Un écran disponible dans un magasin mais introuvable dans celui où il est réellement nécessaire est un problème courant pour les chaînes de centres de réparation multi-sites. Les transferts de stock permettent de déplacer pièces smartphone, pièces PC et accessoires entre les sites d'une même entreprise avec un flux tracé étape par étape, de la création du transfert jusqu'à la confirmation de réception, avec le stock des deux sites toujours aligné.
Pourquoi c'est important pour un centre de réparation
Dans la gestion d'inventaire de réparation d'une chaîne multi-sites, il arrive souvent qu'une pièce nécessaire à une réparation urgente soit épuisée sur le site où se trouve le client mais disponible sur un autre site de la même entreprise, peut-être à quelques kilomètres seulement. Sans système de transfert tracé, déplacer physiquement une pièce entre deux magasins risque de créer un décalage entre le stock réel et celui enregistré dans le système : la pièce paraît encore disponible sur le site d'origine alors qu'elle a été physiquement emportée, ou n'apparaît jamais comme arrivée sur le site de destination. Un transfert structuré résout exactement ce problème, en gardant les données de stock toujours cohérentes avec la localisation physique réelle des pièces.
Comment ça marche en pratique
Un transfert naît à l'état brouillon, en indiquant site d'origine, site de destination et notes éventuelles. À ce stade, on ajoute les lignes avec les produits à déplacer et leurs quantités : pour les produits sans suivi de série, le système vérifie que le stock disponible sur le site d'origine est suffisant, tandis que pour les produits avec suivi de série activé, il faut sélectionner exactement les unités précises à transférer, le nombre de numéros de série choisis devant correspondre à la quantité indiquée. Tant que le transfert reste en brouillon, lignes et quantités peuvent être librement modifiées, ou tout le transfert peut être annulé.
Quand le transfert est expédié, le système déduit automatiquement le stock du site d'origine, en utilisant le principe FIFO (les lots les plus anciens sont consommés en premier) pour déterminer la valeur de charge à reconnaître à la réception, et les éventuelles unités sérialisées sélectionnées passent au statut « transférée ». Le transfert entre alors en statut « en transit » : il n'est plus modifiable, mais reste traçable jusqu'à la confirmation d'arrivée. À la réception par le site de destination, le stock y augmente automatiquement, un nouveau lot de stock est créé avec l'historique du transfert comme référence, et les unités sérialisées redeviennent disponibles « en stock », mais désormais sur le nouveau site.
Chaque transfert reste consultable avec son statut mis à jour (brouillon, en transit, terminé ou annulé), la date d'expédition et celle de réception, et la liste complète des produits concernés : cela permet à tout moment de savoir ce qui a été déplacé, depuis quel site, vers lequel, et quand c'est réellement arrivé à destination.
Guide rapide
- Allez dans Stock > Transferts et créez un nouveau transfert.
- Choisissez site d'origine et site de destination.
- Ajoutez les produits à déplacer avec leurs quantités ; pour les produits avec suivi de série, sélectionnez les unités précises.
- Vérifiez le transfert en brouillon et, si besoin, corrigez lignes ou quantités avant de continuer.
- Confirmez l'expédition : le stock diminue sur le site d'origine et le transfert passe en transit.
- Sur le site de destination, confirmez la réception de la marchandise arrivée.
- Vérifiez que le stock a bien augmenté sur le site de destination, et consultez l'historique des transferts pour référence future.
Cas d'usage réels
Un client se présente dans un magasin pour une réparation urgente mais la pièce nécessaire y est épuisée : l'employé vérifie qu'elle est disponible dans un autre point de vente de la même entreprise, crée un transfert et organise le retrait, si bien que le client n'a pas besoin de se rendre ailleurs.
Une chaîne avec un site central et plusieurs points de vente périphériques reçoit un gros lot de batteries du fournisseur au site central : elle répartit les quantités vers les sites périphériques via des transferts, gardant un seul point de réception de marchandise mais un stock de pièces équilibré sur tous les sites.
Un magasin a en stock trois smartphones reconditionnés avec suivi de série activé, mais la demande se concentre sur un autre site de la chaîne : il sélectionne les trois unités sérialisées précises à transférer, et à la réception sur le nouveau site, chaque numéro de série apparaît correctement disponible à cet endroit, sans confusion avec les unités déjà présentes au catalogue de ce magasin.
Conseils et bonnes pratiques
Vérifiez toujours le stock réel sur le site d'origine avant de créer un transfert avec de grandes quantités, pour éviter d'avoir à le corriger plus tard. Confirmez la réception seulement une fois la marchandise physiquement arrivée et contrôlée sur le site de destination, afin que le stock enregistré reflète toujours la réalité physique. Utilisez le champ notes pour indiquer les motifs particuliers du transfert (par exemple une urgence client), utile pour quiconque consulte l'historique par la suite.
Erreurs courantes à éviter
Ne confirmez pas la réception d'un transfert avant que la marchandise soit réellement arrivée en magasin : le stock augmenterait pour des produits pas encore physiquement disponibles là-bas. Évitez de laisser des transferts en brouillon oubliés pendant des jours : jusqu'à l'expédition, le stock ne reste bloqué que de façon logique sur le site d'origine s'il n'est pas géré, créant une confusion sur ce qui est réellement disponible. Ne sélectionnez pas des unités sérialisées au hasard juste pour compléter rapidement la quantité demandée : le numéro de série transféré doit correspondre exactement à la pièce physique réellement déplacée.
Pour aller plus loin
- Tableau de bord multi-magasins : gérez tous vos sites depuis une seule vue
- Bon de livraison (DDT)
- Inventaire de stock : entrées, sorties et valeur du stock
Questions fréquentes
Puis-je transférer des produits entre sites d'entreprises différentes ? Non, le transfert est conçu pour déplacer des produits entre les sites de la même entreprise.
Le stock se met-il à jour dès la création du transfert ou seulement après ? Il diminue sur le site d'origine une fois le transfert expédié, et augmente sur le site de destination seulement à la confirmation de réception.
Puis-je transférer plusieurs produits en une seule opération ? Oui, vous pouvez inclure plusieurs produits et leurs quantités dans le même transfert.
Que se passe-t-il si le produit a le suivi de série activé ? Vous devez sélectionner les unités précises à transférer, et leur nombre doit correspondre exactement à la quantité indiquée.
Puis-je modifier un transfert après son expédition ? Non, une fois expédié, le transfert entre en statut « en transit » et n'est plus modifiable, il ne reste qu'en attente de confirmation de réception.
Puis-je annuler un transfert ? Oui, mais seulement tant qu'il est encore à l'état brouillon ; une fois expédié, le flux se poursuit jusqu'à la réception.
