Desde Empresa > Usuarios staff tienes control total sobre el ciclo de vida de los empleados en el sistema: no solo la invitación inicial de un nuevo técnico o de un empleado de recepción, sino también la edición de sus datos, la desactivación temporal de su acceso y la eliminación definitiva de una cuenta cuando un empleado deja la empresa.
Por qué es importante para un centro de servicio
Un centro de reparación de smartphones y PC suele lidiar con rotación de personal y estacionalidad: técnicos que se forman junto a compañeros antes de ser contratados de forma estable, personal temporal para las temporadas altas, sustituciones por bajas o vacaciones, cambios internos de rol cuando un técnico pasa a ser responsable de sede. Cada reparación, venta en el TPV o mensaje de chat queda vinculado al empleado que lo registró: esa trazabilidad es valiosa ante una reclamación de un cliente, una inspección fiscal o simplemente para entender la carga de trabajo de cada miembro del personal técnico.
Una buena gestión del personal es, por tanto, una de las bases de un software para centros de servicio fiable: permite hacer crecer el equipo sin perder el control de quién accede al sistema, gestionar con seguridad las salidas y mantener intacto el historial operativo aunque las personas cambien.
En la práctica
Un nuevo empleado se añade mediante una invitación: se le asigna un rol/uLevel, que determina su ámbito general de acceso al sistema, y una sede de trabajo predeterminada. A partir de ese momento, el empleado aparece en el listado de staff con sus datos principales, el rol asignado y el estado de la cuenta. Desde ese mismo listado puedes también acceder directamente a la configuración de permisos granulares por módulo y sede, descrita en el artículo dedicado a los permisos del personal, para afinar aún más qué puede ver, crear, editar o eliminar ese empleado.
Desde la ficha de cada empleado puedes modificar en cualquier momento nombre, contactos, rol/uLevel y sede asignada: útil, por ejemplo, cuando un técnico cambia de sede o es ascendido a responsable. Una cuenta puede desactivarse sin eliminarla, bloqueando de inmediato el acceso al sistema pero manteniendo intacto todo su historial de actividad: reparaciones gestionadas, ventas registradas y mensajes de chat enviados siguen siendo consultables, pero el empleado ya no puede acceder hasta que la cuenta se reactive.
La eliminación, a diferencia de la desactivación, está pensada para las salidas definitivas de la empresa: la cuenta deja de poder usarse y no puede reactivarse después. Esta distinción entre desactivación y eliminación resulta especialmente útil en una tienda de reparaciones con rotación de personal o colaboraciones temporales: puedes suspender el acceso de un empleado que se ausenta temporalmente y reactivarlo a su vuelta, sin tener que recrear su perfil desde cero ni perder su historial operativo.
Guía rápida
- Ve a Empresa > Usuarios staff.
- Invita a un nuevo empleado indicando sus datos, rol/uLevel y sede predeterminada.
- Abre la ficha de un empleado existente para modificar su nombre, contacto, rol o sede.
- Accede desde aquí a la configuración de permisos granulares por módulo y sede, si es necesario.
- Desactiva la cuenta de un empleado que se ausenta temporalmente, manteniendo su historial consultable.
- Reactiva la cuenta en cuanto el empleado vuelva a estar operativo.
- Elimina la cuenta definitivamente solo cuando el empleado deje la empresa de forma permanente.
Casos de uso reales
Refuerzo estacional. Un centro de reparaciones contrata a dos técnicos temporales para el pico ligado a la vuelta al cole, cuando aumentan las reparaciones de smartphones y PC. Al terminar la temporada, en lugar de eliminar las cuentas de inmediato, el propietario las desactiva: si el mismo personal vuelve a ser útil la temporada siguiente, bastará con reactivarlas sin perder el historial de reparaciones ya gestionadas.
Sustitución por maternidad. Una empleada de baja por maternidad es sustituida temporalmente por un compañero contratado para la ocasión. Su cuenta permanece desactivada durante la ausencia, de modo que nadie puede acceder a ella, pero los datos de reparaciones y ventas que gestionó siguen vinculados a su nombre durante todo el periodo, listos para reactivarse a su vuelta.
Promoción interna. Un técnico de taller especialmente fiable es ascendido a responsable de una nueva sede abierta por la empresa. El propietario actualiza su rol y sede predeterminada desde su ficha, y desde ahí ajusta también los permisos granulares para reflejar las nuevas responsabilidades, sin tener que crear una cuenta desde cero.
Consejos y buenas prácticas
Prioriza siempre la desactivación frente a la eliminación cuando exista aunque sea una mínima posibilidad de que el empleado vuelva a trabajar contigo: la eliminación está pensada para ser definitiva. Actualiza con prontitud el rol y la sede cuando un empleado cambie de función, para que permisos y estadísticas se mantengan coherentes con su posición real. Revisa periódicamente el listado de staff para detectar cuentas de exempleados que sigan activas y deberían desactivarse. Implica también a los responsables de sede en la revisión periódica del personal activo, para que la información sobre quién trabaja realmente en cada punto de venta siga siendo fiable y actualizada.
Errores comunes que evitar
No elimines nunca una cuenta solo por "poner orden": una vez eliminada, el empleado ya no puede reactivarse, mientras que la desactivación logra el mismo resultado práctico —bloquear el acceso— pero de forma reversible. No olvides desactivar la cuenta de un empleado que deja la empresa: un acceso olvidado activo es un riesgo para la seguridad de los datos de clientes y reparaciones. No confundas la gestión del personal con los permisos granulares: aquí gestionas quién existe como usuario y su estado, mientras que qué puede hacer exactamente se configura en la sección de permisos.
Más información
- Permisos del personal
- Archivo de reparaciones y registro de cambios: historial completo sin sobrecargar el software
- App Fixh para Android y iPhone: el taller de reparaciones en el smartphone
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre desactivar y eliminar a un empleado? La desactivación bloquea el acceso manteniendo el historial y permite reactivar la cuenta después; la eliminación, en cambio, es definitiva e irreversible.
¿Puedo asignar un empleado a más de una sede? La sede indicada en su ficha determina dónde trabaja principalmente el empleado; el acceso detallado a módulos y sedes concretos se configura en los permisos granulares del personal.
¿Qué ocurre con el historial de un empleado desactivado? Sigue siendo totalmente consultable: reparaciones, ventas y mensajes registrados a su nombre no se eliminan ni se modifican.
¿Puedo reactivar a un empleado eliminado por error? No, la eliminación es definitiva: si necesitas reincorporar a esa persona, debes invitarla de nuevo como un nuevo usuario staff.
¿El rol/uLevel y los permisos granulares son lo mismo? No, el rol define el ámbito general de acceso al sistema, mientras que los permisos granulares, configurables por módulo y sede, afinan aún más los detalles.
¿Un empleado desactivado sigue recibiendo notificaciones o mensajes? No, mientras la cuenta permanezca desactivada el empleado no puede acceder al sistema ni recibir notificaciones operativas.
