من يشتري ويعيد بيع الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية والحواسيب المستعملة وفق نظام الهامش عليه أن يحتفظ بسجل للسلع المستعملة يتضمن شراء كل جهاز وبيعه وهامشه. في Fixh IT يُملأ سجل السلع المستعملة في معظمه تلقائيًا: كل عملية شراء مستعمل مكتملة تُنشئ سطر السلعة، ويُربط البيع عندما يمر الجهاز عبر الصندوق أو الواجهة الإلكترونية. وأنت تراجع وتكمل، وفي نهاية الشهر تصدّر الملف للمحاسب.
لماذا هذا مهم لمركز الصيانة
تحتفظ متاجر كثيرة بسجل المستعمل في جدول Excel يُحدَّث يدويًا: من السهل نسيان عملية بيع، أو الخطأ في رقم IMEI، أو فقدان رقم مستند الشراء. السجل المرتبط بالمشتريات والإيصالات يلغي الإدخال المزدوج ويريك في كل لحظة أي الأجهزة ما زالت في المخزون، وكم أنفقت، وما الهامش الذي حققته.
من الناحية العملية
عندما تُكمل شراء جهاز مستعمل، تدخل السلعة إلى السجل مع التاريخ، والبائع أو المورد، ونوع المستند ورقمه (إقرار الفرد، أو فاتورة، أو غير ذلك)، والوصف، ورقم IMEI أو الرقم التسلسلي، والتكلفة. وإذا جاء الجهاز من تاجر بفاتورة إلكترونية، يستخدم السجل رقم الفاتورة وتاريخها. ويُملأ البيع تلقائيًا من أول إيصال أو طلب إلكتروني للمتجر نفسه؛ وإذا عدّلته يدويًا يصبح يدويًا.
لكل سلعة مبيعة يحسب السجل الهامش الإجمالي والمبلغ الخاضع للضريبة وضريبة الهامش. وتعرض المجاميع السلع في المخزون، والمبيعة، والتكلفة الإجمالية، والهامش الإجمالي، والضريبة النظرية. تعرض القائمة دائمًا كل السلع، بما فيها القديمة التي لم تُبع بعد؛ أما الفترة فتُستخدم للتصدير فقط، شهرًا بشهر أو لفترة مخصصة. لكل متجر ترقيمه التسلسلي الخاص. ومن السجل تطبع ملصقات الأجهزة مع باركود رقم IMEI وتضيف سلعة إلى سلة الصندوق بنقرة واحدة.
دليل سريع
- سجّل عملية شراء المستعمل وأكملها من المستندات > شراء مستعمل.
- افتح المستندات > سجل السلع المستعملة: السلعة موجودة بالفعل.
- تحقق من بيانات البائع والمستند وأكمل التكاليف الأخرى إن وجدت.
- بِع الجهاز من الصندوق: يُربط البيع تلقائيًا.
- للسلع المشتراة خارج النظام استخدم "إضافة سلعة".
- في نهاية الشهر صدّر السجل بصيغة XLSX أو CSV وأرسله إلى المحاسب.
حالات استخدام حقيقية
يشتري متجر هواتف عشرة أجهزة iPhone مستعملة من أفراد خلال أسبوع: كل عملية شراء مكتملة تُنشئ سطرها، ويرى المالك فورًا قيمة البضاعة في المخزون.
جهاز iPhone مستعمل اشتُري بـ 250 € يُباع بـ 390 €: يحسب السجل الهامش وضريبة الهامش، وتدخل القيمة في تصدير الشهر.
يطلب المحاسب سجل شهر مارس: يصدّر المتجر الشهر خلال ثوانٍ دون نسخ أي شيء.
نصائح وأفضل الممارسات
أدخل دائمًا رقم IMEI أو الرقم التسلسلي: فهما يحددان الجهاز ويظهران على الملصق. بِع الأجهزة المستعملة عبر صندوق المتجر الذي سُجّلت فيه ليُربط البيع تلقائيًا. استخدم التقييم بواسطة Fixh AI لتحديد سعر الشراء.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
لا تعتبر المبلغ الخاضع للضريبة وضريبة الهامش نهائيين: فهما يُحسبان بنسبة 22% كمرجع، ويجب التحقق من الهامش الخاضع للضريبة مع المحاسب وفق الطريقة المعتمدة (تحليلية أو إجمالية أو جزافية). لا تبِع الجهاز من متجر آخر إذا أردت أن يُربط البيع تلقائيًا.
الأسئلة الشائعة
هل يجب أن أُدخل السلع يدويًا؟ لا، السلع المشتراة عبر خاصية شراء المستعمل في النظام تدخل تلقائيًا؛ ولا تضيف يدويًا إلا السلع المسجلة في مكان آخر.
هل يمكنني تصدير السجل؟ نعم، بصيغتي XLSX وCSV، شهريًا أو لفترة مخصصة.
هل السجل لكل متجر أم للشركة؟ لكل متجر: لكل فرع ترقيمه التسلسلي الخاص.
هل يمكنني طباعة ملصقات للأجهزة المستعملة؟ نعم، مع رقم IMEI والعلامة والطراز والحالة والسعر، باستخدام قالب يمكن حفظه للشركة.
