Après quelques années d'activité, un atelier compte des dizaines de milliers de réparations : les garder toutes dans les listes ralentit la recherche et crée de la confusion. Avec l'archive des réparations de Fixh IT, les anciennes fiches sortent des listes et recherches quotidiennes mais restent consultables et restaurables. De plus, chaque réparation dispose d'un journal des modifications qui enregistre qui a fait quoi et quand.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Quand un client revient après plusieurs mois en disant « vous m'aviez dit que c'était sous garantie », ou quand un montant change sans explication, il faut savoir exactement ce qui est arrivé à la réparation. Le journal répond en quelques secondes. L'archive, elle, allège le travail quotidien sans perdre l'historique, qui reste utile pour les garanties, les statistiques et les litiges.
En pratique
Archive. Elle s'active dans les Paramètres de l'entreprise avec « Activer l'archive ». Vous pouvez archiver une réparation à la main, y compris plusieurs réparations sélectionnées ensemble ; en outre, chaque soir le logiciel archive automatiquement les réparations remises ouvertes depuis plus d'un an. Les réparations archivées n'apparaissent sur aucune page ni dans aucune recherche du logiciel, seulement dans Atelier > Archive, classées par année et consultables par numéro, client, téléphone, panne, IMEI, numéro de série ou appareil. Une réparation restaurée redevient visible partout et n'est plus archivée automatiquement. Rien ne change pour le client : il la voit toujours dans son espace. Les statistiques et les encaissements continuent de la compter. Les réparations encore en cours sur le Hub ne peuvent pas être archivées.
Journal des modifications. Dans la fiche de réparation, l'onglet Journal affiche chaque événement dans l'ordre : création, changements de statut, interventions et pièces ajoutées ou modifiées, données client et appareil modifiées (avec ancienne et nouvelle valeur), notifications envoyées par SMS, e-mail, WhatsApp ou Telegram, appareils de prêt, commandes liées et transferts entre boutiques. Chaque ligne indique l'auteur et la date. Le code PIN et les mots de passe de l'appareil sont masqués.
Guide rapide
- Activez l'archive dans Administration > Entreprise > Paramètres de l'entreprise.
- Pour archiver à la main, ouvrez une réparation remise et choisissez Archiver, ou sélectionnez-en plusieurs dans la liste.
- Pour la retrouver, ouvrez Atelier > Archive, choisissez l'année ou utilisez la recherche.
- Pour la remettre parmi les actives, utilisez Restaurer.
- Pour voir l'historique d'une réparation, ouvrez la fiche et allez dans Journal.
Cas d'usage réels
Un atelier de 40 000 réparations active l'archive : les listes n'affichent que le travail récent et la recherche est plus rapide, tandis que les anciennes fiches restent à un clic.
Un client conteste le prix final : dans le journal, le gérant voit que l'intervention a été ajoutée après l'accord du client sur WhatsApp, avec date et auteur.
Un appareil revient sous garantie après 14 mois : la réparation est dans l'archive, on la retrouve par IMEI et on la restaure en un instant.
Conseils et bonnes pratiques
Utilisez des comptes personnels pour chaque technicien, pour que le journal indique la bonne personne. Consultez toujours le journal avant de contester un client. Si vous travaillez beaucoup avec la garantie de réparation, cherchez dans l'archive par IMEI ou numéro de série.
Erreurs courantes à éviter
Ne confondez pas archiver et supprimer : archiver masque la réparation mais ne l'efface pas. Ne cherchez pas une réparation archivée dans les listes habituelles : elle ne se trouve que dans l'Archive.
Questions fréquentes
Le client voit-il encore les réparations archivées ? Oui, elles restent visibles dans son espace client.
Les statistiques changent-elles après l'archivage ? Non, les réparations archivées continuent de compter dans les statistiques et les encaissements.
Puis-je modifier le journal ? Non, le journal est un historique en lecture seule.
Quand a lieu l'archivage automatique ? Chaque soir, pour les réparations remises ouvertes depuis plus d'un an.
