verifici periodic dacă rezervarea publică este încă activă în setările paginii companiei, mai ales după modificări ale planului de abonament.
Află mai multe
- Fixh Assistant: chatbotul WhatsApp cu Fixh AI pentru service-ul tău
- Alerte inteligente: reparații blocate, dispozitive neridicate și programările zilei
- Pagina publică a companiei
Întrebări frecvente
Clientul primește o confirmare după ce rezervă online? Da, imediat ce rezervarea este înregistrată, sistemul trimite automat clientului un email de confirmare cu data, ora și locația programării, fără a fi necesară nicio acțiune din partea personalului.
Programul de lucru al magazinului limitează intervalele rezervabile online? Nu, clientul poate alege liber data și ora din formularul de rezervare publică: de aceea este recomandat să verifici regulat calendarul pentru a te asigura că programările cad în intervalul în care magazinul este efectiv deschis.
Pot crea o programare manual chiar dacă clientul nu rezervă singur? Da, personalul poate crea oricând o nouă programare din calendarul companiei indicând client, telefon, oră și descriere, fără a trece prin rezervarea publică.
Pot lega o programare de o reparație anume? Da, fiecare programare poate fi asociată tichetului de reparație corespunzător, util de exemplu pentru a stabili ora exactă de predare către client.
Fiecare locație are propriul calendar separat? Da, programările sunt întotdeauna legate de locația în care sunt create: într-o companie cu mai multe magazine, fiecare punct de vânzare își gestionează programările independent.
Cine poate vedea dacă o programare a fost modificată sau anulată? Fiecare acțiune asupra programărilor (creare, modificare, anulare) este înregistrată cu utilizator și oră într-un jurnal consultabil, util pentru a reconstitui ce s-a întâmplat în caz de nelămuriri cu clientul.
