Una pantalla disponible en una tienda pero inencontrable en aquella donde realmente hace falta es un problema habitual para las cadenas de centros de asistencia con varias sedes. Los traslados de almacén permiten mover repuestos de smartphones, repuestos de PC y accesorios entre las sedes de la misma empresa con un flujo rastreado paso a paso, desde la creación del traslado hasta la confirmación de recepción, con las existencias de ambas sedes siempre alineadas.
Por qué es importante para un centro de asistencia
En la gestión de inventario de reparaciones de una cadena multi-tienda, suele ocurrir que un repuesto necesario para una reparación urgente esté agotado en la sede donde se encuentra el cliente pero disponible en otra sede de la misma empresa, quizá a pocos kilómetros de distancia. Sin un sistema de traslado rastreado, mover físicamente una pieza entre dos tiendas corre el riesgo de generar discrepancias entre las existencias reales y las registradas en el sistema: el repuesto parece seguir disponible en la sede de origen aunque se haya retirado físicamente, o nunca aparece como llegado a la de destino. Un traslado estructurado resuelve justo esto, manteniendo siempre coherentes los datos de existencias con la ubicación física real de los repuestos.
Cómo funciona en la práctica
Un traslado nace en estado borrador, indicando sede de origen, sede de destino y notas opcionales. En esta fase se añaden las líneas con los productos a mover y sus cantidades: para los productos sin seguimiento de serie, el sistema comprueba que las existencias disponibles en la sede de origen sean suficientes, mientras que para los productos con seguimiento de serie activo hay que seleccionar exactamente las unidades concretas a trasladar, con el número de series elegidas coincidiendo con la cantidad indicada. Mientras el traslado esté en borrador, las líneas y cantidades pueden modificarse libremente, o todo el traslado puede cancelarse.
Cuando el traslado se envía, el sistema resta automáticamente las existencias de la sede de origen, usando el criterio FIFO (los lotes más antiguos se consumen primero) para determinar el valor de carga a reconocer en la recepción, y las unidades serializadas seleccionadas pasan al estado "trasladada". El traslado entra así en estado "en tránsito": ya no se puede editar, pero sigue siendo rastreable hasta que se confirme la llegada. Al recibirse en la sede de destino, las existencias aumentan allí automáticamente, se crea un nuevo lote de almacén con el historial del traslado como referencia, y las unidades serializadas vuelven a estar disponibles "en existencia", ahora en la nueva sede.
Cada traslado sigue siendo consultable con su estado actualizado (borrador, en tránsito, completado o cancelado), la fecha de envío y la de recepción, y la lista completa de productos implicados: esto permite en todo momento saber qué se ha movido, desde qué sede, hacia cuál, y cuándo llegó realmente a destino.
Guía rápida
- Ve a Almacén > Traslados y crea un nuevo traslado.
- Elige sede de origen y sede de destino.
- Añade los productos a mover con sus cantidades; para productos con seguimiento de serie, selecciona las unidades concretas.
- Revisa el traslado en borrador y, si hace falta, corrige líneas o cantidades antes de continuar.
- Confirma el envío: las existencias se reducen en la sede de origen y el traslado pasa a en tránsito.
- En la sede de destino, confirma la recepción de la mercancía llegada.
- Comprueba que las existencias han aumentado correctamente en la sede de destino y consulta el historial de traslados como referencia futura.
Casos de uso reales
Un cliente se presenta en una tienda para una reparación urgente pero el repuesto necesario está agotado allí: el empleado comprueba que está disponible en otro punto de venta de la misma empresa, crea un traslado y organiza la recogida, así el cliente no tiene que ir a otro sitio.
Una cadena con sede central y varios puntos de venta periféricos recibe un gran lote de baterías del proveedor en la sede central: distribuye las cantidades a las sedes periféricas mediante traslados, manteniendo un único punto de recepción de mercancía pero un almacén de repuestos equilibrado en todas las sedes.
Una tienda tiene en existencia tres smartphones reacondicionados con seguimiento de serie activo, pero la demanda se concentra en otra sede de la cadena: selecciona las tres unidades serializadas concretas a trasladar, y al recibirlas en la nueva sede cada número de serie aparece correctamente disponible allí, sin confusión con las unidades ya presentes en el catálogo de esa tienda.
Consejos y buenas prácticas
Comprueba siempre las existencias reales en la sede de origen antes de crear un traslado con cantidades elevadas, para evitar tener que corregirlo más adelante. Confirma la recepción solo cuando la mercancía haya llegado físicamente y se haya comprobado en la sede de destino, así las existencias registradas reflejan siempre la realidad física. Usa el campo de notas para indicar motivos particulares del traslado (por ejemplo una urgencia del cliente), útil para quien consulte el historial más adelante.
Errores comunes que evitar
No confirmes la recepción de un traslado antes de que la mercancía haya llegado realmente a la tienda: las existencias aumentarían para productos aún no disponibles físicamente allí. Evita dejar traslados en borrador olvidados durante días: hasta el envío, las existencias solo quedan retenidas de forma lógica en la sede de origen si no se gestionan, generando confusión sobre qué está realmente disponible. No selecciones unidades serializadas al azar solo para completar rápido la cantidad solicitada: el número de serie trasladado debe corresponder exactamente a la pieza física realmente movida.
Más información
- Dashboard multi-tienda: gestiona todas tus sedes desde una única vista
- Albarán de entrega (DDT)
- Inventario de almacén: entradas, salidas y valor del stock
Preguntas frecuentes
¿Puedo trasladar productos entre sedes de empresas distintas? No, el traslado está pensado para mover productos entre las sedes de la misma empresa.
¿Las existencias se actualizan enseguida al crear el traslado o solo después? Disminuyen en la sede de origen cuando el traslado se envía, y aumentan en la sede de destino solo al confirmarse la recepción.
¿Puedo trasladar varios productos en una sola operación? Sí, puedes incluir varios productos y sus cantidades en el mismo traslado.
¿Qué ocurre si el producto tiene el seguimiento de serie activo? Debes seleccionar las unidades concretas a trasladar, y su número debe coincidir exactamente con la cantidad indicada.
¿Puedo modificar un traslado después de haberlo enviado? No, una vez enviado el traslado entra en estado "en tránsito" y ya no se puede editar, solo queda a la espera de confirmación de recepción.
¿Puedo cancelar un traslado? Sí, pero solo mientras esté en estado borrador; una vez enviado, el flujo continúa hasta la recepción.
