Um centro de assistência não se pode dar ao luxo de ficar sem ecrãs ou baterias nos momentos de maior procura: as encomendas de compra a fornecedores são a ferramenta com que se planeia e acompanha a reposição de peças de smartphone, peças de PC e acessórios, desde o envio da encomenda até à receção física da mercadoria na loja, com o stock do armazém atualizado automaticamente apenas quando a peça chega realmente.
Porque é importante para um centro de assistência
A gestão de inventário de reparações não diz respeito apenas ao que já está em armazém, mas também ao que está a caminho: saber que vinte ecrãs foram encomendados ao fornecedor e chegarão dentro de poucos dias permite programar as intervenções mesmo quando o stock atual está a zero, em vez de recusar o cliente ou adiar indefinidamente. Cada encomenda fica ligada a um fornecedor específico, com os preços de compra registados linha a linha: isto significa que, quando é preciso fazer um orçamento para uma peça, o sistema pode propor automaticamente o último preço de compra pago a esse fornecedor, evitando calcular margens às cegas sobre um custo já desatualizado.
Como funciona na prática
Uma encomenda de compra cria-se escolhendo o fornecedor, a loja a que a mercadoria se destina e, facultativamente, número e data do documento do fornecedor. Nasce em estado de rascunho: nesta fase adicionam-se as linhas com os produtos a encomendar, indicando quantidade, preço unitário (sem e com IVA) e taxa de IVA aplicada, calculados automaticamente no total da encomenda. Enquanto a encomenda não tiver sido recebida, permanece editável: podem adicionar-se ou remover-se linhas, mudar de fornecedor ou atualizar número e data do documento.
Para o envio é possível registar transportadora e número de rastreio (entre as transportadoras mais comuns), pelo que a encomenda mostra também a ligação direta para seguir a entrega. Quando a mercadoria chega fisicamente à loja, confirma-se a receção: nesse momento o sistema cria automaticamente os movimentos de armazém correspondentes, aumenta o stock disponível de cada produto encomendado na loja de destino, e liga o fornecedor a esses produtos como referência para futuras reposições. Uma encomenda recebida deixa de poder ser editada, garantindo a coerência entre o que foi declarado e o que efetivamente entrou em stock.
Para os produtos com rastreamento de série ativo, a receção exige indicar o número de série de cada unidade recebida: o sistema verifica se o número de números de série introduzidos corresponde exatamente à quantidade da encomenda antes de concluir a operação, evitando receber peças com número de série sem uma identificação precisa. Além disso, para cada produto é sempre possível consultar o último preço de compra registado na última encomenda recebida desse fornecedor, uma referência útil para avaliar rapidamente se uma nova tabela de preços está a subir ou a descer.
Cada encomenda também pode ser filtrada por estado e por loja: isto permite a quem gere várias lojas manter sempre sob controlo, numa única lista, quais reposições ainda estão em rascunho, quais foram enviadas e aguardam chegada, e quais já foram recebidas e atualizaram o armazém, sem ter de verificar loja a loja.
Guia rápido
- Vá a Armazém > Encomendas de compra e crie uma nova encomenda escolhendo o fornecedor e a loja.
- Adicione as linhas com as peças a encomendar: quantidade, preço unitário e taxa de IVA.
- Se disponível, indique número e data do documento do fornecedor como referência.
- Se já souber a transportadora e o número de envio, registe-os para acompanhar a entrega.
- Quando a mercadoria chegar, abra a encomenda e confirme a receção.
- Para os produtos com rastreamento de série, indique o número de série de cada unidade recebida antes de confirmar.
- Verifique se o stock dos produtos recebidos foi atualizado automaticamente na loja correta.
Casos de uso reais
Um laboratório fica sem um ecrã muito procurado: cria de imediato uma encomenda ao fornecedor habitual, regista transportadora e rastreio assim que o fornecedor os comunica, e pode assim dizer com precisão ao cliente em quantos dias a peça estará disponível para concluir a reparação.
Um técnico precisa de fazer um orçamento para uma peça que não encomenda há meses: consulta o último preço de compra registado na última encomenda recebida desse fornecedor, e usa-o como base para calcular uma margem correta em vez de confiar na memória ou ter de contactar o fornecedor para uma nova tabela de preços.
Um centro de assistência recebe um pacote com dez smartphones recondicionados com rastreamento de série ativo: ao receber a encomenda, o colaborador introduz os dez números de série correspondentes, pelo que cada unidade fica corretamente identificada e disponível individualmente em stock desde logo.
Dicas e boas práticas
Registe sempre número e data do documento do fornecedor quando disponíveis: evita encomendas duplicadas para o mesmo documento e facilita a reconciliação com a fatura de compra mais tarde. Introduza transportadora e rastreio assim que os receber do fornecedor, para que qualquer pessoa na loja possa verificar o estado do envio sem ter de escrever ao fornecedor. Antes de confirmar a receção, verifique se as quantidades e preços na encomenda correspondem realmente ao que chegou fisicamente, porque depois da confirmação a encomenda deixa de poder ser editada.
Erros comuns a evitar
Não confirme a receção de uma encomenda antes de a mercadoria ter chegado fisicamente à loja: o stock aumentaria para produtos ainda não realmente disponíveis, gerando vendas ou utilizações em reparação impossíveis de cumprir. Não se esqueça de introduzir os números de série para os produtos com rastreamento ativo no momento da receção: sem esse passo a operação não pode ser concluída. Evite deixar encomendas em rascunho esquecidas durante meses: dificultam perceber o que está realmente a caminho e o que precisa de ser reencomendado.
Saiba mais
- Encomendas de clientes: encomende um artigo, receba o sinal e avise na chegada
- Lista de desejos de peças em falta
- Faturas de fornecedores recebidas
Perguntas frequentes
Posso encomendar produtos a vários fornecedores ao mesmo tempo? Cada encomenda está ligada a um único fornecedor; para fornecedores diferentes criam-se encomendas separadas.
O stock já se atualiza quando envio a encomenda ao fornecedor? Não, o stock só aumenta quando confirma a receção efetiva da mercadoria, não com o simples envio ou criação da encomenda.
Posso ver o estado de uma encomenda antes de a mercadoria chegar? Sim, a encomenda permanece rastreável desde o estado de rascunho até à receção, com transportadora e número de rastreio se registados.
Posso editar uma encomenda depois de a confirmar como recebida? Não, uma encomenda recebida deixa de poder ser editada, para garantir que o stock carregado corresponde exatamente ao que foi declarado.
Como sei quanto paguei da última vez por uma peça a um fornecedor? Cada produto mostra o último preço de compra registado na última encomenda recebida desse fornecedor.
O que acontece se o produto encomendado tiver rastreamento de série ativo? Na receção tem de introduzir o número de série de cada unidade: o sistema verifica se correspondem exatamente à quantidade encomendada.
