O calendário de marcações do Fixh IT permite a um centro de reparação de smartphones e PC planear encontros com clientes, por exemplo para devolver um dispositivo reparado, agendar a entrega de um dispositivo para diagnóstico, ou uma verificação técnica planeada. As marcações podem ser criadas manualmente pela equipa a partir do software de gestão, ou reservadas de forma autónoma pelo próprio cliente através da página pública da empresa, sem necessidade de telefonema. Foi concebido para substituir a agenda em papel ou a folha de cálculo partilhada entre os colaboradores do balcão, com a possibilidade adicional de associar cada marcação a uma reparação já aberta no Laboratório.
Porque é importante para um centro de assistência
Num laboratório de reparação de smartphones e PC, o fluxo de clientes que entram é frequentemente irregular: há momentos de fila ao balcão e momentos calmos, sobretudo quando a entrega ou o levantamento dos dispositivos não está planeado com antecedência. Um calendário integrado no software de gestão de reparações permite ao técnico reparador saber logo de manhã quantos clientes são esperados numa determinada faixa horária, para preparar com antecedência os dispositivos a devolver ou organizar com calma o diagnóstico dos que vão chegando, em vez de sofrer interrupções constantes. Isto reduz os tempos de espera na loja, melhora a experiência do cliente e ajuda a equipa a distribuir melhor a carga de trabalho ao longo do dia. Para uma empresa com várias lojas, ter um calendário separado por loja evita sobreposições entre pontos de venda diferentes e permite ao proprietário ou responsável controlar a carga de trabalho de cada loja sem se ter de deslocar até lá.
Na prática
A partir do painel da empresa, a equipa autorizada numa loja pode abrir o Calendário e criar uma nova marcação indicando o nome do cliente, o telefone, uma hora de início e de fim (duração predefinida de 30 minutos, ajustável) e uma descrição livre do motivo da visita, por exemplo "levantamento de smartphone reparado" ou "diagnóstico de PC que não liga". Cada marcação fica sempre associada à loja onde foi criada: quem trabalha numa loja só vê as marcações dessa loja, em coerência com a gestão multiloja do restante software.
Se a empresa ativou a reserva pública na sua página empresarial (que pode ser ativada ou desativada nas definições da página pública), o cliente pode reservar sozinho uma marcação, escolhendo a loja pretendida (se a empresa tiver mais do que uma), indicando nome, telefone, email e uma breve descrição do motivo, além da data e hora desejadas. Assim que a reserva é confirmada, o sistema envia automaticamente ao cliente um email de confirmação com a data e a hora formatadas no idioma da empresa, o nome da loja e um resumo do pedido: não é necessária qualquer ação manual da equipa para enviar esta confirmação.
Uma marcação também pode ser associada diretamente a uma reparação já aberta no Laboratório, por exemplo para agendar a hora exata em que o cliente virá levantar o dispositivo reparado, mantendo uma referência direta entre o ticket de reparação e a agenda. Cada criação, edição ou cancelamento de uma marcação é registado num histórico com utilizador, ação e hora, útil para perceber quem alterou ou cancelou uma marcação em caso de mal-entendidos com o cliente. O acesso ao módulo de calendário depende do plano de subscrição ativo da empresa: se o plano não incluir esta funcionalidade, o calendário e a reserva pública ficam desativados.
Guia rápido
- Abra o Calendário a partir do painel da empresa e selecione a loja em que quer trabalhar.
- Clique em Nova marcação e introduza o nome do cliente, o telefone e, se útil, um email de contacto.
- Defina a data e a hora de início e de fim: a duração predefinida é de 30 minutos, mas pode alargá-la para intervenções mais longas.
- Adicione uma descrição do motivo da visita, por exemplo "levantamento de dispositivo" ou "diagnóstico de avaria".
- Se a marcação disser respeito a uma reparação já aberta, associe-a ao ticket correspondente para manter tudo rastreável.
- Em alternativa, ative a reserva pública nas definições da página da empresa e deixe que seja o cliente a escolher data e hora sozinho.
- Verifique periodicamente o registo de alterações se uma marcação parecer alterada ou cancelada em relação ao combinado.
Casos de uso reais
Um cliente informado de que a reparação do ecrã está pronta, em vez de passar aleatoriamente pela loja arriscando encontrar fila, abre a página pública da empresa e reserva uma hora precisa para o levantamento: recebe de imediato o email de confirmação, e a equipa, vendo a marcação no calendário, prepara o dispositivo já embalado para essa hora.
Um técnico reparador que precisa de realizar um diagnóstico aprofundado a um PC que não liga bloqueia no calendário um intervalo dedicado de uma hora, para não ser interrompido por outros clientes ao balcão enquanto segue passos de diagnóstico que exigem concentração, como desmontar a placa-mãe ou testar a fonte de alimentação.
Uma empresa com duas lojas em cidades diferentes mantém calendários separados para cada loja: o responsável da loja principal pode ainda assim consultar a carga de marcações da loja secundária para decidir se convém deslocar temporariamente um colega de uma loja para a outra nos dias com mais reservas.
Conselhos e boas práticas
Use sempre uma descrição clara para cada marcação (ex.: "entrega reparação #12345" em vez de um genérico "cliente"), para que quem está ao balcão nesse dia saiba de imediato do que se trata sem ter de procurar noutro sítio. Associe a marcação à reparação sempre que possível: assim, ao abrir o ticket, a equipa vê de imediato se e quando o cliente virá levantar o dispositivo. Se a sua empresa recebe muitos pedidos de marcação, considere ativar a reserva pública para reduzir as chamadas telefónicas e libertar tempo ao balcão para os clientes já presentes.
Erros comuns a evitar
Não deixe a descrição da marcação vazia: sem uma referência, um colega que não acompanhou o caso não saberá o que preparar para o cliente. Evite criar marcações na loja errada em empresas multiloja: verifique sempre qual a loja selecionada antes de guardar. Não se esqueça de verificar periodicamente se a reserva pública continua ativa nas definições da página da empresa, sobretudo após alterações ao plano de subscrição.
Saiba mais
- Fixh Assistant: o chatbot de WhatsApp com Fixh AI para o seu centro de assistência
- Avisos inteligentes: reparações paradas, equipamentos não levantados e marcações do dia
- Página pública da empresa
Perguntas frequentes
O cliente recebe uma confirmação depois de reservar online? Sim, assim que a reserva é registada o sistema envia automaticamente ao cliente um email de confirmação com a data, hora e loja da marcação, sem necessidade de qualquer ação da equipa.
O horário de funcionamento da loja limita os horários reserváveis online? Não, o cliente pode escolher livremente a data e a hora a partir do formulário de reserva pública: por isso é aconselhável verificar o calendário regularmente para garantir que as marcações caem dentro do horário em que a loja está efetivamente aberta.
Posso criar uma marcação manualmente mesmo que o cliente não reserve sozinho? Sim, a equipa pode sempre criar uma nova marcação a partir do calendário da empresa indicando cliente, telefone, hora e descrição, sem passar pela reserva pública.
Posso associar uma marcação a uma reparação específica? Sim, cada marcação pode ser associada ao ticket de reparação correspondente, útil por exemplo para fixar a hora exata da entrega ao cliente.
Cada loja tem o seu próprio calendário separado? Sim, as marcações estão sempre associadas à loja onde foram criadas: numa empresa com várias lojas, cada ponto de venda gere as suas marcações de forma autónoma.
Quem pode ver se uma marcação foi alterada ou cancelada? Cada ação sobre as marcações (criação, edição, cancelamento) é registada com utilizador e hora num histórico consultável, útil para reconstituir o que aconteceu em caso de dúvidas com o cliente.
