Zu verstehen, ob ein Reparaturzentrum wächst, in welcher Jahreszeit am meisten gearbeitet wird oder ob ein Monat mit im Laden verkauften Ersatzteilen und Zubehör mehr eingebracht hat als Reparaturen, ist keine Frage, die sich durch manuelles Zusammenzählen von Belegen beantworten lässt. Fixh IT bietet drei spezielle Einnahmenberichte, einen für den Tag, einen für den Monat und einen für das Jahr, jeweils mit einem Diagramm, das die Verkaufsentwicklung visuell zeigt, der Möglichkeit, mit einem Klick zwischen Zeiträumen vor- und zurückzublättern, und PDF-Export zum Archivieren oder Teilen der Daten.
Warum das für ein Reparaturzentrum wichtig ist
Ein Smartphone- und PC-Reparaturzentrum erzielt Umsatz aus zwei unterschiedlichen, aber sich ergänzenden Quellen: von Kunden bezahlte Reparaturen und der Ladenverkauf von Ersatzteilen, Zubehör und Produkten. Getrennt zu wissen, wie viel jede der beiden einbringt und wie sich das im Laufe der Zeit ändert, hilft bei konkreten Entscheidungen: zu verstehen, ob es sich lohnt, mehr in Marketing zu investieren, um neue Reparaturen anzuziehen, ob das Zubehörregal genug einbringt, um den Platz zu rechtfertigen, den es im Geschäft einnimmt, oder ob eine bestimmte Jahreszeit wegen eines wiederkehrenden Verkaufshöhepunkts mehr Personal an der Kasse erfordert.
In der Praxis
Der Tagesbericht zeigt ein Kreisdiagramm mit der Aufteilung der Einnahmen des gewählten Tages nach Zahlungsmethode (Bar, FixhPay, PayPal und die anderen aktiven Methoden), nützlich, um schnell zu verstehen, welcher Kanal den größten Teil des Umsatzes dieses Tages erzeugt hat. Sie können mit den Navigationspfeilen zwischen den Tagen vor- und zurückblättern, um schnell einen Tag mit dem vorherigen oder nächsten zu vergleichen, ohne die Filter jedes Mal neu einstellen zu müssen.
Der Monats- und der Jahresbericht verwenden dagegen ein gestapeltes Balkendiagramm, das für jeden Tag des Monats (oder jeden Monat des Jahres) die Aufteilung zwischen Reparatureinnahmen und Ladenverkaufseinnahmen zeigt: Diese gestapelte Aufteilung macht sofort sichtbar, welche der beiden Komponenten den Umsatz zu einem bestimmten Zeitpunkt antreibt, und ermöglicht es, Tage oder Monate mit ungewöhnlicher Entwicklung auf einen Blick zu erkennen. Auch in diesen beiden Berichten können Sie mit einem Klick zum vorherigen oder nächsten Zeitraum navigieren, nützlich, um die Entwicklung aufeinanderfolgender Monate oder Jahre zu vergleichen und die Saisonalität Ihres Reparaturzentrums zu erkennen, zum Beispiel Zeiten im Jahr, in denen Reparaturen nach den Sommerferien oder beim Start neuer Smartphone-Modelle zunehmen.
Alle drei Berichte können als PDF-Datei exportiert werden, druckfertig oder zur Archivierung, mit den Daten des gewählten Zeitraums in einer Tabelle organisiert. Wenn Ihr Profil Zugang zu sensiblen wirtschaftlichen Daten des Unternehmens hat, zeigen alle drei Berichte auch die Marge, berechnet durch Abzug der Einkaufskosten vom eingenommenen Gesamtbetrag: eine vertrauliche Information, gedacht für diejenigen, die die tatsächliche Rentabilität des Geschäfts bewerten müssen, nicht nur den Bruttoumsatz.
Kurzanleitung
- Öffnen Sie den Tages-, Monats- oder Jahresbericht im Modul Kasse, je nach benötigtem Detailgrad.
- Sehen Sie sich im Tagesbericht das Kreisdiagramm mit der Aufteilung der Einnahmen nach Zahlungsmethode des gewählten Tages an.
- Sehen Sie sich im Monats- oder Jahresbericht das Balkendiagramm mit der Aufteilung zwischen Reparaturen und Ladenverkauf an.
- Nutzen Sie die Navigationspfeile, um zum vorherigen oder nächsten Zeitraum zu wechseln und die Entwicklung zu vergleichen.
- Wenn Sie Zugang zu sensiblen wirtschaftlichen Daten haben, prüfen Sie auch die Margenspalte, um die Rentabilität des Zeitraums zu bewerten.
- Exportieren Sie den Bericht als PDF, um ihn zu archivieren oder mit Ihrem Steuerberater zu teilen.
Praxisbeispiele
Überprüfung eines ungewöhnlich schwachen Tages. Der Inhaber bemerkt, dass die Einnahmen an einem Dienstag niedriger als üblich sind, und öffnet den Tagesbericht für dieses Datum. Aus dem Diagramm entdeckt er, dass an diesem Tag nur Bargeld die meistgenutzte Zahlungsmethode war — ein Zeichen dafür, dass FixhPay vielleicht nicht verfügbar war oder die Mitarbeiter es den Kunden nicht angeboten haben.
Monatsvergleich zur Personalplanung. Der Verantwortliche eines Reparaturzentrums vergleicht den Monatsbericht für September und Oktober und bemerkt im Balkendiagramm einen deutlichen Anstieg der Reparaturen nach der Rückkehr aus den Sommerferien, und beschließt, für den folgenden Monat eine zusätzliche Kassenschicht einzuplanen.
Jahresanalyse für die Bilanz. Zum Jahresende sieht sich der Administrator den Jahresbericht an, um die monatliche Entwicklung der Reparaturen im Vergleich zum Ladenverkauf zu sehen, exportiert das PDF mit Daten und Marge und teilt es mit seinem Steuerberater für den Jahresabschluss.
Tipps und bewährte Praktiken
Nutzen Sie den Tagesbericht für eine schnelle Kontrolle am Ende des Tages, den Monatsbericht zur Planung des folgenden Monats und den Jahresbericht für langfristigere strategische Entscheidungen: Jeder Detailgrad beantwortet eine andere Frage. Vergleichen Sie regelmäßig vergleichbare Zeiträume, zum Beispiel denselben Monat in zwei verschiedenen Jahren, um zu verstehen, ob Ihr Reparaturzentrum tatsächlich wächst oder ob eine Veränderung nur auf Saisonalität zurückzuführen ist. Exportieren Sie die Berichte am Ende jedes Monats oder Jahres als PDF, auch wenn Sie sie nicht sofort benötigen: Ein offline einsehbares historisches Archiv ist bei künftigen Prüfungen nützlich.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Ein häufiger Fehler ist es, nur die Gesamtsumme eines Zeitraums zu betrachten, ohne zwischen Reparaturen und Ladenverkauf zu unterscheiden: Die beiden Entwicklungen können sich in entgegengesetzte Richtungen bewegen, und sie zusammenzuzählen verbirgt nützliche Informationen. Ein weiterer Fehler ist der Vergleich nicht vergleichbarer Zeiträume, zum Beispiel eines Monats mit einunddreißig Tagen mit einem mit achtundzwanzig, ohne dies bei der Interpretation der Daten zu berücksichtigen. Gehen Sie schließlich nicht davon aus, dass die Berichte auch nach Excel exportiert werden können: Der für alle drei Berichte verfügbare Export erfolgt im PDF-Format, gedacht für Druck, Archivierung und Weitergabe, nicht für weitere Tabellenverarbeitung.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen den drei Berichten? Der Tagesbericht zeigt das Detail eines einzelnen Tages nach Zahlungsmethode, der Monatsbericht zeigt jeden Tag des Monats aufgeteilt zwischen Reparaturen und Ladenverkauf, der Jahresbericht zeigt jeden Monat des Jahres mit derselben Aufteilung.
Enthalten die Berichte sowohl Reparaturen als auch Ladenverkauf? Ja, jeder Bericht kombiniert beide Einnahmequellen; im Monats- und Jahresbericht werden sie zusätzlich visuell im Balkendiagramm unterschieden.
Kann ich die Entwicklung verschiedener Monate oder Jahre vergleichen? Ja, mit der Navigation zum vorherigen/nächsten Zeitraum können Sie schnell durch Tage, Monate oder Jahre blättern und die Diagramme visuell vergleichen.
In welchem Format kann ich die Berichte exportieren? Alle drei Berichte lassen sich als PDF exportieren; ein Excel-Export ist derzeit nicht verfügbar.
Sehen alle Mitarbeiter die Marge in den Berichten? Nein, die Marge ist nur für diejenigen sichtbar, die Zugang zu sensiblen wirtschaftlichen Daten des Unternehmens haben, typischerweise Inhaber oder Administrator.
Kann ich mit diesen Berichten herausfinden, welche Zahlungsmethode am meisten genutzt wird? Ja, der Tagesbericht zeigt genau die Aufteilung der Einnahmen nach Zahlungsmethode des gewählten Tages mittels eines Kreisdiagramms.
