Un centro de asistencia no puede permitirse quedarse sin pantallas o baterías en los momentos de mayor demanda: los pedidos de compra a proveedores son la herramienta con la que se planifica y se sigue el reaprovisionamiento de repuestos de smartphones, repuestos de PC y accesorios, desde el envío del pedido hasta la recepción física de la mercancía en la tienda, con las existencias de almacén actualizadas automáticamente solo cuando el repuesto ha llegado realmente.
Por qué es importante para un centro de asistencia
La gestión de inventario de reparaciones no solo trata de lo que ya hay en almacén, sino también de lo que está por llegar: saber que veinte pantallas se han pedido al proveedor y llegarán en pocos días permite programar las intervenciones aunque las existencias actuales estén a cero, en lugar de rechazar al cliente o posponerlo indefinidamente. Cada pedido queda vinculado a un proveedor concreto, con los precios de compra registrados línea a línea: esto significa que, cuando hace falta hacer un presupuesto de un repuesto, el sistema puede proponer automáticamente el último precio de compra pagado a ese proveedor, evitando calcular márgenes a ciegas sobre un coste ya desactualizado.
Cómo funciona en la práctica
Un pedido de compra se crea eligiendo el proveedor, la sede a la que se destina la mercancía y, opcionalmente, número y fecha del documento del proveedor. Nace en estado borrador: en este punto se añaden las líneas con los productos a pedir, indicando cantidad, precio unitario (sin y con IVA) y tipo de IVA aplicado, calculados automáticamente sobre el total del pedido. Mientras el pedido no se haya recibido, sigue siendo editable: se pueden añadir o quitar líneas, cambiar de proveedor o actualizar número y fecha de documento.
Para el envío se puede registrar transportista y número de seguimiento (entre los transportistas más comunes), de modo que el pedido muestra también el enlace directo para seguir la entrega. Cuando la mercancía llega físicamente a la tienda, se confirma la recepción: en ese momento el sistema crea automáticamente los movimientos de almacén correspondientes, aumenta las existencias disponibles de cada producto pedido en la sede de destino, y vincula el proveedor a esos productos como referencia para futuros reaprovisionamientos. Un pedido recibido ya no se puede editar, para garantizar la coherencia entre lo declarado y lo realmente entrado en existencias.
Para los productos con seguimiento de serie activo, al recibir es necesario indicar el número de serie de cada unidad concreta recibida: el sistema comprueba que el número de series introducidas corresponde exactamente a la cantidad del pedido antes de completar la operación, evitando recibir repuestos serializados sin una identificación precisa. Además, para cada producto siempre se puede consultar el último precio de compra registrado en el último pedido recibido de ese proveedor, una referencia útil para valorar rápidamente si un nuevo listado sube o baja.
Además, cada pedido se puede filtrar por estado y por sede: esto permite a quien gestiona varias tiendas tener siempre bajo control, en una sola lista, qué reaprovisionamientos siguen en borrador, cuáles se han enviado y están a la espera de llegar, y cuáles ya se han recibido y han actualizado el almacén, sin tener que revisar sede por sede.
Guía rápida
- Ve a Almacén > Pedidos de compra y crea un nuevo pedido eligiendo el proveedor y la sede.
- Añade las líneas con los repuestos a pedir: cantidad, precio unitario y tipo de IVA.
- Si está disponible, indica número y fecha del documento del proveedor como referencia.
- Si ya conoces transportista y número de envío, regístralos para seguir la entrega.
- Cuando llegue la mercancía, abre el pedido y confirma la recepción.
- Para los productos con seguimiento de serie, indica el número de serie de cada unidad recibida antes de confirmar.
- Comprueba que las existencias de los productos recibidos se han actualizado automáticamente en la sede correcta.
Casos de uso reales
Un taller se queda sin una pantalla muy solicitada: crea de inmediato un pedido al proveedor habitual, registra transportista y seguimiento en cuanto el proveedor los comunica, y así puede decir con precisión al cliente en cuántos días estará disponible el repuesto para completar la reparación.
Un técnico necesita hacer un presupuesto de un repuesto que no pide desde hace meses: consulta el último precio de compra registrado en el último pedido recibido de ese proveedor, y lo usa como base para calcular un margen correcto en lugar de fiarse de la memoria o tener que contactar con el proveedor para un nuevo listado.
Un centro de asistencia recibe un paquete con diez smartphones reacondicionados con seguimiento de serie activo: al recibir el pedido, el empleado introduce los diez números de serie correspondientes, de modo que cada unidad queda correctamente identificada y disponible individualmente en existencias desde ese mismo momento.
Consejos y buenas prácticas
Registra siempre número y fecha del documento del proveedor cuando estén disponibles: evita pedidos duplicados para el mismo documento y facilita la conciliación con la factura de compra más adelante. Introduce transportista y seguimiento en cuanto los recibas del proveedor, así cualquier persona en la tienda puede comprobar el estado del envío sin tener que escribir al proveedor. Antes de confirmar la recepción, comprueba que las cantidades y precios del pedido corresponden realmente a lo que ha llegado físicamente, porque tras la confirmación el pedido ya no se puede editar.
Errores comunes que evitar
No confirmes la recepción de un pedido antes de que la mercancía haya llegado físicamente a la tienda: las existencias aumentarían para productos aún no realmente disponibles, generando ventas o usos en reparación imposibles de atender. No olvides introducir los números de serie para los productos con seguimiento activo al recibir: sin ese paso la operación no puede completarse. Evita dejar pedidos en borrador olvidados durante meses: dificultan entender qué está realmente por llegar y qué hay que volver a pedir.
Más información
- Encargos de clientes: pide un artículo, cobra la señal y avisa cuando llegue
- Lista de repuestos faltantes
- Facturas de proveedores recibidas
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir productos a varios proveedores a la vez? Cada pedido está vinculado a un único proveedor; para proveedores distintos se crean pedidos separados.
¿Las existencias se actualizan ya al enviar el pedido al proveedor? No, las existencias solo aumentan cuando confirmas la recepción efectiva de la mercancía, no al simplemente enviar o crear el pedido.
¿Puedo ver el estado de un pedido antes de que llegue la mercancía? Sí, el pedido sigue siendo rastreable desde el estado borrador hasta la recepción, con transportista y número de seguimiento si se registraron.
¿Puedo modificar un pedido tras confirmarlo como recibido? No, un pedido recibido ya no se puede editar, para garantizar que las existencias cargadas coinciden exactamente con lo declarado.
¿Cómo sé cuánto pagué la última vez un repuesto a un proveedor? Cada producto muestra el último precio de compra registrado en el último pedido recibido de ese proveedor.
¿Qué ocurre si el producto pedido tiene el seguimiento de serie activo? Al recibirlo debes introducir el número de serie de cada unidad: el sistema comprueba que corresponden exactamente a la cantidad pedida.
