Le calendrier des rendez-vous de Fixh IT permet à un centre de réparation de smartphones et de PC de planifier les rencontres avec les clients, par exemple pour restituer un appareil réparé, programmer un dépôt pour diagnostic ou un contrôle technique planifié. Les rendez-vous peuvent être créés manuellement par le personnel depuis le logiciel de gestion, ou réservés en toute autonomie par le client via la page publique de l'entreprise, sans appel téléphonique. Il est conçu pour remplacer l'agenda papier ou le tableau partagé entre les employés du comptoir, avec en plus la possibilité de relier chaque rendez-vous à une réparation déjà ouverte dans le Laboratoire.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Dans un laboratoire de réparation de smartphones et de PC, le flux de clients qui se présentent est souvent irrégulier : il y a des moments d'affluence au comptoir et des moments creux, surtout lorsque le dépôt ou le retrait des appareils n'est pas planifié à l'avance. Un calendrier intégré au logiciel de gestion des réparations permet au technicien réparateur de savoir dès le matin combien de clients sont attendus sur un créneau donné, afin de préparer à l'avance les appareils à restituer ou d'organiser calmement le diagnostic de ceux qui arrivent, au lieu de subir des interruptions constantes. Cela réduit les temps d'attente en boutique, améliore l'expérience client et aide le personnel à mieux répartir la charge de travail sur la journée. Pour une entreprise avec plusieurs sites, disposer d'un calendrier distinct par magasin évite les chevauchements entre points de vente et permet au dirigeant ou au responsable de contrôler la charge de travail de chaque site sans avoir à s'y déplacer.
En pratique
Depuis le tableau de bord de l'entreprise, le personnel autorisé sur un site peut ouvrir le Calendrier et créer un nouveau rendez-vous en indiquant le nom du client, le numéro de téléphone, une heure de début et de fin (durée par défaut de 30 minutes, modifiable) et une description libre du motif de la visite, par exemple « retrait de smartphone réparé » ou « diagnostic d'un PC qui ne s'allume pas ». Chaque rendez-vous reste toujours associé au site où il a été créé : le personnel travaillant sur un magasin ne voit que les rendez-vous de ce magasin, en cohérence avec la gestion multi-sites du reste du logiciel.
Si l'entreprise a activé la réservation publique sur sa page d'entreprise (activable ou désactivable depuis les paramètres de la page publique), le client peut réserver seul un rendez-vous en choisissant le site concerné (si l'entreprise en a plusieurs), en indiquant nom, téléphone, email et une brève description du motif, ainsi que la date et l'heure souhaitées. Dès que la réservation est confirmée, le système envoie automatiquement au client un email de confirmation avec la date et l'heure formatées dans la langue de l'entreprise, le nom du site et un récapitulatif de la demande : aucune action manuelle n'est requise du personnel pour envoyer cette confirmation.
Un rendez-vous peut également être relié directement à une réparation déjà ouverte dans le Laboratoire, par exemple pour programmer l'heure exacte à laquelle le client viendra récupérer l'appareil réparé, en gardant une référence directe entre le ticket de réparation et l'agenda. Chaque création, modification ou annulation d'un rendez-vous est enregistrée dans un journal avec l'utilisateur, l'action et l'heure, utile pour comprendre qui a déplacé ou annulé un rendez-vous en cas de malentendu avec le client. L'accès au module calendrier dépend du plan d'abonnement actif de l'entreprise : si le plan n'inclut pas cette fonction, le calendrier et la réservation publique sont désactivés.
Guide rapide
- Ouvrez le Calendrier depuis le tableau de bord de l'entreprise et sélectionnez le site sur lequel vous voulez travailler.
- Cliquez sur Nouveau rendez-vous et saisissez le nom du client, le téléphone et, si utile, un email de contact.
- Définissez la date et l'heure de début et de fin : la durée par défaut est de 30 minutes, mais vous pouvez l'allonger pour des interventions plus longues.
- Ajoutez une description du motif de la visite, par exemple « retrait d'appareil » ou « diagnostic de panne ».
- Si le rendez-vous concerne une réparation déjà ouverte, associez-le au ticket correspondant pour garder une traçabilité complète.
- Sinon, activez la réservation publique depuis les paramètres de la page d'entreprise et laissez le client choisir lui-même la date et l'heure.
- Vérifiez périodiquement le journal des modifications si un rendez-vous apparaît déplacé ou annulé par rapport à ce qui était convenu.
Cas d'usage réels
Un client informé que sa réparation d'écran est prête, au lieu de passer à l'improviste en boutique en risquant de trouver une file d'attente, ouvre la page publique de l'entreprise et réserve un créneau précis pour le retrait : il reçoit immédiatement l'email de confirmation, et le personnel, voyant le rendez-vous dans le calendrier, prépare l'appareil déjà emballé pour cette heure-là.
Un technicien réparateur devant effectuer un diagnostic approfondi sur un PC qui ne s'allume pas bloque dans le calendrier un créneau d'une heure dédié, afin de ne pas être interrompu par d'autres clients au comptoir pendant des étapes de diagnostic qui demandent de la concentration, comme le démontage de la carte mère ou le test de l'alimentation.
Une entreprise avec deux sites dans des villes différentes conserve des calendriers distincts pour chaque magasin : le responsable du site principal peut néanmoins consulter la charge de rendez-vous du site secondaire pour décider s'il faut déplacer temporairement un collègue d'un magasin à l'autre les jours de forte affluence.
Conseils et bonnes pratiques
Utilisez toujours une description claire pour chaque rendez-vous (ex. « retrait réparation #12345 » plutôt qu'un générique « client »), afin que la personne au comptoir ce jour-là sache immédiatement de quoi il s'agit sans avoir à chercher ailleurs. Reliez le rendez-vous à la réparation dès que possible : ainsi, en ouvrant le ticket, le personnel voit immédiatement si et quand le client viendra récupérer l'appareil. Si votre entreprise reçoit de nombreuses demandes de rendez-vous, envisagez d'activer la réservation publique pour réduire les appels et libérer du temps au comptoir pour les clients déjà présents.
Erreurs courantes à éviter
Ne laissez pas la description du rendez-vous vide : sans repère, un collègue qui n'a pas suivi le dossier ne saura pas quoi préparer pour le client. Évitez de créer des rendez-vous sur le mauvais site dans les entreprises multi-magasins : vérifiez toujours quel site est sélectionné avant d'enregistrer. N'oubliez pas de vérifier périodiquement si la réservation publique est toujours active dans les paramètres de la page d'entreprise, surtout après un changement de plan d'abonnement.
Pour aller plus loin
- Fixh Assistant : le chatbot WhatsApp avec Fixh AI pour votre centre de réparation
- Alertes intelligentes : réparations bloquées, appareils non retirés et rendez-vous du jour
- Page publique de l'entreprise
Questions fréquentes
Le client reçoit-il une confirmation après avoir réservé en ligne ? Oui, dès que la réservation est enregistrée, le système envoie automatiquement au client un email de confirmation avec la date, l'heure et le site du rendez-vous, sans qu'aucune action ne soit requise du personnel.
Les horaires d'ouverture du magasin limitent-ils les créneaux réservables en ligne ? Non, le client peut librement choisir la date et l'heure depuis le formulaire de réservation publique : il est donc conseillé de vérifier régulièrement le calendrier pour s'assurer que les rendez-vous tombent bien dans les horaires où le magasin est réellement ouvert.
Puis-je créer un rendez-vous manuellement même si le client ne réserve pas lui-même ? Oui, le personnel peut toujours créer un nouveau rendez-vous depuis le calendrier de l'entreprise en indiquant client, téléphone, heure et description, sans passer par la réservation publique.
Puis-je associer un rendez-vous à une réparation précise ? Oui, chaque rendez-vous peut être associé au ticket de réparation correspondant, utile par exemple pour fixer l'heure exacte de la restitution au client.
Chaque site a-t-il son propre calendrier distinct ? Oui, les rendez-vous sont toujours liés au site où ils ont été créés : dans une entreprise avec plusieurs magasins, chaque point de vente gère ses rendez-vous de façon autonome.
Qui peut voir si un rendez-vous a été modifié ou annulé ? Chaque action sur les rendez-vous (création, modification, annulation) est enregistrée avec l'utilisateur et l'heure dans un journal consultable, utile pour reconstituer ce qui s'est passé en cas de doute avec le client.
