Die Lagerinventur von Fixh IT verwandelt die täglichen Bewegungen von Ersatzteilen und Zubehör, jeden Einkauf, Verkauf, jede Reparatur, jeden Transfer, jede Rückgabe oder Korrektur, in ein durchsuchbares Protokoll und einen konkreten wirtschaftlichen Wert. Während der Produktkatalog erzählt, „was" im Lager ist, erzählt die Inventur, „was passiert ist" und vor allem, „wie viel das Verbliebene wert ist": Für jede Bewegung zeigt sie den erfassten Einkaufspreis und daneben die drei zu diesem Zeitpunkt aktiven Verkaufspreise, Thekenverkauf, Reparatur für Privatkunden und Reparatur für Partner, sodass Marge und wirtschaftlicher Bestandswert stets im Blick bleiben, Filiale für Filiale und Unterlager für Unterlager.
Warum das für ein Reparaturzentrum wichtig ist
Ein Reparaturzentrum, das mehrere Unterlager am selben Standort führt, Hauptlager, Verkaufstheke, Werkstatt, Garantieteile-Depot, verliert leicht den Gesamtüberblick: Zu wissen, wie viele Teile diese Woche eingegangen sind, ist nützlich, reicht aber nicht aus, um zu verstehen, ob dieses Lager insgesamt wirklich so viel wert ist wie erwartet, oder ob sich in Ersatzteilen gebundenes Kapital still und leise in einer vergessenen Ecke ansammelt. Ebenso braucht ein Inhaber, der zum Monatsende den Lagerwert melden oder prüfen muss, ob die Marge bei Partnerreparaturen gegenüber dem Einkaufspreis noch tragfähig ist, ein einziges Dokument, das Menge, Einkaufspreis und Verkaufspreise zusammenführt, statt Daten mühsam von Dutzenden Produktdatensätzen zusammenzusuchen. Genau diesem Bedarf begegnet die Inventur: Sie ist die Brücke zwischen dem täglichen Betrieb, Wareneingang und -ausgang, und einer in Echtzeit aktualisierten, nach Unterlager und Kategorie filterbaren Vermögensaufnahme des Lagers. Ohne diese Aufnahme können zwei Filialen derselben Kette sehr unterschiedlich viel Kapital in Ersatzteilen gebunden haben, ohne dass es jemand bemerkt, bis zur körperlichen Inventur am Jahresende, wenn es für eine Kurskorrektur bereits zu spät ist.
So funktioniert es in der Praxis
Die Seite öffnet sich mit der aktuell gewählten Filiale und listet, vom jüngsten beginnend, jede erfasste Lagerbewegung auf: Einkäufe vom Lieferanten, Verkäufe an der Theke, Verwendung in Reparaturen, Transfers zwischen Unterlagern ein- und ausgehend, Rückgaben, manuelle Korrekturen und Verschrottungen. Zwei Filter grenzen die Ansicht ein: Der erste wählt ein einzelnes Unterlager oder alle zusammen, der zweite lässt eine oder mehrere Produktkategorien per Checkbox auswählen, wobei „alle Kategorien" gilt, solange keine ausgewählt ist. Jede Tabellenzeile zeigt Datum, Produkt mit SKU und EAN, Unterlager, Kategorie, Bewegungsart mit Eingangs- oder Ausgangsmenge, den mit dieser Bewegung verknüpften Einkaufspreis und daneben die drei aktuellen Verkaufspreise des Produkts: Thekenpreis, für die Reparatur beim Privatkunden reservierter Preis und für die Partnerreparatur reservierter Preis.
Am Seitenende zeigt ein eigener Abschnitt den realen Lagerwert: nicht die Summe der aufgelisteten Bewegungen, die verkaufte und zurückgegebene Teile mehrfach zählen würde, sondern die Bewertung des tatsächlich aktuell vorhandenen Bestands, zeilenweise berechnet auf Basis der noch verfügbaren Einkaufschargen und multipliziert mit den drei Verkaufspreisen. Das Ergebnis ist nach Unterlager gegliedert, mit einer Gesamtsumme am Ende, sodass sofort erkennbar ist, ob sich der Wert im Hauptlager konzentriert oder auf mehrere Depots verteilt, und welche potenzielle Marge er für jeden Verkaufskanal darstellt.
Die gesamte Liste kann mit denselben, am Bildschirm angewendeten Filtern als CSV, Excel-Tabelle oder als PDF-Dokument exportiert werden, das archiviert oder mit dem Steuerberater geteilt werden kann, wobei das zum Exportzeitpunkt gewählte Unterlager und die Kategorien automatisch berücksichtigt werden. Die Suche muss nicht wiederholt oder Filter auf der exportierten Datei erneut angewendet werden: Das Dokument spiegelt genau das wider, was zum Zeitpunkt der Erstellung auf dem Bildschirm zu sehen ist.
Kurzanleitung
- Gehen Sie zu Lager und öffnen Sie Inventur.
- Wählen Sie oben im Auswahlfeld die Filiale, deren Inventur Sie einsehen möchten.
- Wählen Sie ein einzelnes Unterlager oder lassen Sie „Alle Lager" stehen, um alle zusammen zu sehen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Kategorien per Checkbox, oder lassen Sie „Alle Kategorien" für keine Filterung.
- Blättern Sie durch die Liste, um jeden Eingang und Ausgang mit Einkaufs- und Verkaufspreisen einzusehen.
- Prüfen Sie den Summenbereich am Ende, um den realen Bestandswert je Unterlager zu erfahren.
- Exportieren Sie bei Bedarf als CSV, Excel oder PDF für Archivierung oder Weitergabe.
Reale Anwendungsfälle
Zum Monatsende muss der Inhaber dem Steuerberater den Lagerwert für den Abschluss melden: Er öffnet die Inventur, wählt „Alle Lager", exportiert das PDF mit den Bewertungssummen und hängt es an, ohne Bestände und Preise manuell aus mehreren Tabellen zusammensuchen zu müssen.
Ein Filialleiter bemerkt, dass sich im Unterlager „Garantiedepot" ständig Wert ansammelt, ohne je zu leeren: Beim Filtern der Inventur auf genau dieses Unterlager stellt er fest, dass mehrere unter Garantie zurückgegebene Teile nie weiterverkauft oder verschrottet wurden, und entscheidet, wie damit zu verfahren ist.
Vor Verlängerung einer Vereinbarung mit einem externen Reparaturpartner filtert der Inhaber die Inventur nach der Kategorie der in diesen Reparaturen am häufigsten verwendeten Teile und vergleicht Einkaufspreis und Partnerpreis Zeile für Zeile, um zu prüfen, ob die Marge noch tragfähig ist oder überarbeitet werden muss.
Tipps und Best Practices
Sehen Sie sich die Inventur für ein einzelnes Unterlager an, wenn Sie einem konkreten Problem nachgehen wollen, etwa einem Depot, das nie aufgeht, und wechseln Sie zu „Alle Lager", wenn Sie stattdessen das Gesamtbild der Filiale brauchen. Exportieren Sie regelmäßig, und sei es nur monatlich, das PDF der Bewertungssummen, um einen Verlauf des Lagerwerts über die Zeit zu haben, statt sich nur auf Live-Daten zu verlassen. Kombinieren Sie den Kategoriefilter mit dem Unterlager, wenn Sie ein Preis- oder Bestandsproblem bei nur einer Produktfamilie isolieren müssen, etwa Akkus oder Displays.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind
Verwechseln Sie nicht die Summe der aufgelisteten Bewegungen mit dem Lagerwert: Das Aufsummieren aller Eingänge und Ausgänge eines Zeitraums ergibt nicht den realen Bestandswert, da dabei auch bereits verkaufte oder zurückgegebene Teile mitgezählt werden; der korrekte Wert steht immer im Abschnitt der Bewertungssummen, berechnet auf Basis des tatsächlich vorhandenen Bestands. Vermeiden Sie es, ein Nebenlager lange zu ignorieren, nur weil dort wenige Bewegungen stattfinden: Gerade die am seltensten besuchten Depots sind die, in denen sich vergessener Wert oder zu klärende Ware am leichtesten ansammelt. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis, um zu prüfen, ob der Partnerpreis noch mit dem Einkaufspreis übereinstimmt: Die Inventur stellt beide Werte genau deshalb nebeneinander, um diese Prüfung sofort möglich zu machen.
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Häufig gestellte Fragen
Berücksichtigt der am Seitenende gezeigte Lagerwert die Bewegungshistorie oder den aktuellen Bestand? Er berücksichtigt den aktuell vorhandenen Bestand, bewertet zum Einkaufspreis der verfügbaren Chargen: Die oben aufgelisteten Bewegungen dienen der Nachverfolgbarkeit, nicht der Wertberechnung.
Kann ich die Inventur jeweils nur für ein Unterlager einsehen? Ja, der Lagerfilter erlaubt die Wahl eines einzelnen Unterlagers oder „Alle Lager", um sie zusammengefasst zu sehen.
Was passiert, wenn ich im Filter keine Kategorie auswähle? Es werden Bewegungen aller Kategorien angezeigt: Der Kategoriefilter ist optional und dient nur dazu, die Ansicht bei Bedarf einzugrenzen.
Sind die drei für jede Bewegung angezeigten Verkaufspreise die historischen zum Zeitpunkt der Bewegung oder die aktuellen? Es sind die aktuell am Produkt hinterlegten Verkaufspreise, sodass Sie stets die historischen Einkaufskosten mit der heute gültigen Preisliste vergleichen können.
Berücksichtigt der Export die am Bildschirm eingestellten Filter? Ja, CSV, Excel und PDF werden mit demselben Unterlager und denselben auf der Seite gewählten Kategorien erzeugt.
Muss ich am Produktkatalog etwas ändern, um die Inventur zu nutzen? Nein, die Inventur liest automatisch die bereits in Produktdatensätzen und Unterlagern vorhandenen Bewegungen und Preise: Es ist keine zusätzliche Konfiguration nötig.
