La Liste de souhaits de Fixh IT est une liste partagée à l'échelle de l'entreprise, toujours accessible via un widget disponible sur n'importe quelle page protégée du logiciel, pas seulement depuis la section Laboratoire. Elle sert à noter rapidement les pièces ou produits manquants nécessaires pour terminer une réparation mais indisponibles pour le moment en stock, afin de ne pas perdre de vue les besoins du laboratoire au fil de la journée.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Dans un laboratoire de réparation de smartphones et de PC, il arrive constamment de découvrir, en plein milieu d'un travail, qu'une pièce précise manque : peut-être un écran pour un modèle peu courant, un connecteur de charge, une batterie particulière. Sans un endroit centralisé où le noter, cette information risque de rester uniquement dans la tête du technicien qui l'a constaté, avec le risque bien réel de l'oublier au moment de passer commande auprès des fournisseurs, parfois des jours plus tard. Disposer d'une liste de souhaits partagée et toujours accessible, quelle que soit la page du logiciel sur laquelle on se trouve, permet à n'importe qui dans l'équipe de noter en quelques secondes une pièce manquante, et à la personne qui gère les achats d'avoir toujours une vue d'ensemble à jour de ce qui manque, sans devoir interroger chaque collègue ou parcourir une à une toutes les réparations en cours.
En pratique
La liste de souhaits est conçue comme une liste de notes libres, et non comme un formulaire rigide lié à l'inventaire : pour chaque entrée, il suffit d'indiquer le nom de la pièce ou du produit manquant. Si le besoin apparaît pendant la gestion d'une réparation précise, l'entrée peut être associée à cette réparation, de sorte que le numéro de la réparation, la marque et le modèle de l'appareil concerné restent également visibles, capturés au moment de la saisie. Cette association est facultative : il est également possible d'ajouter à la liste des pièces génériques non liées à une réparation précise, par exemple des consommables qui s'épuisent régulièrement en stock.
Chaque entrée de la liste indique également qui l'a ajoutée et quand, de sorte que l'équipe a toujours une visibilité sur qui a signalé quoi. Une fois la pièce commandée ou retrouvée, l'entrée peut être cochée comme terminée directement depuis la liste, qui se réorganise automatiquement en affichant d'abord les entrées encore en attente. La liste de souhaits est partagée à l'échelle de toute l'entreprise, pas seulement de l'utilisateur qui l'a créée : toute personne ayant accès au module Laboratoire peut voir, ajouter ou compléter des entrées, ce qui en fait un outil de communication collectif entre techniciens et personne gérant les commandes fournisseurs. Il est utile de savoir que la liste de souhaits est un outil de notation et de planification : elle ne met pas automatiquement à jour le stock du magasin et ne génère pas non plus de commande d'achat à elle seule, ces étapes restant à gérer séparément.
Guide rapide
- Ouvrez le widget Liste de souhaits, disponible depuis n'importe quelle page protégée du logiciel.
- Saisissez le nom de la pièce ou du produit manquant dans le champ dédié.
- Si le besoin est lié à une réparation précise, ajoutez l'entrée directement depuis la page de détail de cette réparation, afin que marque, modèle et numéro de réparation soient capturés automatiquement.
- Enregistrez l'entrée : elle apparaîtra dans la liste partagée avec l'entreprise, avec le nom de la personne qui l'a ajoutée.
- Consultez régulièrement la liste de souhaits pour avoir une vue d'ensemble à jour de toutes les pièces encore à trouver.
- Utilisez la liste comme référence pour préparer une nouvelle commande auprès des fournisseurs.
- Une fois la pièce reçue, cochez l'entrée correspondante comme terminée directement depuis la liste de souhaits.
Cas d'usage réels
Pendant une réparation, un technicien remarque que l'écran nécessaire n'est pas en stock : il ouvre le widget de la liste de souhaits directement depuis la page de la réparation, ajoute l'entrée, et la pièce reste automatiquement associée à cette réparation précise avec la marque et le modèle déjà indiqués, prête à être prise en compte par la personne qui gère les commandes.
En fin de semaine, la personne chargée des achats ouvre la liste de souhaits de l'entreprise et trouve une liste de sept pièces différentes signalées par trois techniciens différents au cours de la semaine : au lieu de devoir demander à chacun ce qu'il faut, elle prépare une seule commande groupée au fournisseur en s'appuyant sur la liste partagée.
Un technicien remarque qu'un film de protection particulier s'épuise souvent en stock, une consommation récurrente non liée à une réparation précise : il l'ajoute quand même à la liste de souhaits comme entrée générique, afin que le signalement ne soit pas perdu même s'il n'est lié à aucune réparation en particulier.
Conseils et bonnes pratiques
Habituez toute l'équipe à utiliser la liste de souhaits dès qu'elle constate qu'une pièce manque, plutôt que de le signaler verbalement ou sur un post-it qui peut se perdre : le widget étant toujours disponible depuis n'importe quelle page, le temps nécessaire pour ajouter une entrée est minime. Dans la mesure du possible, ajoutez l'entrée directement depuis la page de la réparation concernée, afin que la personne préparant la commande dispose immédiatement du contexte complet (marque, modèle, numéro de réparation) sans devoir demander plus de détails. Confiez à une personne la responsabilité de consulter régulièrement la liste de souhaits, par exemple une fois par semaine, pour la transformer en commandes concrètes auprès des fournisseurs avant qu'elle ne devienne une simple longue liste jamais traitée.
Erreurs courantes à éviter
Une erreur courante consiste à considérer la liste de souhaits comme un système qui met automatiquement à jour le stock : ce n'est pas le cas, elle reste un outil de notation et de planification, tandis que la mise à jour des stocks n'intervient que lorsque la commande d'achat est effectivement reçue. Une autre erreur consiste à laisser la liste de souhaits grandir sans jamais être consultée : si personne ne la vérifie régulièrement, elle perd son utilité et devient une liste oubliée au lieu d'un outil opérationnel. Enfin, évitez de cocher une entrée comme terminée avant que la pièce ne soit réellement arrivée en boutique : la coche doit refléter la disponibilité réelle, pas seulement le fait qu'une commande a été passée, pour ne pas semer la confusion chez les techniciens qui consultent la liste.
Pour aller plus loin
- Alertes intelligentes : réparations bloquées, appareils non retirés et rendez-vous du jour
- Commandes d'achat fournisseurs
- Commandes clients : commandez un article, encaissez l'acompte et prévenez à l'arrivée
Questions fréquentes
La liste de souhaits met-elle à jour le stock automatiquement ? Non, c'est un outil de notation et de planification : la mise à jour du stock se fait séparément lorsque vous recevez la commande d'achat.
Dois-je obligatoirement associer chaque entrée à une réparation précise ? Non, l'association à une réparation est facultative : vous pouvez aussi ajouter des pièces génériques ou des consommables non liés à une intervention précise.
Qui peut voir et modifier la liste de souhaits ? Elle est partagée à l'échelle de toute l'entreprise : toute personne ayant accès au module Laboratoire peut la consulter, ajouter de nouvelles entrées ou marquer les existantes comme terminées.
D'où puis-je accéder à la liste de souhaits ? Depuis un widget disponible sur n'importe quelle page protégée du logiciel, pas seulement dans la section Laboratoire, pour pouvoir ajouter une entrée où que vous soyez sans devoir changer de page.
Que se passe-t-il quand j'ajoute une entrée ? Le nom de la pièce, qui l'a ajoutée, quand, et, si elle est associée à une réparation, le numéro de la réparation, la marque et le modèle de l'appareil sont enregistrés.
Plusieurs techniciens peuvent-ils signaler la même pièce manquante ? Oui, la liste de souhaits peut regrouper plusieurs signalements distincts de la même pièce provenant de réparations différentes, utile pour évaluer combien d'unités commander au total.
