Em Empresa > Utilizadores da equipa tens sob controlo todo o ciclo de vida dos colaboradores no sistema: não só o convite inicial de um novo técnico ou de um colaborador de receção, mas também a edição dos seus dados, a desativação temporária do seu acesso e a remoção definitiva de uma conta quando um colaborador deixa a empresa.
Por que isso é importante para um centro de assistência
Um centro de reparação de smartphones e PC lida frequentemente com rotatividade e sazonalidade: técnicos que se formam junto de colegas antes de serem contratados de forma estável, pessoal sazonal para períodos de maior procura, substituições por baixa ou férias, mudanças internas de função quando um técnico passa a responsável de loja. Cada reparação, venda no POS ou mensagem de chat fica associada ao colaborador que a registou: essa rastreabilidade é valiosa em caso de reclamação de um cliente, de uma inspeção fiscal ou simplesmente para perceber a carga de trabalho de cada membro da equipa técnica.
Uma gestão da equipa bem estruturada é, portanto, uma das bases de um software fiável para centros de assistência: permite fazer crescer a equipa sem perder o controlo de quem acede ao sistema, gerir com segurança as saídas e manter intacto o histórico operacional mesmo quando as pessoas mudam.
Na prática
Um novo colaborador é adicionado através de um convite: é-lhe atribuída uma função/uLevel, que define o seu âmbito geral de acesso ao sistema, e uma loja de trabalho predefinida. A partir daí, o colaborador aparece na lista da equipa com os seus dados principais, a função atribuída e o estado da conta. A partir dessa mesma lista podes também aceder diretamente à configuração das permissões granulares por módulo e loja, descrita no artigo dedicado às permissões da equipa, para afinar ainda mais o que esse colaborador pode ver, criar, editar ou eliminar.
A partir da ficha de cada colaborador podes editar a qualquer momento nome, contactos, função/uLevel e loja atribuída: útil, por exemplo, quando um técnico muda de loja ou é promovido a responsável. Uma conta pode ser desativada sem a eliminar, bloqueando de imediato o acesso ao sistema mas mantendo intacto todo o seu histórico de atividade: reparações geridas, vendas registadas e mensagens de chat enviadas permanecem todas consultáveis, mas o colaborador deixa de conseguir aceder até a conta ser reativada.
A remoção, ao contrário da desativação, destina-se às saídas definitivas da empresa: a conta deixa de poder ser usada e não pode voltar a ser reativada depois. Esta distinção entre desativação e remoção é especialmente útil numa loja de reparações com rotatividade de pessoal ou colaborações sazonais: podes suspender o acesso de um colaborador temporariamente ausente e reativá-lo no seu regresso, sem teres de recriar o perfil do zero nem perder o histórico operacional.
Guia rápido
- Vai a Empresa > Utilizadores da equipa.
- Convida um novo colaborador indicando os seus dados, função/uLevel e loja predefinida.
- Abre a ficha de um colaborador existente para editar nome, contactos, função ou loja.
- Acede a partir daqui à configuração das permissões granulares por módulo e loja, se necessário.
- Desativa a conta de um colaborador temporariamente ausente, mantendo o seu histórico consultável.
- Reativa a conta assim que o colaborador voltar a estar operacional.
- Remove definitivamente a conta apenas quando o colaborador sai da empresa de forma permanente.
Casos de uso reais
Reforço sazonal. Um centro de reparação contrata dois técnicos a termo certo para o pico ligado ao regresso às aulas, quando aumentam as reparações de smartphones e PC. No final da época, em vez de remover as contas de imediato, o proprietário desativa-as: se o mesmo pessoal voltar a ser útil na época seguinte, basta reativá-las sem perder o histórico das reparações já geridas.
Substituição por licença de maternidade. Uma colaboradora em licença de maternidade é substituída temporariamente por um colega contratado para o efeito. A sua conta permanece desativada durante a ausência, para que ninguém lhe aceda, mas os dados de reparações e vendas que geriu continuam ligados ao seu nome durante todo o período, prontos a ser reativados no seu regresso.
Promoção interna. Um técnico de oficina particularmente fiável é promovido a responsável de uma nova loja aberta pela empresa. O proprietário atualiza a sua função e loja predefinida a partir da ficha, e ajusta também as permissões granulares a partir daí para refletir as novas responsabilidades, sem ter de criar uma conta do zero.
Dicas e boas práticas
Prefere sempre a desativação à remoção sempre que exista, ainda que mínima, a possibilidade de o colaborador voltar a trabalhar contigo: a remoção destina-se a ser definitiva. Atualiza prontamente a função e a loja quando um colaborador muda de funções, para que permissões e estatísticas se mantenham coerentes com a sua posição real. Revê periodicamente a lista da equipa para identificar contas de antigos colaboradores ainda ativas que deveriam ser desativadas. Envolve também os responsáveis de loja na revisão periódica do pessoal ativo, para que a informação sobre quem realmente trabalha em cada ponto de venda se mantenha fiável e atualizada.
Erros comuns a evitar
Nunca removas uma conta só para "pôr ordem": uma vez removida, o colaborador deixa de poder ser reativado, enquanto a desativação obtém o mesmo resultado prático — bloquear o acesso — permanecendo reversível. Não te esqueças de desativar a conta de um colaborador que sai da empresa: um acesso esquecido ativo é um risco para a segurança dos dados de clientes e reparações. Não confundas a gestão da equipa com as permissões granulares: aqui geres quem existe como utilizador e o seu estado, enquanto o que pode fazer exatamente se configura na secção de permissões.
Saiba mais
- Permissões da equipa
- Arquivo de reparações e registo de alterações: histórico completo sem sobrecarregar o software
- App Fixh para Android e iPhone: a oficina de reparações no smartphone
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre desativar e remover um colaborador? A desativação bloqueia o acesso mantendo o histórico e permite reativar a conta mais tarde; a remoção, por sua vez, é definitiva e irreversível.
Posso atribuir um colaborador a mais do que uma loja? A loja definida na sua ficha determina onde o colaborador trabalha principalmente; o acesso detalhado a módulos e lojas específicos configura-se nas permissões granulares da equipa.
O que acontece ao histórico de um colaborador desativado? Continua totalmente consultável: reparações, vendas e mensagens registadas em seu nome não são eliminadas nem alteradas.
Posso reativar um colaborador removido por engano? Não, a remoção é definitiva: se for preciso reintegrar essa pessoa, tem de ser convidada de novo como novo utilizador da equipa.
A função/uLevel e as permissões granulares são a mesma coisa? Não, a função define o âmbito geral de acesso ao sistema, enquanto as permissões granulares, configuráveis por módulo e loja, afinam ainda mais os detalhes.
Um colaborador desativado continua a receber notificações ou mensagens? Não, enquanto a conta permanecer desativada o colaborador não consegue aceder ao sistema nem receber notificações operacionais.
