Depuis Entreprise > Utilisateurs staff, vous avez le contrôle total du cycle de vie des employés dans le système : non seulement l'invitation initiale d'un nouveau technicien ou d'un employé de réception, mais aussi la modification de ses données, la désactivation temporaire de son accès et la suppression définitive d'un compte quand un employé quitte l'entreprise.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Un centre de réparation de smartphones et de PC connaît souvent du turnover et de la saisonnalité : des techniciens formés aux côtés de collègues avant d'être embauchés durablement, du personnel saisonnier pour les périodes de forte affluence, des remplacements pour maladie ou congés, des changements de rôle internes lorsqu'un technicien devient responsable de site. Chaque réparation, vente en caisse ou message de chat reste associé à l'employé qui l'a enregistré : cette traçabilité est précieuse en cas de litige avec un client, de contrôle fiscal, ou simplement pour comprendre la charge de travail de chaque membre du personnel technique.
Une gestion du personnel bien structurée est donc l'une des bases d'un logiciel pour centres de service fiable : elle permet de faire grandir l'équipe sans perdre le contrôle de qui accède au système, de gérer en toute sécurité les départs, et de garder intact l'historique opérationnel même quand les personnes changent.
En pratique
Un nouvel employé est ajouté via une invitation : on lui attribue un rôle/uLevel, qui détermine son périmètre d'accès général au système, ainsi qu'un site de travail par défaut. À partir de là, l'employé apparaît dans la liste du staff avec ses données principales, son rôle attribué et le statut de son compte. Depuis cette même liste, vous pouvez également accéder directement à la configuration des permissions granulaires par module et par site, décrite dans l'article dédié aux permissions du personnel, pour affiner davantage ce que cet employé peut consulter, créer, modifier ou supprimer.
Depuis la fiche de chaque employé, vous pouvez modifier à tout moment son nom, ses coordonnées, son rôle/uLevel et son site assigné : utile par exemple lorsqu'un technicien change de site ou est promu responsable. Un compte peut être désactivé sans être supprimé, bloquant immédiatement l'accès au système tout en conservant intact tout son historique d'activité : réparations gérées, ventes enregistrées et messages de chat envoyés restent tous consultables, mais l'employé ne peut plus se connecter tant que le compte n'est pas réactivé.
La suppression, contrairement à la désactivation, est pensée pour les départs définitifs de l'entreprise : le compte ne peut plus être utilisé et ne peut plus être réactivé par la suite. Cette distinction entre désactivation et suppression est particulièrement utile dans une boutique de réparation avec du turnover de personnel ou des collaborations saisonnières : vous pouvez suspendre l'accès d'un employé temporairement absent et le réactiver à son retour, sans devoir recréer son profil de zéro ni perdre son historique opérationnel.
Guide rapide
- Allez dans Entreprise > Utilisateurs staff.
- Invitez un nouvel employé en indiquant ses données, son rôle/uLevel et son site par défaut.
- Ouvrez la fiche d'un employé existant pour modifier son nom, ses coordonnées, son rôle ou son site.
- Accédez depuis ici à la configuration des permissions granulaires par module et par site, si nécessaire.
- Désactivez le compte d'un employé temporairement absent, en gardant son historique consultable.
- Réactivez le compte dès que l'employé reprend son poste.
- Supprimez définitivement le compte uniquement lorsque l'employé quitte l'entreprise durablement.
Cas d'usage réels
Renfort saisonnier. Un centre de réparation embauche deux techniciens à durée déterminée pour le pic lié à la rentrée scolaire, période où les réparations de smartphones et de PC augmentent. À la fin de la saison, au lieu de supprimer immédiatement les comptes, le propriétaire les désactive : si le même personnel est de nouveau utile la saison suivante, il suffira de les réactiver sans perdre l'historique des réparations déjà gérées.
Remplacement pour congé maternité. Une employée en congé maternité est temporairement remplacée par un collègue embauché pour l'occasion. Son compte reste désactivé pendant son absence, afin que personne ne puisse y accéder, mais les données de réparations et de ventes qu'elle a gérées restent liées à son nom pendant toute la période, prêtes à être réactivées à son retour.
Promotion interne. Un technicien d'atelier particulièrement fiable est promu responsable d'un nouveau site ouvert par l'entreprise. Le propriétaire met à jour son rôle et son site par défaut depuis sa fiche, et ajuste également les permissions granulaires depuis là pour refléter les nouvelles responsabilités, sans avoir à créer un nouveau compte.
Conseils et bonnes pratiques
Préférez toujours la désactivation à la suppression dès qu'il existe ne serait-ce qu'une chance que l'employé revienne travailler pour vous : la suppression est pensée pour être définitive. Mettez à jour rapidement le rôle et le site lorsqu'un employé change de fonction, afin que les permissions et les statistiques restent cohérentes avec sa position réelle. Passez périodiquement en revue la liste du staff pour repérer les comptes d'anciens employés encore actifs qui devraient être désactivés. Impliquez également les responsables de site dans la révision périodique du personnel actif, afin que les informations sur qui travaille réellement dans chaque point de vente restent fiables et à jour.
Erreurs courantes à éviter
Ne supprimez jamais un compte juste pour « faire le ménage » : une fois supprimé, l'employé ne peut plus être réactivé, alors que la désactivation obtient le même résultat pratique — bloquer l'accès — tout en restant réversible. N'oubliez pas de désactiver le compte d'un employé qui quitte l'entreprise : un accès oublié actif est un risque pour la sécurité des données clients et réparations. Ne confondez pas la gestion du personnel avec les permissions granulaires : ici vous gérez qui existe en tant qu'utilisateur et son statut, tandis que ce qu'il peut faire précisément se configure dans la section permissions.
Pour aller plus loin
- Permissions du personnel
- Archive des réparations et journal des modifications : tout l'historique sans alourdir le logiciel
- Application Fixh pour Android et iPhone : l'atelier de réparation sur votre smartphone
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre désactiver et supprimer un employé ? La désactivation bloque l'accès tout en conservant l'historique et permet de réactiver le compte ensuite ; la suppression, elle, est définitive et irréversible.
Puis-je assigner un employé à plusieurs sites ? Le site indiqué dans sa fiche détermine où travaille principalement l'employé ; l'accès détaillé aux différents modules et sites se configure dans les permissions granulaires du personnel.
Qu'advient-il de l'historique d'un employé désactivé ? Il reste entièrement consultable : réparations, ventes et messages enregistrés à son nom ne sont ni supprimés ni modifiés.
Puis-je réactiver un employé supprimé par erreur ? Non, la suppression est définitive : s'il faut réintégrer cette personne, elle doit être invitée à nouveau comme nouvel utilisateur staff.
Le rôle/uLevel et les permissions granulaires sont-ils la même chose ? Non, le rôle définit le périmètre d'accès général au système, tandis que les permissions granulaires, configurables par module et par site, en affinent davantage les détails.
Un employé désactivé reçoit-il encore des notifications ou des messages ? Non, tant que le compte reste désactivé, l'employé ne peut ni accéder au système ni recevoir de notifications opérationnelles.
