După câțiva ani de activitate un atelier are zeci de mii de reparații: păstrarea tuturor în liste încetinește căutarea și creează confuzie. Cu arhiva reparațiilor din Fixh IT fișele vechi ies din listele și căutările zilnice, dar rămân consultabile și pot fi restaurate. În plus, fiecare reparație are un jurnal al modificărilor care înregistrează cine ce a făcut și când.
De ce este important pentru un centru de service
Când un client revine după luni de zile spunând „mi-ați zis că e în garanție” sau când o sumă se schimbă fără explicație, trebuie să știi exact ce s-a întâmplat cu reparația. Jurnalul răspunde în câteva secunde. Arhiva, în schimb, menține ușoară munca de zi cu zi fără să piardă istoricul, care rămâne util pentru garanții, statistici și contestații.
În practică
Arhiva. Se activează din Setările companiei cu „Activează arhiva”. Poți arhiva o reparație manual, inclusiv mai multe selectate deodată; în plus, în fiecare seară programul arhivează singur reparațiile predate deschise de peste un an. Reparațiile arhivate nu apar în nicio pagină și în nicio căutare a programului, ci doar în Atelier > Arhivă, grupate pe ani și căutabile după număr, client, telefon, defect, IMEI, serie sau dispozitiv. O reparație restaurată devine din nou vizibilă peste tot și nu mai este arhivată automat. Pentru client nu se schimbă nimic: o vede în continuare în contul său. Statisticile și încasările o iau în calcul în continuare. Reparațiile încă în curs pe Hub nu pot fi arhivate.
Jurnalul modificărilor. În fișa reparației, fila Jurnal arată în ordine fiecare eveniment: crearea, schimbările de stare, intervențiile și piesele adăugate sau modificate, datele clientului și ale dispozitivului schimbate (cu valoarea veche și cea nouă), notificările trimise prin SMS, email, WhatsApp sau Telegram, dispozitivele de curtoazie, comenzile legate și mutările între magazine. Fiecare rând indică autorul și data. PIN-ul și parolele dispozitivului sunt mascate.
Ghid rapid
- Activează arhiva din Administrare > Companie > Setările companiei.
- Pentru arhivare manuală, deschide o reparație predată și alege Arhivează sau selectează mai multe din listă.
- Pentru a o regăsi, deschide Atelier > Arhivă, alege anul sau folosește căutarea.
- Pentru a o readuce între cele active, folosește Restaurează.
- Pentru istoricul unei reparații, deschide fișa și mergi la Jurnal.
Cazuri de utilizare reale
Un atelier cu 40.000 de reparații activează arhiva: listele arată doar lucrul recent, căutarea e mai rapidă, iar fișele vechi rămân la un clic distanță.
Un client contestă prețul final: în jurnal proprietarul vede că intervenția a fost adăugată după aprobarea clientului pe WhatsApp, cu dată și autor.
Un dispozitiv revine în garanție după 14 luni: reparația este în arhivă, se găsește după IMEI și se restaurează imediat.
Sfaturi și bune practici
Folosește conturi personale pentru fiecare tehnician, ca jurnalul să indice persoana corectă. Verifică mereu jurnalul înainte de a contrazice un client. Dacă lucrezi mult cu garanția reparației, caută în arhivă după IMEI sau serie.
Greșeli frecvente de evitat
Nu confunda arhivarea cu ștergerea: arhivarea ascunde reparația, dar nu o șterge. Nu căuta o reparație arhivată în listele obișnuite: se găsește doar în Arhivă.
Întrebări frecvente
Clientul mai vede reparațiile arhivate? Da, rămân vizibile în contul său de client.
Se schimbă statisticile după arhivare? Nu, reparațiile arhivate se iau în calcul în continuare în statistici și încasări.
Pot modifica jurnalul? Nu, jurnalul este un istoric doar în citire.
Când are loc arhivarea automată? În fiecare seară, pentru reparațiile predate deschise de peste un an.
