Um ecrã disponível numa loja mas impossível de encontrar naquela onde é realmente necessário é um problema comum para cadeias de centros de assistência com várias lojas. As transferências de armazém permitem mover peças de smartphone, peças de PC e acessórios entre as lojas da mesma empresa com um fluxo rastreado passo a passo, desde a criação da transferência até à confirmação de receção, com o stock de ambas as lojas sempre alinhado.
Porque é importante para um centro de assistência
Na gestão de inventário de reparações de uma cadeia com várias lojas, acontece frequentemente que uma peça necessária para uma reparação urgente esteja esgotada na loja onde se encontra o cliente mas disponível noutra loja da mesma empresa, talvez a poucos quilómetros de distância. Sem um sistema de transferência rastreado, mover fisicamente uma peça entre duas lojas arrisca-se a criar uma discrepância entre o stock real e o registado no sistema: a peça parece ainda disponível na loja de origem apesar de ter sido fisicamente retirada, ou nunca aparece como tendo chegado à de destino. Uma transferência estruturada resolve exatamente isto, mantendo os dados de stock sempre coerentes com a localização física real das peças.
Como funciona na prática
Uma transferência nasce em estado de rascunho, indicando loja de origem, loja de destino e notas opcionais. Nesta fase adicionam-se as linhas com os produtos a mover e as respetivas quantidades: para os produtos sem rastreamento de série, o sistema verifica se o stock disponível na loja de origem é suficiente, enquanto para os produtos com rastreamento de série ativo é preciso selecionar exatamente as unidades individuais a transferir, com o número de números de série escolhidos correspondendo à quantidade indicada. Enquanto a transferência permanecer em rascunho, as linhas e quantidades podem ser livremente alteradas, ou toda a transferência pode ser cancelada.
Quando a transferência é enviada, o sistema deduz automaticamente o stock da loja de origem, usando o critério FIFO (os lotes mais antigos são consumidos primeiro) para determinar o valor de carga a reconhecer na receção, e as eventuais unidades com número de série selecionadas passam a estado "transferida". A transferência entra assim em estado "em trânsito": deixa de poder ser editada, mas permanece rastreável até à confirmação de chegada. Na receção pela loja de destino, o stock aumenta automaticamente lá, um novo lote de armazém é criado com o histórico da transferência como referência, e as unidades com número de série voltam a estar disponíveis "em stock", agora na nova loja.
Cada transferência permanece consultável com o seu estado atualizado (rascunho, em trânsito, concluída ou cancelada), a data de envio e a de receção, e a lista completa dos produtos envolvidos: isto permite a qualquer momento saber o que foi movido, de que loja, para qual, e quando chegou efetivamente ao destino.
Guia rápido
- Vá a Armazém > Transferências e crie uma nova transferência.
- Escolha a loja de origem e a loja de destino.
- Adicione os produtos a mover com as respetivas quantidades; para produtos com rastreamento de série, selecione as unidades específicas.
- Reveja a transferência em rascunho e, se necessário, corrija linhas ou quantidades antes de avançar.
- Confirme o envio: o stock diminui na loja de origem e a transferência passa a em trânsito.
- Na loja de destino, confirme a receção da mercadoria chegada.
- Verifique se o stock aumentou corretamente na loja de destino, e consulte o histórico de transferências para referência futura.
Casos de uso reais
Um cliente apresenta-se numa loja para uma reparação urgente mas a peça necessária está esgotada ali: o colaborador verifica que está disponível noutro ponto de venda da mesma empresa, cria uma transferência e organiza a recolha, para que o cliente não tenha de se deslocar a outro lado.
Uma cadeia com sede central e vários pontos de venda periféricos recebe um grande lote de baterias do fornecedor na sede central: distribui as quantidades pelas lojas periféricas através de transferências, mantendo um único ponto de receção de mercadoria mas um armazém de peças equilibrado em todas as lojas.
Uma loja tem em stock três smartphones recondicionados com rastreamento de série ativo, mas a procura está concentrada noutra loja da cadeia: seleciona as três unidades com número de série específicas a transferir, e na receção na nova loja cada número de série aparece corretamente disponível ali, sem confusão com unidades já presentes no catálogo dessa loja.
Dicas e boas práticas
Verifique sempre o stock real na loja de origem antes de criar uma transferência com quantidades elevadas, para evitar ter de a corrigir mais tarde. Confirme a receção apenas quando a mercadoria tiver chegado fisicamente e for verificada na loja de destino, para que o stock registado reflita sempre a realidade física. Use o campo de notas para indicar motivos particulares da transferência (por exemplo, uma urgência do cliente), útil para quem consultar o histórico mais tarde.
Erros comuns a evitar
Não confirme a receção de uma transferência antes de a mercadoria ter efetivamente chegado à loja: o stock aumentaria para produtos ainda fisicamente indisponíveis ali. Evite deixar transferências em rascunho esquecidas durante dias: até ao envio, o stock permanece apenas logicamente retido na loja de origem se não for gerido, gerando confusão sobre o que está realmente disponível. Não selecione unidades com número de série ao acaso apenas para completar rapidamente a quantidade solicitada: o número de série transferido deve corresponder exatamente à peça física efetivamente movida.
Saiba mais
- Dashboard multi-loja: gerencie todas as suas sedes a partir de uma única vista
- Guia de transporte (DDT)
- Inventário de armazém: entradas, saídas e valor do stock
Perguntas frequentes
Posso transferir produtos entre lojas de empresas diferentes? Não, a transferência foi concebida para mover produtos entre lojas da mesma empresa.
O stock atualiza-se logo na criação da transferência ou só depois? Diminui na loja de origem quando a transferência é enviada, e aumenta na loja de destino apenas na confirmação de receção.
Posso transferir vários produtos numa só operação? Sim, pode incluir vários produtos e as respetivas quantidades na mesma transferência.
O que acontece se o produto tiver rastreamento de série ativo? Tem de selecionar as unidades específicas a transferir, e o seu número deve corresponder exatamente à quantidade indicada.
Posso editar uma transferência depois de a ter enviado? Não, uma vez enviada, a transferência entra em estado "em trânsito" e deixa de poder ser editada, ficando apenas à espera de confirmação de receção.
Posso cancelar uma transferência? Sim, mas apenas enquanto ainda estiver em estado de rascunho; uma vez enviada, o fluxo prossegue até à receção.
