Terminkalender

Planen Sie Abgaben, Abholungen und Diagnosen mit dem integrierten Kalender jeder Filiale: Termine können vom Personal angelegt oder vom Kunden online über die öffentliche Unternehmensseite gebucht werden, mit automatischer E-Mail-Bestätigung.

Der Terminkalender von Fixh IT ermöglicht es einem Reparaturzentrum für Smartphones und PCs, Termine mit Kunden zu planen, zum Beispiel für die Rückgabe eines reparierten Geräts, die Vereinbarung einer Geräteabgabe zur Diagnose oder eine geplante technische Kontrolle. Termine können manuell vom Personal in der Verwaltungssoftware angelegt oder eigenständig vom Kunden über die öffentliche Unternehmensseite gebucht werden, ganz ohne Anruf. Er ist als Ersatz für den Papierkalender oder die geteilte Tabelle zwischen den Mitarbeitern am Tresen gedacht, mit der zusätzlichen Möglichkeit, jeden Termin mit einer bereits in der Werkstatt eröffneten Reparatur zu verknüpfen.

Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist

In einer Reparaturwerkstatt für Smartphones und PCs ist der Kundenandrang oft unregelmäßig: Es gibt Warteschlangen am Tresen und ruhige Momente, besonders wenn die Abgabe oder Abholung der Geräte nicht im Voraus geplant ist. Ein in die Reparaturverwaltungssoftware integrierter Kalender ermöglicht es dem Reparaturtechniker, schon morgens zu wissen, wie viele Kunden in einem bestimmten Zeitfenster erwartet werden, sodass zurückzugebende Geräte rechtzeitig vorbereitet oder die Diagnose eintreffender Geräte in Ruhe organisiert werden kann, statt ständig unterbrochen zu werden. Das verkürzt die Wartezeiten im Geschäft, verbessert das Kundenerlebnis und hilft dem Personal, die Arbeitslast über den Tag besser zu verteilen. Für ein Unternehmen mit mehreren Filialen vermeidet ein separater Kalender pro Filiale Überschneidungen zwischen verschiedenen Standorten und ermöglicht es dem Inhaber oder Verantwortlichen, die Auslastung jeder Filiale zu prüfen, ohne dort physisch anwesend zu sein.

In der Praxis

Vom Unternehmens-Dashboard aus kann für eine Filiale autorisiertes Personal den Kalender öffnen und einen neuen Termin mit Kundenname, Telefonnummer, Start- und Endzeit (Standarddauer 30 Minuten, anpassbar) und einer freien Beschreibung des Besuchsgrunds anlegen, z. B. "Abholung des reparierten Smartphones" oder "Diagnose eines PCs, der sich nicht einschalten lässt". Jeder Termin bleibt immer mit der Filiale verknüpft, in der er angelegt wurde: Personal, das an einer Filiale arbeitet, sieht nur die Termine dieser Filiale, passend zur Multi-Filial-Verwaltung im übrigen System.

Hat das Unternehmen die öffentliche Buchung auf seiner Unternehmensseite aktiviert (über die Einstellungen der öffentlichen Seite ein- oder ausschaltbar), kann der Kunde selbstständig einen Termin buchen, dabei die betreffende Filiale wählen (falls das Unternehmen mehrere hat), Name, Telefon, E-Mail und eine kurze Beschreibung des Grunds sowie das gewünschte Datum und die Uhrzeit angeben. Sobald die Buchung bestätigt ist, sendet das System dem Kunden automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit Datum und Uhrzeit in der Sprache des Unternehmens formatiert, dem Filialnamen und einer Zusammenfassung der Anfrage: Für den Versand dieser Bestätigung ist keine manuelle Aktion des Personals nötig.

Ein Termin kann außerdem direkt mit einer bereits in der Werkstatt eröffneten Reparatur verknüpft werden, zum Beispiel um die genaue Uhrzeit zu planen, zu der der Kunde das reparierte Gerät abholen kommt, wobei ein direkter Bezug zwischen Reparaturticket und Kalender erhalten bleibt. Jede Erstellung, Änderung oder Löschung eines Termins wird mit Benutzer, Aktion und Uhrzeit protokolliert, was hilfreich ist, um bei Missverständnissen mit dem Kunden nachzuvollziehen, wer einen Termin verschoben oder storniert hat. Der Zugriff auf das Kalendermodul hängt vom aktiven Abonnementplan des Unternehmens ab: Enthält der Plan diese Funktion nicht, sind Kalender und öffentliche Buchung deaktiviert.

Kurzanleitung

  1. Öffnen Sie den Kalender über das Unternehmens-Dashboard und wählen Sie die Filiale, mit der Sie arbeiten möchten.
  2. Klicken Sie auf Neuer Termin und geben Sie Kundenname, Telefon und, falls hilfreich, eine Kontakt-E-Mail ein.
  3. Legen Sie Datum sowie Start- und Endzeit fest: Die Standarddauer beträgt 30 Minuten, kann aber für längere Eingriffe verlängert werden.
  4. Fügen Sie eine Beschreibung des Besuchsgrunds hinzu, z. B. "Geräteabholung" oder "Fehlerdiagnose".
  5. Betrifft der Termin eine bereits eröffnete Reparatur, verknüpfen Sie ihn mit dem entsprechenden Ticket, um alles nachvollziehbar zu halten.
  6. Alternativ aktivieren Sie die öffentliche Buchung in den Einstellungen der Unternehmensseite und lassen den Kunden Datum und Uhrzeit selbst wählen.
  7. Prüfen Sie regelmäßig das Änderungsprotokoll, falls ein Termin verschoben oder storniert erscheint, obwohl etwas anderes vereinbart war.

Reale Anwendungsfälle

Ein Kunde, der benachrichtigt wird, dass seine Display-Reparatur fertig ist, öffnet statt spontan vorbeizukommen und eine Warteschlange zu riskieren die öffentliche Unternehmensseite und bucht eine genaue Uhrzeit für die Abholung: Er erhält sofort die Bestätigungs-E-Mail, und das Personal bereitet, nachdem es den Termin im Kalender sieht, das Gerät bereits verpackt für diese Uhrzeit vor.

Ein Reparaturtechniker, der eine ausführliche Diagnose an einem PC durchführen muss, der sich nicht einschalten lässt, blockiert im Kalender ein dediziertes Zeitfenster von einer Stunde, um während Diagnoseschritten, die Konzentration erfordern, wie das Ausbauen des Mainboards oder das Testen des Netzteils, nicht von anderen Kunden am Tresen unterbrochen zu werden.

Ein Unternehmen mit zwei Filialen in verschiedenen Städten führt für jede Filiale getrennte Kalender: Der Verantwortliche der Hauptfiliale kann dennoch die Terminauslastung der Nebenfiliale einsehen, um zu entscheiden, ob an Tagen mit mehr Buchungen vorübergehend ein Kollege von einer Filiale zur anderen wechseln sollte.

Tipps und bewährte Praktiken

Verwenden Sie immer eine klare Beschreibung für jeden Termin (z. B. "Abholung Reparatur #12345" statt eines allgemeinen "Kunde"), damit die an diesem Tag am Tresen tätige Person sofort weiß, worum es geht, ohne anderswo suchen zu müssen. Verknüpfen Sie den Termin nach Möglichkeit mit der Reparatur: So sieht das Personal beim Öffnen des Tickets sofort, ob und wann der Kunde das Gerät abholen kommt. Erhält Ihr Unternehmen viele Terminanfragen, ziehen Sie in Betracht, die öffentliche Buchung zu aktivieren, um Anrufe zu reduzieren und am Tresen Zeit für bereits anwesende Kunden freizumachen.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Lassen Sie die Terminbeschreibung nicht leer: Ohne Referenz weiß ein Kollege, der den Fall nicht verfolgt hat, nicht, was er für den Kunden vorbereiten soll. Vermeiden Sie es, in Unternehmen mit mehreren Filialen Termine in der falschen Filiale anzulegen: Prüfen Sie vor dem Speichern immer, welche Filiale ausgewählt ist. Vergessen Sie nicht, regelmäßig zu prüfen, ob die öffentliche Buchung in den Einstellungen der Unternehmensseite noch aktiv ist, besonders nach Änderungen am Abonnementplan.

Mehr erfahren

Häufig gestellte Fragen

Erhält der Kunde nach der Online-Buchung eine Bestätigung? Ja, sobald die Buchung erfasst ist, sendet das System dem Kunden automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit Datum, Uhrzeit und Filiale des Termins, ohne dass eine Aktion des Personals nötig ist.

Begrenzen die Öffnungszeiten des Geschäfts die online buchbaren Zeitfenster? Nein, der Kunde kann Datum und Uhrzeit im öffentlichen Buchungsformular frei wählen: Es empfiehlt sich daher, den Kalender regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Termine tatsächlich innerhalb der Öffnungszeiten des Geschäfts liegen.

Kann ich einen Termin manuell anlegen, auch wenn der Kunde nicht selbst bucht? Ja, das Personal kann jederzeit einen neuen Termin über den Unternehmenskalender mit Kunde, Telefon, Uhrzeit und Beschreibung anlegen, ohne den Weg über die öffentliche Buchung zu gehen.

Kann ich einen Termin mit einer bestimmten Reparatur verknüpfen? Ja, jeder Termin kann mit dem entsprechenden Reparaturticket verknüpft werden, nützlich z. B. um die genaue Abholzeit mit dem Kunden festzulegen.

Hat jede Filiale ihren eigenen, getrennten Kalender? Ja, Termine sind immer an die Filiale gebunden, in der sie angelegt wurden: In einem Unternehmen mit mehreren Filialen verwaltet jeder Standort seine Termine eigenständig.

Wer kann sehen, ob ein Termin geändert oder storniert wurde? Jede Aktion an Terminen (Erstellung, Änderung, Stornierung) wird mit Benutzer und Uhrzeit in einem einsehbaren Protokoll erfasst, hilfreich, um bei Unklarheiten mit dem Kunden nachzuvollziehen, was passiert ist.