A Lista de desejos do Fixh IT é uma lista partilhada ao nível da empresa, sempre acessível através de um widget disponível em qualquer página protegida do software, não apenas na secção Laboratório. Serve para anotar rapidamente as peças ou produtos em falta necessários para concluir uma reparação mas que no momento não estão disponíveis em armazém, para não perder de vista as necessidades do laboratório ao longo do dia.
Porque é importante para um centro de assistência
Num laboratório de reparação de smartphones e PC acontece constantemente descobrir, a meio de um trabalho, que falta uma peça específica: talvez um ecrã para um modelo pouco comum, um conector de carregamento, uma bateria particular. Sem um local centralizado onde a anotar, esta informação corre o risco de ficar apenas na cabeça do técnico que a detetou, com o risco real de ser esquecida no momento de fazer a encomenda aos fornecedores, talvez dias depois. Ter uma lista de desejos partilhada e sempre acessível, independentemente da página do software em que se está, permite a qualquer membro da equipa anotar em poucos segundos uma peça em falta e a quem trata das compras ter sempre uma visão atualizada do que falta, sem ter de perguntar a cada colega ou percorrer todas as reparações abertas uma a uma.
Na prática
A lista de desejos foi pensada como uma lista de anotações livres, não como um formulário rígido ligado ao inventário: para cada item indica-se simplesmente o nome da peça ou produto em falta. Se a necessidade surgir durante a gestão de uma reparação específica, o item pode ser associado a essa reparação, pelo que também permanecem visíveis o número da reparação, a marca e o modelo do dispositivo em causa, capturados no momento da inserção. Esta associação é opcional: também é possível adicionar à lista peças genéricas não ligadas a uma reparação específica, por exemplo artigos de consumo que se esgotam regularmente em armazém.
Cada item da lista de desejos indica também quem o adicionou e quando, para que a equipa tenha sempre visibilidade sobre quem assinalou o quê. Uma vez encomendada ou encontrada a peça, o item pode ser marcado como concluído diretamente a partir da lista, que se reordena automaticamente mostrando primeiro os itens ainda pendentes. A lista de desejos é partilhada ao nível de toda a empresa, não apenas do utilizador individual que a criou: qualquer pessoa com acesso ao módulo Laboratório pode ver, adicionar ou concluir itens, tornando-a numa ferramenta de comunicação coletiva entre técnicos e quem gere as encomendas aos fornecedores. Convém saber que a lista de desejos é uma ferramenta de anotação e planeamento: não atualiza automaticamente as existências do armazém nem gera por si só uma encomenda de compra, passos que continuam a ser geridos separadamente.
Guia rápido
- Abre o widget Lista de desejos, disponível a partir de qualquer página protegida do software.
- Escreve o nome da peça ou produto em falta no campo dedicado.
- Se a necessidade estiver ligada a uma reparação específica, adiciona o item diretamente a partir da página de detalhe dessa reparação, para que marca, modelo e número de reparação sejam capturados automaticamente.
- Guarda o item: aparecerá na lista partilhada com a empresa, juntamente com o nome de quem o adicionou.
- Consulta periodicamente a lista de desejos para teres uma visão atualizada de todas as peças ainda por obter.
- Usa a lista como referência para preparar uma nova encomenda aos fornecedores.
- Assim que a peça chegar, marca o item correspondente como concluído diretamente na lista de desejos.
Casos de uso reais
Durante uma reparação, um técnico repara que o ecrã necessário não está em armazém: abre o widget da lista de desejos diretamente a partir da página da reparação, adiciona o item, e a peça fica automaticamente associada a essa reparação específica com a marca e o modelo já indicados, pronta a ser considerada por quem gere as encomendas.
No final da semana, a pessoa responsável pelas compras abre a lista de desejos da empresa e encontra uma lista de sete peças diferentes assinaladas por três técnicos diferentes durante a semana: em vez de ter de perguntar a cada um o que é necessário, prepara uma única encomenda conjunta ao fornecedor com base na lista partilhada.
Um técnico repara que uma determinada película de proteção se esgota frequentemente em armazém, um consumo recorrente não ligado a uma reparação específica: adiciona-a mesmo assim à lista de desejos como item genérico, para que o registo não se perca mesmo não estando ligado a nenhuma reparação em particular.
Dicas e boas práticas
Habitua toda a equipa a usar a lista de desejos assim que perceber que falta uma peça, em vez de o comunicar verbalmente ou num post-it que se pode perder: como o widget está sempre disponível em qualquer página, o tempo necessário para adicionar um item é mínimo. Sempre que possível, adiciona o item diretamente a partir da página da reparação em causa, para que quem prepara a encomenda tenha de imediato o contexto completo (marca, modelo, número de reparação) sem ter de pedir mais detalhes. Atribui a alguém a responsabilidade de consultar regularmente a lista de desejos, por exemplo uma vez por semana, para a transformar em encomendas concretas aos fornecedores antes que se torne apenas uma lista longa nunca resolvida.
Erros comuns a evitar
Um erro comum é considerar a lista de desejos como um sistema que atualiza automaticamente o armazém: não é o caso, continua a ser uma ferramenta de anotação e planeamento, enquanto a atualização das existências só ocorre quando a encomenda de compra é efetivamente recebida. Outro erro é deixar a lista de desejos crescer sem nunca ser consultada: se ninguém a verificar regularmente, perde a sua utilidade e torna-se numa lista esquecida em vez de uma ferramenta operacional. Por fim, evita marcar um item como concluído antes de a peça ter efetivamente chegado à loja: a marcação deve refletir a disponibilidade real, não apenas o facto de a encomenda ter sido feita, para não gerar confusão entre os técnicos que consultam a lista.
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Perguntas frequentes
A lista de desejos atualiza automaticamente o armazém? Não, é uma ferramenta de anotação e planeamento: a atualização das existências ocorre separadamente quando recebes a encomenda de compra.
Tenho obrigatoriamente de associar cada item a uma reparação específica? Não, a associação a uma reparação é opcional: também podes adicionar peças genéricas ou artigos de consumo não ligados a uma intervenção específica.
Quem pode ver e editar a lista de desejos? É partilhada ao nível de toda a empresa: qualquer pessoa com acesso ao módulo Laboratório pode consultá-la, adicionar novos itens ou marcar os existentes como concluídos.
A partir de onde posso aceder à lista de desejos? A partir de um widget disponível em qualquer página protegida do software, não apenas na secção Laboratório, para que possas adicionar um item onde quer que estejas sem teres de mudar de página.
O que é registado quando adiciono um item? O nome da peça, quem a adicionou, quando e, se associada a uma reparação, o número da reparação, a marca e o modelo do dispositivo.
Vários técnicos podem assinalar a mesma peça em falta? Sim, a lista de desejos pode reunir vários registos distintos da mesma peça provenientes de reparações diferentes, útil para avaliar quantas unidades encomendar no total.
