Po kilku latach pracy warsztat ma dziesiątki tysięcy napraw: trzymanie ich wszystkich na listach spowalnia wyszukiwanie i wprowadza zamieszanie. Dzięki archiwum napraw w Fixh IT stare karty znikają z codziennych list i wyszukiwań, ale pozostają dostępne i można je przywrócić. Do tego każda naprawa ma dziennik zmian, który zapisuje, kto, co i kiedy zrobił.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Gdy klient wraca po miesiącach i mówi „mówiliście, że to na gwarancji”, albo gdy kwota zmienia się bez wyjaśnienia, trzeba dokładnie wiedzieć, co działo się z naprawą. Dziennik odpowiada w kilka sekund. Archiwum natomiast odciąża codzienną pracę bez utraty historii, która pozostaje przydatna przy gwarancjach, statystykach i reklamacjach.
W praktyce
Archiwum. Włącza się je w Ustawieniach firmy opcją „Włącz archiwum”. Możesz archiwizować naprawę ręcznie, także kilka zaznaczonych naraz; ponadto każdego wieczoru program sam archiwizuje wydane naprawy otwarte ponad rok temu. Zarchiwizowane naprawy nie pojawiają się na żadnej stronie ani w żadnym wyszukiwaniu programu, tylko w Warsztat > Archiwum, pogrupowane według roku i wyszukiwane po numerze, kliencie, telefonie, usterce, IMEI, numerze seryjnym lub urządzeniu. Przywrócona naprawa znów jest widoczna wszędzie i nie jest już archiwizowana automatycznie. Dla klienta nic się nie zmienia: nadal widzi ją w swoim portalu. Statystyki i przychody nadal ją uwzględniają. Napraw w toku na Hubie nie można archiwizować.
Dziennik zmian. W karcie naprawy zakładka Dziennik pokazuje po kolei każde zdarzenie: utworzenie, zmiany statusów, dodane lub zmienione czynności i części, zmienione dane klienta i urządzenia (ze starą i nową wartością), powiadomienia wysłane SMS-em, e-mailem, przez WhatsApp lub Telegram, urządzenia zastępcze, powiązane zamówienia i przeniesienia między sklepami. Każdy wiersz pokazuje autora i datę. PIN i hasła urządzenia są maskowane.
Szybki przewodnik
- Włącz archiwum w Administracja > Firma > Ustawienia firmy.
- Aby archiwizować ręcznie, otwórz wydaną naprawę i wybierz Archiwizuj albo zaznacz kilka na liście.
- Aby ją znaleźć, otwórz Warsztat > Archiwum, wybierz rok lub użyj wyszukiwarki.
- Aby przywrócić ją do aktywnych, użyj Przywróć.
- Aby zobaczyć historię naprawy, otwórz kartę i przejdź do Dziennika.
Rzeczywiste przypadki użycia
Warsztat z 40 000 napraw włącza archiwum: listy pokazują tylko bieżącą pracę, wyszukiwanie jest szybsze, a stare karty są o jedno kliknięcie.
Klient kwestionuje cenę końcową: w dzienniku właściciel widzi, że czynność dodano po akceptacji klienta przez WhatsApp, z datą i autorem.
Urządzenie wraca na gwarancji po 14 miesiącach: naprawa jest w archiwum, znajduje się ją po IMEI i przywraca w chwilę.
Wskazówki i dobre praktyki
Używaj osobnych kont dla każdego technika, aby dziennik wskazywał właściwą osobę. Zanim zakwestionujesz coś z klientem, zawsze sprawdź dziennik. Jeśli często korzystasz z gwarancji naprawy, szukaj w archiwum po IMEI lub numerze seryjnym.
Częste błędy, których należy unikać
Nie myl archiwizacji z usunięciem: archiwizacja ukrywa naprawę, ale jej nie kasuje. Nie szukaj zarchiwizowanej naprawy na zwykłych listach: jest tylko w Archiwum.
Najczęściej zadawane pytania
Czy klient nadal widzi zarchiwizowane naprawy? Tak, pozostają widoczne w jego portalu klienta.
Czy statystyki zmieniają się po archiwizacji? Nie, zarchiwizowane naprawy nadal liczą się w statystykach i przychodach.
Czy mogę edytować dziennik? Nie, dziennik to historia tylko do odczytu.
Kiedy odbywa się automatyczna archiwizacja? Każdego wieczoru, dla wydanych napraw otwartych ponad rok temu.
