Inwentaryzacja magazynu Fixh IT zamienia codzienne ruchy części zamiennych i akcesoriów, każdy zakup, sprzedaż, naprawę, transfer, zwrot lub korektę, w przeszukiwalny rejestr i konkretną wartość ekonomiczną. O ile katalog produktów mówi „co jest" w magazynie, o tyle inwentaryzacja mówi „co się wydarzyło" i przede wszystkim „ile warte jest to, co zostało": dla każdego ruchu pokazuje zarejestrowaną cenę zakupu, a obok niej trzy aktywne w danym momencie ceny sprzedaży, przy ladzie, przy naprawie dla klienta prywatnego i przy naprawie dla partnera, dzięki czemu marża i wartość ekonomiczna zapasów są zawsze pod kontrolą, sklep po sklepie i podmagazyn po podmagazynie.
Dlaczego jest to ważne dla centrum serwisowego
Centrum serwisowe zarządzające kilkoma podmagazynami w tym samym sklepie, magazynem głównym, ladą sprzedaży, warsztatem, składem części gwarancyjnych, łatwo traci pełny obraz sytuacji: wiedza o tym, ile części przyjęto w tym tygodniu, jest przydatna, ale nie wystarcza, by ocenić, czy ten magazyn jako całość jest naprawdę wart tyle, ile się oczekuje, albo czy kapitał zamrożony w częściach cicho narasta w zapomnianym kącie. Podobnie właściciel, który na koniec miesiąca musi podać wartość magazynu, albo sprawdzić, czy marża na naprawach dla partnerów wciąż jest opłacalna względem ceny zakupu, potrzebuje jednego dokumentu łączącego ilość, cenę zakupu i ceny sprzedaży, a nie ręcznego odtwarzania danych z dziesiątek kart produktów. Inwentaryzacja odpowiada dokładnie na tę potrzebę: to pomost między codzienną operacyjną obsługą, przychodami i rozchodami, a aktualizowaną w czasie rzeczywistym fotografią majątkową magazynu, filtrowaną wg podmagazynu i kategorii. Bez tej fotografii dwa sklepy tej samej sieci mogą mieć bardzo różny kapitał zamrożony w częściach, a nikt tego nie zauważy aż do fizycznej inwentaryzacji na koniec roku, kiedy jest już za późno na korektę kursu.
Jak to działa w praktyce
Strona otwiera się na aktualnie wybranym sklepie i pokazuje, w kolejności od najnowszego, każdy zarejestrowany ruch magazynowy: zakupy od dostawcy, sprzedaż przy ladzie, użycia w naprawach, transfery przychodzące i wychodzące między podmagazynami, zwroty, ręczne korekty i złomowania. Dwa filtry pozwalają zawęzić widok: pierwszy wybiera pojedynczy podmagazyn albo wszystkie naraz, drugi pozwala wybrać jedną lub więcej kategorii produktu za pomocą pól wyboru, przy czym opcja „wszystkie kategorie" obowiązuje, gdy żadna nie jest zaznaczona. Każdy wiersz tabeli pokazuje datę, produkt z SKU i EAN, podmagazyn, kategorię, typ ruchu z ilością przychodu lub rozchodu, cenę zakupu powiązaną z danym ruchem, a obok trzy aktualne ceny sprzedaży produktu: cenę przy ladzie, cenę zarezerwowaną dla naprawy klienta prywatnego i cenę zarezerwowaną dla naprawy partnerskiej.
Na dole strony osobna sekcja pokazuje rzeczywistą wartość magazynu: nie sumę wymienionych ruchów, która liczyłaby wielokrotnie sprzedane i zwrócone części, lecz wycenę zapasów faktycznie obecnych w danym momencie, obliczaną wiersz po wierszu na podstawie wciąż dostępnych partii zakupowych i pomnożoną przez trzy ceny sprzedaży. Wynik jest zorganizowany według podmagazynu, z sumą całkowitą na dole, dzięki czemu od razu widać, czy wartość jest skoncentrowana w magazynie głównym, czy rozproszona po kilku składach, i jaką potencjalną marżę stanowi dla każdego kanału sprzedaży.
Cała lista, z tymi samymi filtrami zastosowanymi na ekranie, może zostać wyeksportowana do CSV, arkusza Excel albo dokumentu PDF gotowego do zarchiwizowania lub przekazania księgowemu, automatycznie uwzględniając podmagazyn i kategorie wybrane w momencie eksportu. Nie trzeba powtarzać wyszukiwania ani ponownie stosować filtrów w wyeksportowanym pliku: dokument odzwierciedla dokładnie to, co widać na ekranie w chwili jego generowania.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Magazynu i otwórz Inwentaryzację.
- Wybierz w górnym selektorze sklep, którego inwentaryzację chcesz sprawdzić.
- Wybierz pojedynczy podmagazyn albo zostaw „Wszystkie magazyny", by zobaczyć je razem.
- Zaznacz jedną lub więcej kategorii za pomocą pól wyboru, albo zostaw „Wszystkie kategorie", by nie filtrować.
- Przewiń listę, by sprawdzić każdy przychód i rozchód wraz z ceną zakupu i cenami sprzedaży.
- Sprawdź sekcję sum na dole, by poznać rzeczywistą wartość zapasów dla podmagazynu.
- Eksportuj do CSV, Excel lub PDF, gdy potrzebujesz dokumentu do zarchiwizowania lub udostępnienia.
Rzeczywiste przypadki użycia
Na koniec miesiąca właściciel musi podać księgowemu wartość magazynu na potrzeby zamknięcia: otwiera inwentaryzację, wybiera „Wszystkie magazyny", eksportuje PDF z sumami wyceny i załącza go bez ręcznego odtwarzania stanów i cen z kilku arkuszy.
Kierownik sklepu zauważa, że podmagazyn „Skład gwarancyjny" wciąż gromadzi wartość i nigdy się nie opróżnia: filtrując inwentaryzację tylko do tego podmagazynu, odkrywa, że kilka części zwróconych w ramach gwarancji nigdy nie zostało ani odsprzedanych, ani zezłomowanych, i decyduje, jak je rozdysponować.
Przed przedłużeniem umowy z zewnętrznym partnerem naprawczym właściciel filtruje inwentaryzację według kategorii części najczęściej używanych w tych naprawach i porównuje wiersz po wierszu cenę zakupu z ceną zarezerwowaną dla partnera, sprawdzając, czy marża wciąż jest opłacalna, czy wymaga korekty.
Wskazówki i dobre praktyki
Sprawdzaj inwentaryzację dla pojedynczego podmagazynu, gdy chcesz zbadać konkretny problem, na przykład skład, który nigdy się nie zgadza, i przełącz się na „Wszystkie magazyny", gdy potrzebujesz całościowego obrazu sklepu. Eksportuj okresowo PDF z sumami wyceny, choćby raz w miesiącu, by mieć historię wartości magazynu w czasie zamiast polegać wyłącznie na danych na żywo. Łącz filtr kategorii z podmagazynem, gdy musisz wyizolować problem z ceną lub stanem w jednej rodzinie produktów, na przykład bateriach czy wyświetlaczach.
Częste błędy, których należy unikać
Nie myl sumy wymienionych ruchów z wartością magazynu: zsumowanie wszystkich przychodów i rozchodów z danego okresu nie daje rzeczywistej wartości zapasów, ponieważ liczy też części już sprzedane lub zwrócone; poprawna wartość to zawsze ta wskazana w sekcji sum wyceny, obliczona na podstawie faktycznie obecnego stanu. Unikaj długiego ignorowania pobocznego podmagazynu tylko dlatego, że rejestruje niewiele ruchów: to właśnie najrzadziej odwiedzane składy są miejscem, w którym najłatwiej gromadzi się zapomniana wartość lub towar wymagający uregulowania. Nie polegaj wyłącznie na pamięci przy sprawdzaniu, czy cena zarezerwowana dla partnerów wciąż jest zgodna z ceną zakupu: inwentaryzacja zestawia obie wartości obok siebie właśnie po to, by ta kontrola była natychmiastowa.
Dowiedz się więcej
Najczęściej zadawane pytania
Czy wartość magazynu pokazana na dole strony uwzględnia historię ruchów, czy aktualny stan? Uwzględnia aktualnie obecny stan, wyceniony według ceny zakupu dostępnych partii: wymienione powyżej ruchy służą identyfikowalności, a nie obliczaniu wartości.
Czy mogę zobaczyć inwentaryzację tylko jednego podmagazynu naraz? Tak, filtr magazynu pozwala wybrać pojedynczy podmagazyn albo „Wszystkie magazyny", by zobaczyć je łącznie.
Co się dzieje, jeśli nie wybiorę żadnej kategorii w filtrze? Pokazywane są ruchy ze wszystkich kategorii: filtr kategorii jest opcjonalny i służy jedynie do zawężenia widoku, gdy jest to potrzebne.
Czy trzy ceny sprzedaży pokazane dla każdego ruchu to ceny historyczne z momentu ruchu, czy aktualne? To ceny sprzedaży aktualnie ustawione na produkcie, dzięki czemu zawsze można porównać historyczny koszt zakupu z obowiązującym dziś cennikiem sprzedaży.
Czy eksport uwzględnia filtry ustawione na ekranie? Tak, CSV, Excel i PDF są generowane z tym samym podmagazynem i tymi samymi kategoriami wybranymi na stronie.
Czy trzeba coś zmienić w katalogu produktów, by korzystać z inwentaryzacji? Nie, inwentaryzacja automatycznie odczytuje ruchy i ceny już obecne w kartach produktów i podmagazynach: nie wymaga dodatkowej konfiguracji.
