Centrum serwisowe nie może pozwolić sobie na brak wyświetlaczy czy baterii w momentach największego zapotrzebowania: zamówienia zakupu u dostawców to narzędzie, za pomocą którego planuje się i śledzi uzupełnianie części zamiennych do smartfonów, części do komputerów i akcesoriów, od wysłania zamówienia aż po fizyczne przyjęcie towaru w sklepie, ze stanem magazynowym aktualizowanym automatycznie dopiero wtedy, gdy część naprawdę dotarła.
Dlaczego jest to ważne dla centrum serwisowego
Zarządzanie magazynem serwisu naprawczego nie dotyczy tylko tego, co już jest w magazynie, ale też tego, co jest w drodze: wiedza, że dwadzieścia wyświetlaczy zostało zamówionych u dostawcy i dotrą w ciągu kilku dni, pozwala planować naprawy nawet wtedy, gdy aktualny stan wynosi zero, zamiast odsyłać klienta z niczym lub odkładać sprawę bezterminowo. Każde zamówienie pozostaje powiązane z konkretnym dostawcą, z cenami zakupu rejestrowanymi wiersz po wierszu: oznacza to, że gdy potrzebna jest wycena części, system może automatycznie zaproponować ostatnią cenę zakupu zapłaconą temu dostawcy, unikając ślepego liczenia marży na podstawie nieaktualnego kosztu.
Jak to działa w praktyce
Zamówienie zakupu tworzy się, wybierając dostawcę, sklep, do którego przeznaczony jest towar, oraz opcjonalnie numer i datę dokumentu dostawcy. Powstaje w statusie projektu: na tym etapie dodaje się wiersze z produktami do zamówienia, podając ilość, cenę jednostkową (netto i brutto) oraz zastosowaną stawkę VAT, automatycznie sumowane do całkowitej wartości zamówienia. Dopóki zamówienie nie zostało przyjęte, pozostaje edytowalne: można dodawać lub usuwać wiersze, zmieniać dostawcę lub aktualizować numer i datę dokumentu.
Dla wysyłki można zarejestrować kuriera i numer przesyłki (spośród najpopularniejszych przewoźników), dzięki czemu zamówienie pokazuje też bezpośredni link do śledzenia dostawy. Gdy towar fizycznie dotrze do sklepu, potwierdza się przyjęcie: w tym momencie system automatycznie tworzy odpowiednie ruchy magazynowe, zwiększa dostępny stan każdego zamówionego produktu w sklepie docelowym i łączy dostawcę z tymi produktami jako punkt odniesienia dla przyszłych zamówień. Przyjętego zamówienia nie można już edytować, co gwarantuje spójność między zadeklarowanym a faktycznie przyjętym stanem.
Dla produktów z włączonym śledzeniem numerów seryjnych przyjęcie wymaga wpisania numeru seryjnego każdej pojedynczej otrzymanej jednostki: system sprawdza, czy liczba wpisanych numerów seryjnych dokładnie odpowiada zamówionej ilości, zanim operacja zostanie zakończona, zapobiegając przyjęciu części z numerem seryjnym bez precyzyjnej identyfikacji. Ponadto dla każdego produktu zawsze można sprawdzić ostatnią cenę zakupu zarejestrowaną na ostatnim zamówieniu przyjętym od tego dostawcy, co jest przydatnym punktem odniesienia do szybkiej oceny, czy nowy cennik rośnie, czy spada.
Każde zamówienie można też filtrować według statusu i sklepu: pozwala to każdemu, kto zarządza kilkoma sklepami, mieć zawsze pod kontrolą, w jednej liście, które zamówienia są jeszcze w projekcie, które zostały wysłane i czekają na przybycie, a które zostały już przyjęte i zaktualizowały magazyn, bez konieczności sprawdzania sklep po sklepie.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Magazyn > Zamówienia zakupu i utwórz nowe zamówienie, wybierając dostawcę i sklep.
- Dodaj wiersze z częściami do zamówienia: ilość, cenę jednostkową i stawkę VAT.
- Jeśli dostępne, wpisz numer i datę dokumentu dostawcy jako odniesienie.
- Jeśli znasz już kuriera i numer przesyłki, zarejestruj je, by śledzić dostawę.
- Gdy towar dotrze, otwórz zamówienie i potwierdź przyjęcie.
- Dla produktów z śledzeniem numerów seryjnych wpisz numer seryjny każdej otrzymanej jednostki przed potwierdzeniem.
- Sprawdź, czy stan otrzymanych produktów został automatycznie zaktualizowany we właściwym sklepie.
Rzeczywiste przypadki użycia
Warsztatowi kończy się zapas bardzo poszukiwanego wyświetlacza: od razu tworzy zamówienie u stałego dostawcy, rejestruje kuriera i numer przesyłki, gdy tylko dostawca je poda, i może dzięki temu precyzyjnie powiedzieć klientowi, za ile dni część będzie dostępna, by ukończyć naprawę.
Technik musi wycenić część, której nie zamawiał od miesięcy: sprawdza ostatnią cenę zakupu zarejestrowaną na ostatnim zamówieniu przyjętym od tego dostawcy i wykorzystuje ją jako podstawę do obliczenia poprawnej marży, zamiast polegać na pamięci lub kontaktować się z dostawcą w sprawie nowego cennika.
Centrum serwisowe otrzymuje paczkę z dziesięcioma odnowionymi smartfonami z włączonym śledzeniem numerów seryjnych: przy przyjęciu zamówienia pracownik wpisuje dziesięć odpowiadających numerów seryjnych, dzięki czemu każda jednostka jest poprawnie zidentyfikowana i od razu dostępna indywidualnie w magazynie.
Wskazówki i dobre praktyki
Zawsze rejestruj numer i datę dokumentu dostawcy, gdy są dostępne: pozwala to uniknąć duplikatów zamówień dla tego samego dokumentu i ułatwia późniejsze uzgodnienie z fakturą zakupu. Wpisuj kuriera i numer przesyłki, gdy tylko otrzymasz je od dostawcy, tak by każdy w sklepie mógł sprawdzić status wysyłki bez konieczności pisania do dostawcy. Przed potwierdzeniem przyjęcia sprawdź, czy ilości i ceny w zamówieniu naprawdę odpowiadają temu, co fizycznie dotarło, ponieważ po potwierdzeniu zamówienia nie można już edytować.
Częste błędy, których należy unikać
Nie potwierdzaj przyjęcia zamówienia, zanim towar fizycznie nie dotrze do sklepu: stan zwiększyłby się dla produktów jeszcze faktycznie niedostępnych, generując sprzedaż lub użycia w naprawie niemożliwe do zrealizowania. Nie zapomnij wpisać numerów seryjnych dla produktów z włączonym śledzeniem przy przyjęciu: bez tego kroku operacji nie można ukończyć. Unikaj pozostawiania zamówień w statusie projektu zapomnianych na miesiące: utrudniają one zrozumienie, co naprawdę jest w drodze, a co trzeba ponownie zamówić.
Dowiedz się więcej
- Zamówienia klientów: zamów artykuł, przyjmij zaliczkę i powiadom o dostawie
- Lista życzeń brakujących części
- Faktury przychodzące od dostawców
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zamówić produkty od kilku dostawców jednocześnie? Każde zamówienie jest powiązane z jednym dostawcą; dla różnych dostawców tworzy się oddzielne zamówienia.
Czy stan aktualizuje się już przy wysłaniu zamówienia do dostawcy? Nie, stan zwiększa się dopiero po potwierdzeniu faktycznego przyjęcia towaru, a nie po samym wysłaniu lub utworzeniu zamówienia.
Czy mogę zobaczyć status zamówienia przed przyjściem towaru? Tak, zamówienie pozostaje śledzalne od statusu projektu aż do przyjęcia, z kurierem i numerem przesyłki, jeśli zostały zarejestrowane.
Czy mogę edytować zamówienie po potwierdzeniu go jako przyjęte? Nie, przyjętego zamówienia nie można już edytować, aby zagwarantować, że wprowadzony stan dokładnie odpowiada zadeklarowanemu.
Jak dowiedzieć się, ile ostatnio zapłaciłem dostawcy za daną część? Każdy produkt pokazuje ostatnią cenę zakupu zarejestrowaną na ostatnim zamówieniu przyjętym od tego dostawcy.
Co się dzieje, jeśli zamówiony produkt ma włączone śledzenie numerów seryjnych? Przy przyjęciu musisz wpisać numer seryjny każdej jednostki: system sprawdza, czy dokładnie odpowiadają zamówionej ilości.
