Un centre de réparation ne peut pas se permettre de manquer d'écrans ou de batteries au moment où la demande est la plus forte : les commandes d'achat fournisseurs sont l'outil avec lequel on planifie et on suit le réapprovisionnement des pièces smartphone, des pièces PC et des accessoires, depuis l'envoi de la commande jusqu'à la réception physique de la marchandise en magasin, avec le stock mis à jour automatiquement uniquement une fois la pièce réellement arrivée.
Pourquoi c'est important pour un centre de réparation
La gestion d'inventaire de réparation ne concerne pas seulement ce qui est déjà en stock, mais aussi ce qui arrive : savoir que vingt écrans ont été commandés au fournisseur et arriveront sous quelques jours permet de programmer les interventions même quand le stock actuel est à zéro, au lieu de refuser le client ou de reporter sans échéance. Chaque commande reste liée à un fournisseur précis, avec les prix d'achat enregistrés ligne par ligne : cela signifie que, lorsqu'il faut établir un devis pour une pièce, le système peut proposer automatiquement le dernier prix d'achat payé à ce fournisseur, évitant de calculer une marge à l'aveugle sur un coût déjà dépassé.
Comment ça marche en pratique
Une commande d'achat se crée en choisissant le fournisseur, le site destinataire de la marchandise et, facultativement, numéro et date du document fournisseur. Elle naît à l'état brouillon : à ce stade, on ajoute les lignes avec les produits à commander, en indiquant quantité, prix unitaire (hors et TTC) et taux de TVA appliqué, calculés automatiquement sur le total de la commande. Tant que la commande n'a pas été reçue, elle reste modifiable : on peut ajouter ou retirer des lignes, changer de fournisseur ou mettre à jour numéro et date de document.
Pour l'expédition, il est possible d'enregistrer transporteur et numéro de suivi (parmi les transporteurs les plus courants), si bien que la commande affiche aussi le lien direct pour suivre la livraison. Quand la marchandise arrive physiquement en magasin, on confirme la réception : à ce moment le système crée automatiquement les mouvements de stock correspondants, augmente le stock disponible de chaque produit commandé sur le site de destination, et relie le fournisseur à ces produits comme référence pour les réapprovisionnements futurs. Une commande reçue n'est plus modifiable, garantissant la cohérence entre ce qui est déclaré et ce qui est réellement entré en stock.
Pour les produits avec suivi de série activé, la réception nécessite de saisir le numéro de série de chaque unité reçue : le système vérifie que le nombre de numéros de série saisis correspond exactement à la quantité de la commande avant de finaliser l'opération, évitant de recevoir des pièces sérialisées sans identification précise. De plus, pour chaque produit, on peut toujours consulter le dernier prix d'achat enregistré sur la dernière commande reçue de ce fournisseur, une référence utile pour évaluer rapidement si un nouveau tarif est en hausse ou en baisse.
Chaque commande peut en outre être filtrée par statut et par site : cela permet à quiconque gère plusieurs magasins de garder toujours le contrôle, dans une seule liste, des réapprovisionnements encore en brouillon, de ceux envoyés et en attente d'arrivée, et de ceux déjà reçus ayant mis à jour le stock, sans devoir vérifier site par site.
Guide rapide
- Allez dans Stock > Commandes d'achat et créez une nouvelle commande en choisissant le fournisseur et le site.
- Ajoutez les lignes avec les pièces à commander : quantité, prix unitaire et taux de TVA.
- Si disponible, saisissez numéro et date du document fournisseur pour référence.
- Si vous connaissez déjà transporteur et numéro d'envoi, enregistrez-les pour suivre la livraison.
- Quand la marchandise arrive, ouvrez la commande et confirmez la réception.
- Pour les produits avec suivi de série, saisissez le numéro de série de chaque unité reçue avant de confirmer.
- Vérifiez que le stock des produits reçus a été automatiquement mis à jour sur le bon site.
Cas d'usage réels
Un atelier épuise le stock d'un écran très demandé : il crée immédiatement une commande au fournisseur habituel, enregistre transporteur et suivi dès que le fournisseur les communique, et peut ainsi dire avec précision au client en combien de jours la pièce sera disponible pour finir la réparation.
Un technicien doit établir un devis pour une pièce qu'il ne commande pas depuis des mois : il consulte le dernier prix d'achat enregistré sur la dernière commande reçue de ce fournisseur, et l'utilise comme base pour calculer une marge correcte au lieu de se fier à sa mémoire ou de devoir contacter le fournisseur pour un nouveau tarif.
Un centre de réparation reçoit un colis avec dix smartphones reconditionnés avec suivi de série activé : à la réception de la commande, l'employé saisit les dix numéros de série correspondants, si bien que chaque unité est correctement identifiée et disponible individuellement en stock dès ce moment-là.
Conseils et bonnes pratiques
Enregistrez toujours numéro et date du document fournisseur quand ils sont disponibles : cela évite les commandes en double pour le même document et facilite la réconciliation avec la facture d'achat par la suite. Saisissez transporteur et suivi dès que vous les recevez du fournisseur, si bien que tout le monde en magasin peut vérifier le statut de l'envoi sans devoir écrire au fournisseur. Avant de confirmer la réception, vérifiez que les quantités et prix de la commande correspondent bien à ce qui est réellement arrivé, car après confirmation la commande n'est plus modifiable.
Erreurs courantes à éviter
Ne confirmez pas la réception d'une commande avant que la marchandise soit physiquement arrivée en magasin : le stock augmenterait pour des produits pas encore réellement disponibles, générant des ventes ou usages en réparation impossibles à honorer. N'oubliez pas de saisir les numéros de série pour les produits avec suivi activé lors de la réception : sans cette étape l'opération ne peut pas être finalisée. Évitez de laisser des commandes en brouillon oubliées pendant des mois : elles rendent difficile de comprendre ce qui est réellement en cours d'arrivée et ce qu'il faut recommander.
Pour aller plus loin
- Commandes clients : commandez un article, encaissez l'acompte et prévenez à l'arrivée
- Liste des pièces manquantes
- Factures fournisseurs reçues
Questions fréquentes
Puis-je commander des produits à plusieurs fournisseurs en même temps ? Chaque commande est liée à un seul fournisseur ; pour des fournisseurs différents, on crée des commandes séparées.
Le stock se met-il déjà à jour quand j'envoie la commande au fournisseur ? Non, le stock n'augmente que lorsque vous confirmez la réception effective de la marchandise, pas au simple envoi ou création de la commande.
Puis-je voir le statut d'une commande avant l'arrivée de la marchandise ? Oui, la commande reste traçable de l'état brouillon jusqu'à la réception, avec transporteur et numéro de suivi si enregistrés.
Puis-je modifier une commande après l'avoir confirmée comme reçue ? Non, une commande reçue n'est plus modifiable, pour garantir que le stock chargé correspond exactement à ce qui a été déclaré.
Comment savoir combien j'ai payé la dernière fois une pièce à un fournisseur ? Chaque produit affiche le dernier prix d'achat enregistré sur la dernière commande reçue de ce fournisseur.
Que se passe-t-il si le produit commandé a le suivi de série activé ? À la réception, vous devez saisir le numéro de série de chaque unité : le système vérifie qu'ils correspondent exactement à la quantité commandée.
