Ein Reparaturzentrum kann es sich nicht leisten, in den gefragtesten Momenten ohne Displays oder Akkus dazustehen: Lieferantenbestellungen sind das Werkzeug, mit dem die Nachbestellung von Smartphone-Ersatzteilen, PC-Ersatzteilen und Zubehör geplant und verfolgt wird, vom Versand der Bestellung bis zum physischen Wareneingang im Geschäft, wobei der Lagerbestand automatisch erst aktualisiert wird, sobald das Teil wirklich angekommen ist.
Warum das für ein Reparaturzentrum wichtig ist
Bei der Reparatur-Bestandsverwaltung geht es nicht nur um das, was bereits im Lager ist, sondern auch um das, was unterwegs ist: Zu wissen, dass zwanzig Displays beim Lieferanten bestellt wurden und in wenigen Tagen eintreffen, ermöglicht es, Aufträge zu planen, selbst wenn der aktuelle Bestand bei null liegt, statt den Kunden abzuweisen oder auf unbestimmte Zeit zu vertrösten. Jede Bestellung bleibt mit einem bestimmten Lieferanten verknüpft, mit zeilenweise erfassten Einkaufspreisen: Das bedeutet, wenn ein Kostenvoranschlag für ein Ersatzteil benötigt wird, kann das System automatisch den zuletzt an diesen Lieferanten gezahlten Einkaufspreis vorschlagen, statt blind mit einem längst überholten Kostenwert zu kalkulieren.
So funktioniert es in der Praxis
Eine Bestellung wird erstellt, indem Sie den Lieferanten, die Filiale, für die die Ware bestimmt ist, und optional Belegnummer und -datum des Lieferanten wählen. Sie startet im Entwurfsstatus: An dieser Stelle fügen Sie Zeilen mit den zu bestellenden Produkten hinzu und geben Menge, Stückpreis (netto und brutto) sowie den angewendeten MwSt.-Satz ein, die automatisch zur Gesamtsumme der Bestellung berechnet werden. Solange die Bestellung nicht empfangen wurde, bleibt sie bearbeitbar: Sie können Zeilen hinzufügen oder entfernen, den Lieferanten wechseln oder Belegnummer und -datum aktualisieren.
Für den Versand können Kurierdienst und Sendungsnummer (unter den gängigsten Anbietern) erfasst werden, sodass die Bestellung auch einen direkten Link zur Sendungsverfolgung anzeigt. Sobald die Ware physisch im Geschäft ankommt, bestätigen Sie den Eingang: Das System erstellt dann automatisch die entsprechenden Lagerbewegungen, erhöht den verfügbaren Bestand jedes bestellten Produkts in der Zielfiliale und verknüpft den Lieferanten mit diesen Produkten als Referenz für künftige Nachbestellungen. Eine empfangene Bestellung kann nicht mehr bearbeitet werden, um die Übereinstimmung zwischen Deklariertem und tatsächlich eingegangenem Bestand zu gewährleisten.
Bei Produkten mit aktivierter Seriennummernverfolgung muss beim Wareneingang die Seriennummer jeder einzelnen erhaltenen Einheit eingegeben werden: Das System prüft, dass die Anzahl der eingegebenen Seriennummern genau der Bestellmenge entspricht, bevor der Vorgang abgeschlossen wird, um zu verhindern, dass serialisierte Teile ohne genaue Identifikation empfangen werden. Zudem kann für jedes Produkt jederzeit der zuletzt auf der letzten von diesem Lieferanten erhaltenen Bestellung erfasste Einkaufspreis eingesehen werden – eine nützliche Referenz, um schnell einzuschätzen, ob eine neue Preisliste steigt oder sinkt.
Zudem lässt sich jede Bestellung nach Status und Filiale filtern: So behält jeder, der mehrere Filialen verwaltet, in einer einzigen Liste stets den Überblick, welche Nachbestellungen noch im Entwurf sind, welche versendet wurden und auf den Eingang warten, und welche bereits empfangen wurden und den Bestand aktualisiert haben, ohne Filiale für Filiale prüfen zu müssen.
Kurzanleitung
- Gehen Sie zu Lager > Bestellungen und erstellen Sie eine neue Bestellung mit Lieferant und Filiale.
- Fügen Sie Zeilen mit den zu bestellenden Teilen hinzu: Menge, Stückpreis und MwSt.-Satz.
- Geben Sie, falls verfügbar, Belegnummer und -datum des Lieferanten als Referenz ein.
- Kennen Sie bereits Kurierdienst und Sendungsnummer, erfassen Sie diese zur Sendungsverfolgung.
- Öffnen Sie die Bestellung bei Wareneingang und bestätigen Sie den Empfang.
- Geben Sie bei Produkten mit Seriennummernverfolgung vor der Bestätigung die Seriennummer jeder erhaltenen Einheit ein.
- Prüfen Sie, ob der Bestand der erhaltenen Produkte automatisch in der richtigen Filiale aktualisiert wurde.
Reale Anwendungsfälle
Einer Werkstatt geht ein stark nachgefragtes Display aus: Sie erstellt sofort eine Bestellung beim gewohnten Lieferanten, erfasst Kurierdienst und Sendungsverfolgung, sobald der Lieferant sie mitteilt, und kann dem Kunden so genau sagen, in wie vielen Tagen das Teil zur Fertigstellung der Reparatur verfügbar sein wird.
Ein Techniker muss einen Kostenvoranschlag für ein Teil erstellen, das seit Monaten nicht bestellt wurde: Er sieht den zuletzt auf der letzten von diesem Lieferanten erhaltenen Bestellung erfassten Einkaufspreis ein und nutzt ihn als Grundlage für eine korrekte Margenberechnung, statt sich auf sein Gedächtnis zu verlassen oder den Lieferanten wegen einer neuen Preisliste kontaktieren zu müssen.
Ein Reparaturzentrum erhält ein Paket mit zehn generalüberholten Smartphones mit aktivierter Seriennummernverfolgung: Beim Empfang der Bestellung gibt das Personal die zehn zugehörigen Seriennummern ein, sodass jede Einheit korrekt identifiziert und ab sofort einzeln im Bestand verfügbar ist.
Tipps und Best Practices
Erfassen Sie immer Belegnummer und -datum des Lieferanten, wenn verfügbar: Das vermeidet doppelte Bestellungen für denselben Beleg und erleichtert später den Abgleich mit der Einkaufsrechnung. Geben Sie Kurierdienst und Sendungsnummer ein, sobald Sie sie vom Lieferanten erhalten, sodass jeder im Geschäft den Sendungsstatus prüfen kann, ohne den Lieferanten kontaktieren zu müssen. Prüfen Sie vor Bestätigung des Wareneingangs, ob Mengen und Preise der Bestellung wirklich dem entsprechen, was physisch angekommen ist, denn nach der Bestätigung kann die Bestellung nicht mehr bearbeitet werden.
Häufige Fehler, die zu vermeiden sind
Bestätigen Sie den Wareneingang einer Bestellung nicht, bevor die Ware physisch im Geschäft angekommen ist: Der Bestand würde für Produkte erhöht, die tatsächlich noch nicht verfügbar sind, was zu nicht erfüllbaren Verkäufen oder Reparaturverwendungen führt. Vergessen Sie nicht, beim Wareneingang für Produkte mit aktivierter Verfolgung die Seriennummern einzugeben: Ohne diesen Schritt kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden. Vermeiden Sie es, Entwurfsbestellungen monatelang vergessen liegen zu lassen: Das erschwert das Verständnis, was tatsächlich unterwegs ist und was noch nachbestellt werden muss.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Produkte gleichzeitig bei mehreren Lieferanten bestellen? Jede Bestellung ist mit einem einzigen Lieferanten verknüpft; für unterschiedliche Lieferanten werden separate Bestellungen erstellt.
Aktualisiert sich der Bestand schon beim Versenden der Bestellung an den Lieferanten? Nein, der Bestand erhöht sich erst, wenn Sie den tatsächlichen Wareneingang bestätigen, nicht beim bloßen Versenden oder Erstellen der Bestellung.
Kann ich den Status einer Bestellung sehen, bevor die Ware ankommt? Ja, die Bestellung bleibt vom Entwurfsstatus bis zum Wareneingang nachverfolgbar, mit Kurierdienst und Sendungsnummer, falls erfasst.
Kann ich eine Bestellung nach der Bestätigung als empfangen noch bearbeiten? Nein, eine empfangene Bestellung kann nicht mehr bearbeitet werden, um zu garantieren, dass der erfasste Bestand exakt dem Deklarierten entspricht.
Wie erfahre ich, wie viel ich einem Lieferanten zuletzt für ein Teil bezahlt habe? Jedes Produkt zeigt den zuletzt auf der letzten von diesem Lieferanten erhaltenen Bestellung erfassten Einkaufspreis.
Was passiert, wenn das bestellte Produkt Seriennummernverfolgung aktiviert hat? Beim Wareneingang müssen Sie die Seriennummer jeder Einheit eingeben: Das System prüft, dass sie genau der bestellten Menge entsprechen.
