Após alguns anos de trabalho uma oficina tem dezenas de milhares de reparações: mantê-las todas nas listas torna a pesquisa mais lenta e confusa. Com o arquivo de reparações da Fixh IT as fichas antigas saem das listas e pesquisas do dia a dia, mas continuam disponíveis e podem ser restauradas. Além disso, cada reparação tem um registo de alterações que anota quem fez o quê e quando.
Porque é importante para um centro de assistência
Quando um cliente volta meses depois a dizer "disseram-me que estava na garantia", ou quando um valor muda sem explicação, é preciso saber exatamente o que aconteceu à reparação. O registo responde em segundos. O arquivo, por sua vez, mantém o trabalho diário leve sem perder o histórico, que continua útil para garantias, estatísticas e reclamações.
Na prática
Arquivo. Ativa-se nas Definições da empresa com "Ativar arquivo". Pode arquivar uma reparação à mão, incluindo várias selecionadas em conjunto; além disso, todas as noites o software arquiva sozinho as reparações entregues abertas há mais de um ano. As reparações arquivadas não aparecem em nenhuma página nem pesquisa do software, apenas em Oficina > Arquivo, agrupadas por ano e pesquisáveis por número, cliente, telefone, avaria, IMEI, número de série ou equipamento. Uma reparação restaurada volta a estar visível em todo o lado e deixa de ser arquivada automaticamente. Para o cliente nada muda: continua a vê-la na sua área. Estatísticas e receitas continuam a contá-la. As reparações ainda em curso no Hub não podem ser arquivadas.
Registo de alterações. Na ficha da reparação, o separador Registo mostra por ordem cada evento: criação, mudanças de estado, intervenções e peças adicionadas ou alteradas, dados do cliente e do equipamento alterados (com valor anterior e novo), notificações enviadas por SMS, email, WhatsApp ou Telegram, equipamentos de cortesia, encomendas ligadas e mudanças entre lojas. Cada linha indica autor e data. O PIN e as palavras-passe do equipamento aparecem ocultos.
Guia rápido
- Ative o arquivo em Administração > Empresa > Definições da empresa.
- Para arquivar à mão, abra uma reparação entregue e escolha Arquivar, ou selecione várias na lista.
- Para a encontrar, abra Oficina > Arquivo, escolha o ano ou use a pesquisa.
- Para a voltar a pôr entre as ativas, use Restaurar.
- Para ver o histórico de uma reparação, abra a ficha e vá a Registo.
Casos de uso reais
Uma oficina com 40.000 reparações ativa o arquivo: as listas mostram só o trabalho recente e a pesquisa é mais rápida, enquanto as fichas antigas ficam a um clique.
Um cliente contesta o preço final: no registo o proprietário vê que a intervenção foi adicionada depois da aprovação do cliente por WhatsApp, com data e autor.
Um equipamento volta em garantia ao fim de 14 meses: a reparação está no arquivo, encontra-se pelo IMEI e restaura-se num instante.
Conselhos e boas práticas
Use contas pessoais para cada técnico, para que o registo indique a pessoa certa. Antes de contestar um cliente, verifique sempre o registo. Se trabalha muito com a garantia da reparação, pesquise no arquivo por IMEI ou número de série.
Erros comuns a evitar
Não confunda arquivar com eliminar: arquivar esconde a reparação mas não a apaga. Não procure uma reparação arquivada nas listas normais: só se encontra no Arquivo.
Perguntas frequentes
O cliente continua a ver as reparações arquivadas? Sim, continuam visíveis na sua área de cliente.
As estatísticas mudam depois de arquivar? Não, as reparações arquivadas continuam a contar nas estatísticas e receitas.
Posso alterar o registo? Não, o registo é um histórico só de leitura.
Quando é feito o arquivo automático? Todas as noites, para as reparações entregues abertas há mais de um ano.
