Die Fixh IT Wunschliste ist eine unternehmensweit geteilte Liste, immer erreichbar über ein Widget, das auf jeder geschützten Seite der Software verfügbar ist, nicht nur im Bereich Werkstatt. Sie dient dazu, schnell Ersatzteile oder Produkte zu notieren, die zum Abschluss einer Reparatur benötigt werden, aber derzeit nicht im Lager verfügbar sind, damit die Bedürfnisse der Werkstatt im Tagesverlauf nicht aus den Augen verloren werden.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
In einer Smartphone- und PC-Reparaturwerkstatt kommt es ständig vor, mitten in der Arbeit festzustellen, dass ein bestimmtes Ersatzteil fehlt: vielleicht ein Display für ein weniger gängiges Modell, ein Ladeanschluss, ein bestimmter Akku. Ohne einen zentralen Ort zum Notieren bleibt diese Information leicht nur im Kopf des Technikers, der es bemerkt hat – mit dem realen Risiko, sie beim Bestellen bei Lieferanten zu vergessen, vielleicht Tage später. Eine geteilte, stets zugängliche Wunschliste, unabhängig davon, auf welcher Seite der Software man sich befindet, ermöglicht es jedem im Team, ein fehlendes Teil in wenigen Sekunden zu notieren, und wer für den Einkauf zuständig ist, hat immer einen aktuellen Überblick darüber, was fehlt, ohne jeden einzelnen Kollegen fragen oder jede offene Reparatur einzeln durchgehen zu müssen.
In der Praxis
Die Wunschliste ist als Liste freier Notizen konzipiert, nicht als starres, an den Bestand gebundenes Formular: Für jeden Eintrag wird einfach der Name des fehlenden Teils oder Produkts angegeben. Entsteht der Bedarf während der Bearbeitung einer bestimmten Reparatur, kann der Eintrag mit dieser Reparatur verknüpft werden, sodass auch die Reparaturnummer, Marke und Modell des betroffenen Geräts sichtbar bleiben, die zum Zeitpunkt der Eingabe erfasst wurden. Diese Verknüpfung ist optional: Es können der Wunschliste auch generische Ersatzteile hinzugefügt werden, die nicht an eine bestimmte Reparatur gebunden sind, etwa Verbrauchsmaterial, das im Lager regelmäßig ausgeht.
Jeder Eintrag der Wunschliste zeigt auch, wer ihn wann hinzugefügt hat, sodass das Team stets sieht, wer was gemeldet hat. Sobald das Teil bestellt oder beschafft wurde, kann der Eintrag direkt aus der Liste als erledigt markiert werden, die sich automatisch neu sortiert und zuerst die noch offenen Einträge anzeigt. Die Wunschliste wird unternehmensweit geteilt, nicht nur mit dem einzelnen Nutzer, der sie erstellt hat: Jeder mit Zugriff auf das Werkstatt-Modul kann Einträge sehen, hinzufügen oder abschließen, was sie zu einem gemeinsamen Kommunikationswerkzeug zwischen Technikern und der Person macht, die Lieferantenbestellungen verwaltet. Wichtig zu wissen ist, dass die Wunschliste ein Notiz- und Planungswerkzeug ist: Sie aktualisiert nicht automatisch den Lagerbestand und erzeugt auch keine Bestellung von selbst – diese Schritte bleiben separat zu erledigen.
Kurzanleitung
- Öffnen Sie das Wunschlisten-Widget, verfügbar von jeder geschützten Seite der Software aus.
- Geben Sie den Namen des fehlenden Teils oder Produkts in das dafür vorgesehene Feld ein.
- Ist der Bedarf mit einer bestimmten Reparatur verknüpft, fügen Sie den Eintrag direkt von der Detailseite dieser Reparatur hinzu, damit Marke, Modell und Reparaturnummer automatisch erfasst werden.
- Speichern Sie den Eintrag: Er erscheint in der mit dem Unternehmen geteilten Liste, zusammen mit dem Namen der Person, die ihn hinzugefügt hat.
- Prüfen Sie die Wunschliste regelmäßig, um einen aktuellen Überblick über alle noch zu beschaffenden Teile zu erhalten.
- Nutzen Sie die Liste als Grundlage für eine neue Bestellung bei Lieferanten.
- Sobald das Teil eingetroffen ist, markieren Sie den entsprechenden Eintrag direkt in der Wunschliste als erledigt.
Reale Anwendungsfälle
Während einer Reparatur stellt ein Techniker fest, dass das benötigte Display nicht im Lager ist: Er öffnet das Wunschlisten-Widget direkt von der Reparaturseite aus, fügt den Eintrag hinzu, und das Teil bleibt automatisch mit dieser konkreten Reparatur verknüpft, mit bereits angegebener Marke und Modell, bereit, von der Person aufgegriffen zu werden, die die Bestellungen verwaltet.
Am Ende der Woche öffnet die für den Einkauf zuständige Person die Unternehmens-Wunschliste und findet eine Liste von sieben verschiedenen Teilen, die im Laufe der Woche von drei verschiedenen Technikern gemeldet wurden: Statt jeden einzeln fragen zu müssen, was benötigt wird, bereitet sie anhand der geteilten Liste eine einzige gesammelte Bestellung beim Lieferanten vor.
Ein Techniker bemerkt, dass eine bestimmte Schutzfolie im Lager häufig ausgeht, ein wiederkehrender Verbrauch, der nicht an eine bestimmte Reparatur gebunden ist: Er fügt sie trotzdem als generischen Eintrag zur Wunschliste hinzu, damit die Meldung nicht verloren geht, auch wenn sie mit keiner bestimmten Reparatur verknüpft ist.
Tipps und bewährte Praktiken
Gewöhnen Sie das gesamte Personal daran, die Wunschliste zu nutzen, sobald ein fehlendes Teil bemerkt wird, statt es mündlich oder auf einem Zettel zu vermerken, der verloren gehen kann: Da das Widget von jeder Seite aus stets verfügbar ist, dauert das Hinzufügen eines Eintrags nur wenige Augenblicke. Fügen Sie den Eintrag, wann immer möglich, direkt von der Seite der betroffenen Reparatur hinzu, damit die Person, die die Bestellung vorbereitet, sofort den vollständigen Kontext hat (Marke, Modell, Reparaturnummer), ohne weitere Details erfragen zu müssen. Weisen Sie einer Person die Verantwortung zu, die Wunschliste regelmäßig zu prüfen, zum Beispiel einmal pro Woche, um sie in konkrete Lieferantenbestellungen umzuwandeln, bevor sie nur zu einer langen, nie abgearbeiteten Liste wird.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Ein häufiger Fehler ist es, die Wunschliste als System zu betrachten, das automatisch den Lagerbestand aktualisiert: Das ist nicht der Fall, sie bleibt ein Notiz- und Planungswerkzeug, während die Bestandsaktualisierung erst erfolgt, wenn die Bestellung tatsächlich eingegangen ist. Ein weiterer Fehler ist, die Wunschliste wachsen zu lassen, ohne sie jemals zu prüfen: Wird sie nicht regelmäßig kontrolliert, verliert sie ihren Nutzen und wird zu einer vergessenen Liste statt zu einem operativen Werkzeug. Vermeiden Sie schließlich, einen Eintrag als erledigt zu markieren, bevor das Teil tatsächlich im Geschäft eingetroffen ist: Das Häkchen sollte die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegeln, nicht nur, dass eine Bestellung aufgegeben wurde, um Verwirrung bei Technikern zu vermeiden, die die Liste einsehen.
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Häufig gestellte Fragen
Aktualisiert die Wunschliste automatisch das Lager? Nein, sie ist ein Notiz- und Planungswerkzeug: Die Bestandsaktualisierung erfolgt separat, wenn Sie die Bestellung erhalten.
Muss ich jeden Eintrag zwingend mit einer bestimmten Reparatur verknüpfen? Nein, die Verknüpfung mit einer Reparatur ist optional: Sie können auch generische Teile oder Verbrauchsmaterial hinzufügen, die nicht an einen bestimmten Auftrag gebunden sind.
Wer kann die Wunschliste sehen und bearbeiten? Sie wird unternehmensweit geteilt: Jeder mit Zugriff auf das Werkstatt-Modul kann sie einsehen, neue Einträge hinzufügen oder bestehende als erledigt markieren.
Von wo aus kann ich auf die Wunschliste zugreifen? Über ein Widget, das auf jeder geschützten Seite der Software verfügbar ist, nicht nur im Bereich Werkstatt, sodass Sie überall einen Eintrag hinzufügen können, ohne die Seite wechseln zu müssen.
Was wird beim Hinzufügen eines Eintrags erfasst? Der Name des Teils, wer es hinzugefügt hat, wann, und – falls mit einer Reparatur verknüpft – die Reparaturnummer, Marke und Modell des Geräts.
Können mehrere Techniker dasselbe fehlende Teil melden? Ja, die Wunschliste kann mehrere separate Meldungen desselben Teils aus verschiedenen Reparaturen sammeln, was hilfreich ist, um zu beurteilen, wie viele Einheiten insgesamt bestellt werden sollten.
